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請求書は、法人の場合7年、個人事業主の場合5年の保存が、法律で義務づけられています。そのため、ファイリングや紙データのスキャンなどで管理することが重要です。この記事では、請求書のファイリング方法や、分類方法を解説します。請求管理システムのメリットや選び方についても解説するため、参考にしてください。
請求書の受領・管理について、以下の記事でも全体像を解説しています。ぜひご覧ください。
関連記事：請求書受領サービスとは？6つの比較ポイント、5つの導入メリットまで徹底解説！
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請求書のファイリングが必要な理由
請求書は2つの理由から、ファイリングが必要です。以下で、それぞれ解説します。
取引の証拠となるため
帳簿とあわせて、一定期間の保管が求められているため、ファイリングが必要です。請求書は、取引があったことを示す書類の一種で、資金の流れを把握する目的としても使われます。
法律で保存するべき期間が定められているため
請求書は、領収書や納品書などとあわせて、証憑書類と呼ばれています。これらの書類は、保存するべき期間が、法律で定められています。なお、法人の場合は7年、個人事業主の場合は、原則5年の保存が義務です。個人事業主であっても、消費税課税事業者の場合は、7年間の保存が義務付けられています。免税事業者の保存期間は、5年間のまま変わりません。
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請求書の管理手順
請求書の管理は、一体どのような手順で進めればよいのでしょうか。ここでは、請求書を管理する場合の手順を解説します。
関連記事：請求書処理の流れを徹底解説！受領から支払い・保管までを効率化する方法も紹介
請求書は未払いと支払い済みに分ける
請求書は、受け取るものと顧客に送付するものに分けて、管理します。それぞれ、未払いと支払い済みに分けましょう。請求書の管理を怠ると、支払い漏れが発生し、信頼を失ってしまう恐れがあります。
未払い請求書の管理方法
未払いの請求書は、支払期日が早いものから順にファイリングしましょう。その際、請求金額と記載内容に齟齬がないかを確認します。違いがあったら、再発行を依頼しましょう。支払いが完了したものは、支払い済みファイルに移動させます。
関連記事：【発行・受領別】請求書をエクセルで管理する方法とは？手順や効率化のコツも解説
支払い済み請求書の管理方法
支払い済みの請求書は、月ごとや得意先ごとなどに分けて、ファイリングします。請求書に振込証明書、ATM利用明細書のいずれかを添付すると、後の確認がスムーズです。請求書の分類方法は、後述します。
関連記事：【発行・受領別】請求書をエクセルで管理する方法とは？手順や効率化のコツも解説
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請求書のファイリング方法
請求書のファイリング方法に、決まりはありません。自社に合った方法でまとめましょう。ここでは、請求書のファイリング方法を4つに分けて解説します。
ファイリングする
紙で受け取った請求書を、原本のままファイリングする方法です。請求書や領収書などの保管に限定したファイルを利用しましょう。クリアファイルやファイルボックス、封筒などを使用する方法もあります。
ノートに貼る
専用のノートを用意し、貼りつける方法です。請求書を重ねると一目で確認できないため、それぞれの請求書が重ならないように、1枚ずつ貼ります。その際、はがれて紛失しないように、しっかりと糊付けしましょう。
レシートの印字は、感熱紙のため光が当たったり、水に濡れたり、時間が経過したりなどで、インクが消えることがあります。そのため、領収書を貼ったノートをコピーして、保管する方法もあります。
紙データをスキャンする
紙の請求書データをスキャンして、自社のパソコンやクラウド上で管理する方法もあります。スキャンする際は、タイムスタンプの付与や検索性の確保などの要件を満たすことが不可欠です。なお、要件を満たせば、原本は破棄してもかまいません。領収書をスキャンする場合、以下の基準を満たす機器を使いましょう。
| 解像度 | カラーモード |
| 200dpi（ドット・パー・インチ）以上 | 重要な書類は、赤・緑・青の各256階調以上、 一般書類は、白黒（グレースケール）の256階調以上 |
電子データのまま保管する
メールやインターネット上でデータ方式で受け取った領収書は、電子データのまま保管することが義務づけられています。2022年の電子帳簿保存法の改正により、2024年からは、データ保管が完全に義務化されました。
参考：電子取引データ｜国税庁
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請求書のファイリングを分類する方法
ファイリングした領収書を分類する方法は、多岐にわたります。以下では、2つの分類方法の特徴を解説します。
取引先別で分類する
同じ取引先の領収書を、1つのファイルにまとめてファイリングする分類方法です。取引ごとのお金の流れが可視化できるため、今後の取引を決める際にも役立ちます。取引先ごとに分けたら、さらに月ごとに分けると、わかりやすいでしょう。ただし、定期的に分類する必要があるため、管理に手間がかかる点には注意が必要です。
関連記事：請求漏れ・支払い拒否が発生した時の対応は？原因や具体的な防止策、注意点を解説
請求月や支払い月で分類する
請求月や支払い月など、月ごとにファイリングする管理方法です。月ごとの経費や仕入れ額を把握しやすいため、経理担当者の負担を減らせる特徴があります。分類の手間が減らせる一方で、取引先の請求書を見つけにくい点はデメリットです。
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請求書以外の書類をファイリングする方法
請求書以外の書類も、ファイリングが可能です。ここでは、請求書以外の書類をファイリングする方法を解説します。
重要な書類のファイリング方法
登記簿謄本や税務署などに提出した届出書類、株主総会議事録や取締役会議事録、貸借契約書や売買契約書などは決算に使わないものの、重要な書類です。契約、議事録などのインデックスをつけて管理しましょう。
なお、必要な文字や押印箇所が欠落して、読めなくなる可能性があるため、パンチで穴をあけてファイリングするといった、傷をつける行為は控えます。万が一のときに、改ざんを疑われかねません。
暦年・決算期単位で管理するべき書類のファイリング方法
納税領収書や通帳コピーなどの、決算期単位で保管が必要になる書類は、決算が終わったらファイリングし、保存します。源泉徴収簿や賃金台帳など、暦年単位で保管が必要な書類については、種類別にファイリングしましょう。なお、決算書類においては、会社法で10年間、税法で7年間の保存期間が定められています。保存期間ごとにファイリングしておくと、ファイルごと破棄できます。
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請求書の管理を効率化する方法
請求書の管理を効率化する方法として、電子化してパソコンに保管する、クラウド上で保管する方法が挙げられます。請求書を電子化する動きが、多くの企業で進んでいます。
関連記事：請求書の電子化とは？メリット・デメリット、システム導入時のコツや注意点も解説
請求書を電子化して管理するメリット
請求書を電子化して請求管理システムで管理することは、さまざまなメリットがあります。ここでは、4つのメリットについて解説します。
社外からでも管理できる
請求管理システムで管理すれば、社外からでも管理が可能です。社内外で情報を共有でき、オンラインで業務ができるため、多様な働き方の実現につながります。紙ベースの請求管理業務では、出社しないと請求書を確認できません。
一元管理ができる
請求書の作成から発行、承認、入金管理などを一元管理できる点もメリットです。送られてきたデータを取り込むだけで、作業が可能です。
業務効率化が期待できる
請求管理システムには、取引先名や日づけ、金額などで探せる検索機能が備わっています。特定の請求書を必要なときにすぐ探せるため、探す手間が省け、業務効率化につながります。また、印刷も不要です。自動入力に対応したシステムを導入すれば、データの入力ミスも防げるでしょう。
コストを削減できる
紙の請求書を発行する場合は、紙代、印刷代、印刷設備、郵送に関するコストと、封入や発送などの手間がかかります。電子化して管理することで、コストや手間を削減することが可能です。
関連記事：請求業務の手順と注意点を徹底解説！効率化するための4つの方法もご紹介
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請求管理システムの選び方
電子化に適した請求管理システムは、セキュリティ、機能面から選びましょう。それぞれの着目すべき点を解説します。
セキュリティ対策が万全か
複数の取引先のデータを扱うため、セキュリティ対策には気を配りましょう。クラウド型の請求管理システムを利用する場合は、サポート体制も確認しておくと安心です。セキュリティ対策の例として、以下が挙げられます。
通信の暗号化
2段階認証
IPアドレス制限
必要な機能が備わっているか
請求管理システムに搭載されている機能は、システムやサービスごとに異なります。自社や取引先に必要な機能が備わっているか、導入前に確認しましょう。取引先によっては、紙ベースでの請求書のみ、対応しているところもあります。その場合は、郵送代行サービスを提供しているシステムやサービスを選ぶとよいでしょう。
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「ANDPAD請求管理」で請求管理業務の課題を解決！
請求管理業務の課題解決には、「ANDPAD請求管理」がおすすめです。請求管理業務は、受領した請求書を現場ごとに仕分けする作業、査定・承認申請のための確認作業など、さまざまな負担が生じます。事務所でしか作業できないことも多く、基幹・会計システムに手作業での入力が必要です。電子帳簿保存法への対応も求められます。
膨大な請求書を紙で保管しておく場所の確保が必要で、書類の検索も手間がかかります。「ANDPAD請求管理」なら、請求管理業務を一気通貫できるため、業務の課題を解決できるでしょう。
請求書の工事現場ごとの振り分け
注文・工種との紐づけ
出来高査定
立て替え経費などの相殺
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まとめ
請求書は一定期間の保管が義務づけられています。取引の証拠でもあり、資金の流れを把握できるため、請求書はファイリングして管理しましょう。ファイリング方法は、電子データで保管したり、クリアファイルにまとめるなどの方法があります。請求書を電子化することで、業務効率化、コスト削減につながります。
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