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請求業務は、企業の利益を計上するために必要な業務で、内容は多岐にわたります。この記事では、請求業務の概要や手順、注意点を解説します。効率化するための4つの方法についても解説するので、請求業務を効率化させたいと考えている人は、参考にしてください。
請求書の受領・管理について、以下の記事で全体像を解説しています。ぜひご覧ください。
関連記事：請求書受領サービスとは？6つの比較ポイント、5つの導入メリットまで徹底解説！
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請求業務とは
請求業務は、商品・サービスの提供から、その対価を回収するまでの業務全般を指します。債権者が債務者に請求書を発行する法的義務はありませんが、取引の証明として発行するのが一般的です。
請求方法は、以下の2種類に分けられます。
取引ごとに請求する「都度請求」
締め日までの取引を一括で請求する「締め請求」
請求書の役割
請求書は、取引先に商品・サービスの対価の支払いを求めるために発行する書類です。前述した通り、請求書の発行は法的義務ではありません。しかし、請求書がないと取引の証明が難しくなり、代金未払いのトラブルが発生する可能性があります。そのため、取引先の認識との食い違いや支払い漏れを防ぐためにも、請求書の発行は必要です。
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請求業務の手順
請求業務の大まかな流れについて、6つのステップで解説します。
請求書受領側についても以下の記事で解説しています。
関連記事：請求書処理の流れを徹底解説！受領から支払い・保管までを効率化する方法も紹介
1. 請求金額が確定する
まずは、取引内容や単価、数量などをもとに、請求金額を算出します。金額の確定は請求業務で重要な要素であるため、ミスがないように、金額を正確に算出しましょう。また、請求内容を確定するタイミングについても、取引先と事前にすり合わせておく必要があります。
2. 請求書を作成する
確定した請求金額をもとに、請求書を作成します。請求書に最低限記載すべき項目は、以下の通りです。
請求書の宛先
取引年月日
取引金額（小計・消費税・合計）
発行者情報
振込先
その他にも、必要に応じて請求番号や支払期日を記載するなど、自社に適したフォーマットを作成しましょう。
関連記事：【建設業】工事の請求書の書き方とは？テンプレートや送付方法、注意点まで解説
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3. 請求書を送付する
請求書を作成し、社内で承認されたら、メールまたは郵送で請求書を送付します。最近ではメールで電子書類を送付する企業が増えていますが、紙の請求書を郵送する企業もあります。取引先や社内の方針に応じて、適切な送付方法を選びましょう。なお、送付する際には、宛名に誤りがないよう注意が必要です。
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4. 入金を確認する
請求書を送付した後は、支払期日までに、取引先から入金があるかを確認します。入金額が合っているかどうかの確認も必須です。請求書の金額と一致していない場合は、取引先に早急に連絡を入れましょう。差額分の入金や返金対応が必要になります。
5. 消込処理をする
入金確認ができたら、消込処理を行いましょう。消込処理とは、入金伝票を作成し、売掛金として登録されたデータを削除することです。売掛金の消込処理をすることで、月次決算や締め作業が可能になります。消込処理は売上を正確に計上するために重要ですが、担当者の負担が大きく、件数が増えるほど負担が大きくなります。
6.未回収金があれば、催促する
入金が確認できない場合、取引先に支払いを催促する必要があります。まずはメールや電話で連絡し、それでも入金されない場合、督促状を送付しましょう。督促状を送っても入金がない場合、法的手続きを検討する必要があります。なお、督促業務は時間と手間がかかるため、未払いを防ぐために与信管理を徹底したり、督促を自動化したりすることが大切です。
関連記事：請求漏れ・支払い拒否が発生した時の対応は？原因や具体的な防止策、注意点を解説
関連記事：未払い請求が発生した時の催促方法とは？例文付きで催促・督促状の書き方も解説
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請求業務の課題
請求業務は多岐にわたるため、さまざまな課題があります。ここでは、3つの課題について解説します。
請求業務に時間がかかる
請求業務は、請求金額の算出や請求書の作成・送付、入金確認など、多くの作業が必要です。また、月末など決まった時期に業務が集中するため、一時的に忙しくなります。通常業務に加え、トラブル対応や未回収の催促が重なると、さらに負担が増えることがあるでしょう。
ヒューマンエラーが発生しやすい
請求金額の算出や請求書の作成などを人の手で行っていると、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。お金に関するミスをしてしまうと、取引先からの信頼度が低下する恐れがあるため、注意しましょう。また、常にミスのない業務の遂行を求められるため、担当者の精神的負担が大きくなる恐れがあります。
保管スペースが必要になる
請求書は法定の保管期限が過ぎるまで、確実に保管しておかなければなりません。そのためには、保管スペースの確保が必要です。顧客が増えると保管スペースの拡充が必要になり、倉庫やキャビネットのコスト負担も増えます。また、請求書をすぐ提出できるよう整理するため、管理の手間もかかります。
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請求業務を効率化する4つの方法
請求業務を効率化する方法は、主に4つあります。ここでは、4つの方法について解説します。
1. 請求業務のフローを見直す
請求業務を効率化するためには、フローの見直しが必要です。現在の請求業務を細分化し、どの業務にどのくらいの時間がかかっているか、把握しましょう。課題と改善策を明らかにすることが大切です。
2. 代行会社に委託する
請求業務を代行会社に委託する方法も、効率化させるために有効です。代行会社以外にも、税理士、会計士などの専門家に依頼する方法もあります。税理士や会計士などに依頼する場合は、業務の委託だけではなく、専門的なキャッシュフローに関するアドバイスも受けましょう。
3. ペーパーレス化を進める
請求業務を効率化させるためには、ペーパーレス化の推進も重要となります。ペーパーレス化は、紙媒体をデータ化して管理・保管することです。ペーパーレス化することで、保管スペースの確保が必要なくなり、部署間のやり取りがスムーズになります。
4. 請求管理システムを導入する
請求管理システムを導入する方法もおすすめです。請求管理システムを導入すれば、請求金額の算出や請求書の作成・送付など、請求業務全般を自動化できます。システム上で請求書の発行や送付を完結させることで、人為的ミスを大幅に減らすことも可能です。また、会計ソフトと連携できるシステムが多いため、一度に会計処理まで行えるメリットもあります。
関連記事：請求書の電子化とは？メリット・デメリット、システム導入時のコツや注意点も解説
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請求業務における注意点
請求業務をする際には、気をつけるべき点がいくつかあります。ここでは、2つの注意点について解説します。
記載内容に誤りがないか
請求書の記載内容に誤りがないかを確認することは必須です。内容に誤りがあると、取引先に自社の管理体制への不安を与える可能性があります。請求書を作成する前に十分に確認し、細心の注意を払いましょう。
送付漏れがないか
請求書の送付漏れがないように注意することも大切です。取引先の移転や担当者の変更などで、新しい送付先情報が共有されていない場合、送付漏れが発生しやすくなります。移転情報や変更情報は、社内で迅速に共有するように徹底しましょう。
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「ANDPAD請求管理」で請求管理業務の負担を解消！
請求業務における課題は、以下のようにさまざまです。
受領した請求書を現場ごとに仕分けするのが手間
査定や承認申請のために事務所に戻って確認作業が必要
事務所に不在の場合には承認作業が不可能
すべての査定結果を基幹・会計システムに手作業で入力
電子帳簿保存法への対応が必要
膨大な請求書を紙での保管スペースが必要
書類の検索が大変
また、一般的な請求管理システムを導入する際には、新たな課題も発生します。「ANDPAD請求管理」なら、以下のような建設業特有の要件に対応できるため、請求業務の課題を解決できます。
請求書の工事現場ごとの振り分け
注文・工種との紐づけ
出来高査定
立て替え経費などの相殺
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まとめ
請求業務は、商品やサービスの対価を回収するまでの一連の業務です。取引先に商品・サービスの対価の支払いを求めるために必要ですが、ヒューマンエラーや保管スペースの問題が発生することもあります。効率化を図るためには、フローの見直しやペーパーレス化、代行会社への委託、請求管理システムの導入などを検討しましょう。
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