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仕事において、未払い請求が発生するケースは決して珍しいことではありません。しかし、発生した未払い請求に対して、どのように対応すればよいかわからない人もいるでしょう。この記事では、未払い請求が発生する原因をはじめ、対応手順や具体的な対策について取り上げます。未払い請求に関する悩みを抱えている人は、ぜひ最後までご覧ください。
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未払い請求が発生する理由
まずは、なぜ未払い請求が発生してしまうのか、具体的な理由について順番に解説します。
自社がミスをしている
未払い請求が発生したとき、まずは自社のミスの可能性を考慮しましょう。自社のせいで未払い請求が発生する原因として、以下のようなものが考えられます。
経理が受注を把握しておらず、請求書の発行自体を行っていなかった
請求書は発行したものの、送り先を間違えてしまった
請求書に記載している支払期日が間違っている
なお、取引先の心証が悪くなるため、いきなり取引先に「入金されていない」と連絡を入れるのはやめましょう。
取引先がミスをしている
自社に問題がないことが確認できたら、取引先のミスの可能性を考慮します。具体的には、以下のようなミスが挙げられます。
請求書の支払日を忘れている、もしくは勘違いしている
請求書が取引先の別の部署に届いている
請求書を誤って処分してしまった
もし取引先が原因で入金が遅れてしまっても、威圧的な態度で接してはいけません。ビジネスマナーを守って、真摯に対応しましょう。
取引先がわざと未払いにしている
非常に珍しいケースではありますが、なかには未払い請求の存在を認識していながら、わざと入金を行わない企業もあります。意図的に支払いを行わない理由は、たとえば以下のとおりです。
企業のキャッシュに問題が発生している
貸し倒れが発生している
万が一取引先が倒産してしまうと、代金の回収が困難になります。わざと支払っていないことが発覚した場合は、迅速に代金を回収するための行動を始めましょう。
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未払い請求が発生したときの催促方法
仕事を進めるなかで未払い請求が発生したとき、どのように催促すればよいか、具体的な催促手順について解説します。
関連記事：【例文あり】請求書の催促メールの書き方とは？対処法や5つの催促ポイントも解説
自社に不備がないか確認する
まずは、自社の作業工程に不備がなかったか確認しましょう。具体的なチェックポイントは、以下のとおりです。
受注した案件を経理に連携できているか
請求書の宛先や請求日、支払期日に間違いはないか
別の取引先に請求書を送付していないか
自社のミスで入金に遅れが発生したことが発覚したら、必ず上司と取引先に報告しましょう。決して自己判断で行動してはいけません。
電話やメールで連絡する
調査の結果、自社ではなく取引先に問題があると発覚したら、電話やメールで連絡を入れましょう。
連絡を入れるときは、相手に威圧感を与えにくく、かつ催促の証拠として残るメールがおすすめです。電話単体だけでは、伝えた、伝えていないの水掛け論が発生しかねません。そのため、電話はメールの返事がなかったときの連絡手段として用いましょう。
催促状を送る
電話やメールで連絡を入れても状況が改善しないときは、催促状を送ります。催促状には、以下のような内容を記載しましょう。
〇月△日に未払い請求に関する連絡を入れている
しかし、〇月◻︎日現在入金が確認できていない
〇月▽日までに未払い分の入金、または連絡がほしい
催促状には法的拘束力がないため、効果を過信しないようにしましょう。
督促状を送る
催促状を送っても連絡がないときは、督促状を送ります。督促状は、支払いを強く促すための文書で、催促状より強制力が強いのが特徴です。督促状には、以下のような内容を記載します。
宛先
発行日
差出人
表題
支払要求
法的措置の告知
基本的な内容は催促状と変わりませんが、法的措置の告知の有無が最大の違いとして挙げられます。督促状の効果を最大限高めたい場合は、内容証明郵便を利用しましょう。内容証明は、集配郵便局、または支社が指定した郵便局から手続きできます。
法的措置を取る
督促状を送ってなお未払金が入金されない場合、法的措置を検討しましょう。実際に行える法的措置の一覧は、以下のとおりです。
支払督促
民事調停
強制執行
少額訴訟
法律に関する専門知識を有した人材が企業にいない場合は、弁護士の協力が必要です。なお、法的措置を実施すると、取引先との継続的な取引ができなくなります。また、時間やお金など、企業の負担も大きくなるため、あくまで最終手段として検討しましょう。
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未払い請求の催促・督促状の例文
未払い請求の催促、および督促状の例文は、以下のとおりです。
件名：△月分の支払いについて 株式会社●● □□様 いつもお世話になっております。株式会社⚪︎⚪︎の××です。 △日付けにて△月分としてご請求いたしましたサービス代金のお支払い期限が、昨日までとなっておりました。しかし、本日時点で弊社での入金確認が取れておりません。
大変お手数をおかけいたしますが、弊社の帳簿整理の都合もございますため、状況をご確認いただけますと幸いです。
なお、本メールと行き違いでご入金いただけていた場合は、何卒ご容赦いただけますと幸いです。
お忙しい中申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。 |
未払い請求を発生させないための対策
入金の遅れは、対策次第で発生を防ぐことも可能です。以下では、未払い請求への対策について解説します。
関連記事：請求書における相殺とは？相殺請求書の書き方や仕訳方法、処理の流れなども解説
管理フローや業務フローの見直し
未払い請求の発生を防ぐにあたって、まず管理フローや業務フローの見直しを実施しましょう。入金が遅れる原因が自社の管理フローや業務フローにある場合、余計な仕事が増えるだけでなく取引先の企業に対する信頼も失います。なお、自社内でできる対策の一覧は、以下のとおりです。
マニュアルを作成する
複数の従業員でダブルチェックを実施する
請求書業務を外注する
与信管理の徹底
与信管理の徹底も、未払い請求の発生を防ぐ効果が期待できます。与信管理とは、取引先から代金を回収できなくなる事態を防ぐための活動です。なお、与信管理の際は、複数の部門間の情報連携を密に行いましょう。情報共有ができれば、取引先で入金の遅れが発生する危険な兆候に素早く気付けます。
請求業務を効率化するサービスの導入
請求業務を効率化するサービスの導入も、未払い請求への対策として有効です。入金の遅れが発生する原因として、ヒューマンエラーが挙げられます。サービスを導入すれば、ヒューマンエラーが発生する可能性を下げつつ、全体の業務効率の向上も期待できます。ただし、初期費用や従業員の教育コストがかかる点に注意しましょう。
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未払い請求に関するよくある質問
未払い請求に関するよくある質問に回答します。
請求書に時効は存在する？
請求書には時効が存在しており、原則として5年の期限が設けられています。請求書が時効を迎えてしまうと、該当の請求書を根拠とする請求はできなくなります。時効を迎える前に内容証明郵便で再度請求書を送れば、時効を一時的に延ばすことが可能です。なお、請求書の時効のカウントが始まるタイミングは、権利を行使できるときからです。
支払いが遅れたら遅延損害金は発生する？
遅延損害金とは、債務者が履行を遅滞したとき、損害を賠償するために支払われる金銭のことです。もし未払い請求が発生し、入金が遅れた場合、支払期日の翌日から遅延損害金が発生します。利率は法定利率のみならず、当事者間で決定した利率を適用することも可能です。なお、遅延損害金が発生してから1年経過すると、利息を元本に組み入れて請求できるようになります。
倒産によって未払い請求が発生した場合、未払い金の回収は不可能？
取引先の企業が倒産した場合、担保権の実行や強制執行などによって、債権回収を行います。しかし、実際に企業が倒産してから債権回収を行うのは、簡単ではありません。そのため、売掛金の支払猶予を求める、買掛金の支払いを急がせるなど、倒産の兆候がないか普段から注意しましょう。
なお、抜け駆け的に債権回収を実施すると、破産手続きの際に回収したお金を返還する義務が発生する可能性があります。
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未払い請求対策なら「ANDPAD請求管理」の導入がおすすめ
昨今は、請求業務を効率化するさまざまなサービスが登場しています。しかし、数が多いため、どれを選べばよいかわからなくなる人も少なくありません。もし未払い請求への対策としてサービスを探している場合は、ANDPADがおすすめです。
ANDPADは建設業界に特化したサービスで、請求書の受領から査定、保管まで対応しています。電子帳簿保存法にも対応しているため、毎月の請求管理業務の大幅な効率化が可能です。
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まとめ
未払い請求は、自社の請求書の処理ミスをはじめ、さまざまな要因で発生します。最悪の場合、未払い請求を回収するために法的措置も取れますが、時間もお金もかかるため、自社も大きなダメージを受けかねません。基本的には入金の遅れ発生させない方法を考えることが重要です。
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