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請求書処理の流れを徹底解説!受領から支払い・保管までを効率化する方法も紹介

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見積・請求・契約
請求書 請求管理

請求書処理は手間がかかる業務であり、多くの企業で改善の余地があります。請求書処理業務の効率化には、業務フローの理解とシステム化が必要です。この記事では、請求書処理の流れや受領から支払い、保管までのポイントなどを解説します。ぜひ参考にしてください。

請求書の受領・管理について、以下の記事で全体像を解説しています。ぜひご覧ください。

関連記事:請求書受領サービスとは?6つの比較ポイント、5つの導入メリットまで徹底解説!

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請求書業務の流れ

請求書業務の流れ

請求書処理は、さまざまな部署と関わる業務です。業務効率化を図るためにも、流れを理解しておくことが求められます。ここでは、請求書処理の主な流れを解説します。

関連記事:請求業務の手順と注意点を徹底解説!効率化するための4つの方法もご紹介

請求書の受領

支払いが必要な請求書を取引先から受領します。受領方法は郵送、電子メール、専用サイトからのダウンロードなどさまざまです。主に顧客接触担当者が受領し、経理部門担当者に受け渡しますが、郵送で受け取った際には、封を開ける作業も必要です。開封前に宛先を確認し、自分または自部署宛であるかを確認し、誤配を防ぐことがポイントといえるでしょう。

関連記事:請求書を郵送する正しい手順とマナーとは?注意点・代替手段・効率化まで徹底解説
関連記事:請求書をFAXで送るのは問題ない?マナーや送付状の書き方、注意点まで解説
関連記事:請求漏れ・支払い拒否が発生した時の対応は?原因や具体的な防止策、注意点を解説

請求内容の確認

請求書の受領後は、内容を確認し誤りや不明点がないかを確認します。主な確認項目は、以下の通りです。

  • 宛名、発行者名、発行日の正誤

  • 取引年月日、取引内容、金額の一致

  • 消費税の計算、適用税率の適切性

  • 支払期限、振込口座、振込手数料の変更

  • 添付資料と請求書の整合性

インボイス制度の対応や繰越金記載の請求書は、経理部門との情報共有が重要です。

支払依頼書の作成

請求書の内容に問題がなければ、支払依頼書を作成します。支払依頼書とは、請求書に記載された買掛金の支払いについて、経理部門に承認を求める書類です。請求書とは異なり、書類は社内の承認プロセス用であり、取引先から提供されたものではありません。承認者が支払いの妥当性を確認しやすくするために、「納品書」や「購入発注書」を添付するとよいでしょう。

取引内容の記帳

経理部門の担当者は、会計システムを使い請求書の項目を帳簿に記載します。複数の振込をまとめる場合は、ファームバンキング(FB)を使うと便利です。エクセル(Excel)で、全国銀行協会(全銀協)のフォーマットに沿ったFBデータを作成します。記入者と確認者を分けることで、記入ミスの防止につながります。

支払承認の受領

支払依頼書を提出し上長からの承認を受けたら、期限内に支払いを実行します。内部不正防止のために、記帳担当者とは異なる担当者が支払うことが望ましいでしょう。経理部門の人材が不足している場合は、同じ担当者が支払うケースもあります。

支払実行時には、承認済みや指定された支払い方法、金額の正確性の確認が重要です。支払証明や振込明細を取得しておけば、万が一のトラブルも回避できます。

支払消込

請求書の支払いが完了したら、会計システムで買掛金や未払金の残高と突き合わせを行い、消し込みをします。この作業を支払消込と呼びます。支払消込のミスは、残高管理に影響するため、以下の2つに注意が必要です。

  • 支払い処理が完了したあとは、速やかに消し込みを実施する

  • 支払管理表を作成し、銀行記録と自社記録の一致を確認する

請求書原本の保管

支払完了後の請求書は、必ず原本を保管しましょう。請求書の保管期間は、法律で7年間と定められています。保管期間の開始日は「発行日」や「受領日」ではなく、法人の場合は「事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間」となるため、注意が必要です。正しい起算点を理解しておくことが求められます。

参考:No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁

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請求書処理における注意点

請求書処理における注意点

請求書処理に関する課題を整理しておくことも、必要です。以下では、請求書処理でよくある注意点を解説します。

請求書の取りまとめに手間がかかる

請求書が、紙、FAX、電子データ、Web請求書など多様な形式で届くことが、経理業務の効率化が進まない要因となっています。異なるフォーマットの請求書の取りまとめには、手間と負担がかかるため、大きな課題です。取引先ごとの支払い日や支払い方法の整理にも、時間がかかるでしょう。また、紙の請求書処理は紛失リスクが高まるため、注意が必要です。

関連記事:請求書のファイリング方法をわかりやすく解説!効率化する方法やポイントもご紹介

紙と電子データ別に管理が必要

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。電子データで受け取った請求書は、特定の条件を除き、電子データの原本として保管することが義務化されています。電子データで交付された請求書を印刷して、紙で保管することは認められていません。

相手がペーパーレス化が進んでいない企業の場合、自社で電子データ化してから処理するため、紙と電子データの原本を二重に保管する手間が発生する恐れがあります。

参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

関連記事:【発行・受領別】請求書をエクセルで管理する方法とは?手順や効率化のコツも解説

承認フローに時間がかかる

従来の請求書処理では、支払依頼書を発行し、各部門の上長から承認を得る必要がありました。承認業務は記載ミスや不正防止が目的ですが、紙で管理している場合は、担当者不在で時間がかかるケースもあり、承認プロセスに時間がかかります。

また、リモートワークでは、承認のために出社する必要があり効率的ではありません。ペーパーレス化し、電子署名を用いることで承認プロセスの効率化が可能です。

ミスによる未払いが発生する

請求書処理のフローが複雑な場合、手作業による金額計算や入力のミスが発生する恐れがあり、未払いのリスクも高まります。従来の処理には、確認作業、支払依頼書の作成、仕訳、入力作業が含まれます。大量の請求書処理で、ヒューマンエラーのリスクが高まるため注意が必要です。ミスが発生すると、取引先との信用問題に発展することもあります。

関連記事:【例文あり】請求書の催促メールの書き方とは?対処法や5つの催促ポイントも解説
関連記事:請求書における相殺とは?相殺請求書の書き方や仕訳方法、処理の流れなども解説

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請求書処理における効率化のポイント

請求書処理における効率化のポイント

請求書処理を効率化するポイントはいくつかあります。以下で、主なポイントを2つ解説します。

業務プロセスの自動化

請求書処理の自動化を進めることで、作業効率の向上が期待できます。以下の観点から、自動化の可能性を検討することが重要です。

  • 開封作業を省略できないか

  • 紙の請求書を電子請求書に変更できないか

  • OCR技術を活用できないか

  • 手作業での計算を排除できないか

自動化できる作業を洗い出し実行することで、担当者の負担軽減につながります。人的・時間的コスト、計算ミスで起こるヒューマンエラー、担当者の精神的負担などの軽減も可能です。

関連記事:請求書の電子化とは?メリット・デメリット、システム導入時のコツや注意点も解説

請求書管理システムの活用

請求書管理システムは、請求書の受領や保管を効率化するサービスです。自動化やペーパーレス化を進めることで、入力作業の負担を軽減しヒューマンエラーを低減させます。主なメリットは以下の通りです。

  • 関連作業の自動化で業務効率化

  • リモートワークの推進

  • 人的ミスの削減

  • クラウド型サービスは随時アップデートされ、法改正に自動対応

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請求書処理でよくある悩みはさまざまです。

  • 受領請求書を現場ごとに仕分けることが困難

  • 査定・承認申請のため事務所に戻って確認作業が必要

  • 事務所にいなければ承認作業ができない

  • すべての査定結果を基幹/会計システムに手作業で入力しなければならない

  • 電子帳簿保存法への対応が必要

  • 膨大な請求書を紙で保管する場所が必要

  • 書類の検索も困難

また、一般的な請求管理システムの導入を検討する中で、新たな悩みも出てくるでしょう。特に建設業では、特有の要件で対応が難しいこともあります。

  • 請求書の工事現場ごとの振り分け

  • 注文・工種との紐づけ

  • 出来高査定

  • 立て替え経費などの相殺

「ANDPAD請求管理」なら建設業特有の要件に対応可能で、請求管理業務の課題を解決できます。ぜひ資料請求をご検討ください。

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まとめ

請求書処理では、インボイス制度や電子帳簿保存法の影響で業務効率化が急務です。支払い処理は正確性と期限厳守が求められます。日々の業務に慣れると気づきづらいですが、請求書処理の負担が大きい場合は効率化を検討しましょう。

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【監修】ANDPAD(アンドパッド)

現場の効率化から経営改善まで、建設業界のDX化をワンプラットフォームで実現・サポートするANDPAD(アンドパッド)です。現場管理、経営、法令対応など、建設業界にまつわる様々なお役立ち情報を提供します。

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