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請求書とは、金銭のやり取りを円滑に進めるために用いられるものです。しかし、請求書受領業務に関して、課題を抱えている企業は少なくありません。この記事では、請求書の受領で発生する課題をはじめ、請求書受領サービスのメリットや選び方について解説します。請求書の受領業務を改善したい担当者の人は、ぜひ参考にしてください。
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請求書の受領で発生する課題
請求書の受領において、どのような課題が発生しやすいのか、以下で詳しく解説します。
取引先により仕様が異なる
請求書に関する課題として、請求書の仕様の違いが挙げられます。支払い期限や受領のタイミング、書式など、取引先によって請求書の仕様はさまざまです。また、オーソドックスな紙の請求書を使用している企業もあれば、PDF形式で請求書を作成している企業もあります。仕様が異なると都度対応が必要になり、手間や時間がかかるため、注意が必要です。
法改正のたびに対応に追われる
法改正のたびに対応に追われる点も、請求書の課題の1つです。請求書の仕様は基本的に自由ですが、必ず記載しなければならない項目があります。その項目が法改正によって増減すると、都度請求書の仕様を変更しなければなりません。実際に、改正電子帳簿保存法やインボイス制度によって、請求書の仕様変更を余儀なくされた企業は、珍しくありません。
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請求書受領サービスとは
請求書受領サービスとは、請求書の受け取りに関連する各種業務の、効率化が図れるサービスの総称です。提供されているサービスの内容はさまざまで、請求書の受領をはじめ、データのスキャンや会計システムへの入力などが挙げられます。業務の効率化のみならず、請求書を処理するための人員の削減ができるため、コスト削減にも効果的です。
関連記事：請求書の電子化とは？メリット・デメリット、システム導入時のコツや注意点も解説
請求書受領サービスが注目される背景
請求書受領サービスが注目される背景として、2022年の電子帳簿保存法改正が挙げられます。電子帳簿保存法改正によって、電子データで受け取った請求書は、電子データで保存することが義務化されました。近年はコスト削減のためにペーパーレス化が広がっている影響もあり、請求書の電子化、および関連システムの整備が進んでいます。
請求書受領サービスの市場は拡大している
政府が業務のデジタル化を推進している影響もあり、請求書受領サービスの市場は現在拡大傾向にあります。IT導入補助金によるITツールの導入支援をはじめ、専門家による相談や派遣事業なども、市場拡大の後押しをしています。今後電子化を促す法整備が整えば、請求書受領サービスは各企業においてさらに一般的な存在になるでしょう。
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請求書受領サービスの種類
一口に請求書受領サービスといっても、提供されるサービスの種類はさまざまです。以下では、請求書受領サービスの種類について解説します。
代行も含まれるサービス
1つ目は、請求書の受領業務の多くを外部委託できるサービスです。具体的には、請求書の受領、スキャン、支払いデータの作成、請求書原本の保管などの自動化ができます。また、一定期間後に廃棄する作業も、外部委託できる点も特徴です。一連の請求書の受領関連業務をアウトソーシングすることで、自社内での業務負担の軽減ができます。
自動化による作業効率の向上を目指しているなら、このタイプのサービスの利用がおすすめです。
データ化をサポートするサービス
2つ目は、受領した請求書のデータ化をサポートするサービスです。紙の請求書を扱う場合、数が少なければとくに問題になりませんが、大量の紙の請求書のデータ化は時間と工数がかかります。しかし、請求書のデータを自動で取り込むシステムを採用すれば、データ入力の手間が省けます。人の手でデータ入力をしないため、ヒューマンエラーが発生する確率も下がるでしょう。
操作自体は自社で行う必要がありますが、業務の効率化に大きく貢献します。
取引先との協力を前提としたサービス
3つ目は、取引先と自社の双方で同じシステムを使用し、請求書の発行から保管までを一元管理するタイプのサービスです。請求書の受領に関わる一部の作業を取引先に任せられるため、大幅な作業効率の向上、およびコストの削減が期待できます。ただし、サービスの特性上、自社だけがサービスを導入しても意味がありません。
請求書の発行側である取引先に協力してもらえる場合、または取引先と同じサービスを採用している場合におすすめといえます。
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請求書受領サービス導入の5つのメリット
請求書受領サービスを導入すると、一体どのようなメリットを享受できるのでしょうか。以下で、詳しく解説します。
請求書受領にかかる時間・手間を削減できる
請求書受領サービスの導入によって、請求書受領にかかる時間や手間の削減が可能です。請求書は取引先ごとに仕様が異なるため、受領をはじめ各種作業に時間と手間がかかります。扱っている請求書の種類が少なければ対応が容易でも、種類が増えればそれだけ対応は困難になるでしょう。
請求書受領サービスを導入すれば、各種請求書のデータ化が可能です。結果、手入力やデータチェックにかかる時間と手間を削減できます。
関連記事：請求書処理の流れを徹底解説！受領から支払い・保管までを効率化する方法も紹介
関連業務も自動化できる
関連業務の自動化が可能な点も、請求書受領サービスを導入するメリットの1つです。請求書の関連業務は受領をはじめ、会計システムへのデータ入力、支払いの処理など複数あります。請求書受領サービスの導入によって、これら関連業務の自動化ができます。また、自動化を進めることで、ヒューマンエラーの防止にも役立つでしょう。
関連記事：請求業務の手順と注意点を徹底解説！効率化するための4つの方法もご紹介
コスト削減が期待できる
請求書受領サービスの導入によって、経理業務の効率化が進むため、コスト削減効果が期待できます。請求書に関連するさまざまな業務を自動化できれば、必要な人員の数が減らせるため、人件費の削減が可能です。また、請求書をデータ化することによって、紙の書類を保管するためのファイルや、書庫にかかる費用も不要になります。
承認待ちを短縮できる
承認待ちを短縮できる点も、請求書受領サービスを導入するメリットです。紙の請求書は、経理に提出してから、承認待ちの期間が発生します。請求書を電子化できれば、承認フローがスムーズに進められるため、作業スピードが向上します。また、承認プロセスを可視化できるため、請求書のステータスを確認しやすい点もメリットです。
最新の法律にスムーズに対応できる
請求書受領サービスによって、最新の法律にスムーズに対応できます。法律の改正によって請求書に記載する項目が増減した場合、都度請求書の仕様を変更しなければなりません。クラウド型のサービスを導入すれば、法律の改正やルール変更にあわせ、随時請求書のアップデートが自動で行われます。人の手で請求書に修正を加えずにすむのは、大きなメリットです。
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請求書受領サービスを選ぶ6つのポイント
ここでは、請求書受領サービスを選ぶ際に押さえておきたい、6つのポイントについて解説します。
自社の状況にあっているサービスか確認する
請求書受領サービスを選ぶときは、自社の状況に適しているか否か、必ず確認してください。請求書受領サービスの内容は、提供している企業によって異なります。口コミや費用の安さだけで導入するサービスを決定したものの、求めている機能が搭載されていなかったケースは、決して珍しくありません。
サービスを提供している企業の公式サイトやパンフレットなどで、必要な機能が網羅されているか事前にチェックすることが大切です。
データ化できる項目を確認する
データ化できる項目も、請求書受領サービスを選ぶ際に確認してください。データ化できる項目は、サービスによって若干異なります。あらかじめ請求書の項目をチェックし、自社の業務に必要な内容をデータ化できるか調べておきましょう。なお、請求明細のデータ化もできるサービスであれば、品名で仕分け作業が可能なため、仕分け作業の効率化も期待できます。
データ化の精度・スピードを確認する
データ化の精度とスピードも、請求書受領サービスを選ぶ重要なポイントです。データ化の精度を求める場合は、オペレーターのチェックがあるサービスを選択しましょう。一方で、スピードを求める場合は、OCR処理のみのデータ化に対応したサービスを選ぶのがおすすめです。ただし、どちらを選択するにせよ、必ず自社での目視チェックを行いましょう。
原本の保管期間を確認する
請求書の受領代行サービスを導入する場合は、原本の保管期間も確認しましょう。請求書の保管期間は、法人は7年、そして個人事業は5年であるのが一般的です。原本の保管期間は、サービスによって異なります。保管期間以内に原本を削除される事態を避けるためにも、どの程度の期間保管してもらえるか、必ずチェックしてください。
どのような業務に対応可能か確認する
請求書の受領業務以外にも、サービスを導入して効率化したい場合、どのような業務に対応しているかも確認するのをおすすめします。サービスには、業界に特化した機能が搭載されているものも少なくありません。自社の業界に特化し、必要な機能がそろっているサービスを選択すれば、トータルで効率化ができ、使い勝手もよいでしょう。
サポート体制・セキュリティー対策が充実しているか確認する
サポート体制、およびセキュリティー対策の充実度も、サービス選びのポイントです。導入のサポートが充実していれば、スムーズにサービスの導入ができます。運用中のサポート体制が整っていれば、トラブルが発生した際も素早い対処が可能です。また、セキュリティ対策が十分であるかも、忘れずに確認しましょう。
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「ANDPAD請求管理」は建設業特有の要件にも対応！
建設業では、受領した請求書を現場ごとに仕分ける、出来高査定や立替経費などの相殺、事務所以外で承認作業ができないなど、一般的な請求管理システムだと対応できない特有の悩みが発生しがちです。その場合は、建設業特有の要件にも対応しているサービスの利用を検討しましょう。ANDPAD請求管理は、建設業界に特化した請求管理システムです。
ANDPAD請求管理では、以下のような業界特有の要件に対応しています。
請求書の工事ごとの振り分け
注文・工種との紐づけ
出来高査定
立て替え経費などの相殺
各種請求管理業務の課題も解決できるだけでなく、データの一元化によって全体の作業効率の向上も期待できます。サポート内容も充実しており、サービスを初めて利用する方でも安心して利用可能です。興味を持った人は、ぜひ下記リンクから資料請求を行ってください。
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まとめ
各業界で業務デジタル化が進む昨今、請求書受領サービスの需要も高まっています。請求書受領サービスの導入によって、作業効率の向上や人件費の削減などの効果も期待できます。ただし、サービスによって搭載されている機能が異なっているため、必要な機能が搭載されているか必ず事前に確認しておきましょう。
サービス選びに悩んでいるなら、「ANDPAD請求管理」がおすすめです。ANDPAD請求管理であれば、請求書の関連作業のみならず、現場の効率化から経営改善まで一元管理できます。サービスに関する問い合わせや資料のダウンロードをしたい人は、ぜひ公式サイトをご覧ください。
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