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「工事状況をリアルタイムで把握したい」「従来のアナログな工程管理から脱却したい」など、課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。そんな中で建設業において、重要視されているのが工程管理です。
本記事は工程管理とは何か、手順や工程表に用いられるチャートの種類、工程管理の方法などを解説します。自社の工程管理のアップデートにお役立てください。
工程管理とは何か
はじめに工程管理の基本的な考え方について、詳しく解説します。
工程管理の内容・範囲
工程管理とは、建物など決められた期間中に完成するように、工事全体のスケジュールを管理することです。材料の加工や検査、運搬など、工事に関わるすべてを管理対象とします。
そして工程管理は、施工管理における「4大管理」の1つです。工程管理だけでなく、原価管理・品質管理・安全管理の4つを適切に実施すれば、リスクを抑えながら生産性や利益を高められるでしょう。
工程管理と生産管理は何が違うのか
工程管理と生産管理の違いは、管理している対象です。工程管理は納期の管理が中心であるのに対して、生産管理は生産ライン全体を対象とします。生産管理は生産計画の立案、原材料の調達、在庫管理、人員の確保、出荷管理、売上管理など、広範囲の管理を行います。そのため、工程管理は生産管理の一部に含まれると考えましょう。
工程管理が重視されている現場
工程管理が特に重視されている業種は建設業と製造業の2つです。現場の特徴と工程管理との関係を解説します。
建設業
建設業の現場においては、複数の工程が同時進行していくのが一般的です。この際、建物や部位ごとに工程が異なるような現場は、全体の進捗状況が見えにくくなるため、適切な工程管理が欠かせません。適切な工程管理によって、作業を効率化しながら、質の高い施工を行うことが可能です。
製造業
製造業の工場においては、工程が異なるラインが複数あるのが一般的です。プロジェクトや納品先ごとに細かく仕様が分かれていれば、さらに工程管理の難易度が上がるでしょう。そのため、リアルタイムで状況を見える化できるシステムを導入することが重要です。
工程管理が重要な理由とメリット
ここからは、工程管理が重要な理由、メリットを5つの項目に分けて解説します。いずれも業種や業態を問わないメリットです。
納期を遵守するため
工程管理は、納期を確実に守るために欠かせないプロセスです。顧客はスケジュールどおりの工事完了や、製品納入が守られるべきものと考えています。もし納期を守れないならば、信頼を損ねてしまうでしょう。
そのため工程管理を用いることで、進捗の遅れや問題を早期に発見して、納期を遵守することにつながります。
情報を共有し見える化するため
工程が複雑になるほど情報共有は難しくなり、意思の疎通ができなくなります。スケジュールや進捗状況を部署間やチーム間、あるいは協力会社と共有するためにも、工程管理が欠かせません。そこで工程管理で工程を見える化して、直感的に状況を理解できるようにします。
工程管理の情報をシェアすれば、マネジメント層に限らず現場の従業員まで、全体における自分の作業を認識できるようになるでしょう。
コスト削減につながる
工程管理を徹底すると、無駄な労務費を削減できるようになります。例えば、建設業においてスケジュール管理をしっかりすれば、段取りの効率化や無駄な待機時間の削減、材料の適切な発注などによって、結果として工数や人件費を減らせるでしょう。
また製造業においては、資材が使われず在庫になり、在庫管理業務が増えるといった悪循環をなくすことにもつながります。
リードタイムを短縮できる
適切な工程管理は業務効率化につながり、結果としてリードタイム（作業の始めから終わりまでにかかる所要時間）を短縮できるのがメリットです。全体の工程を捉えることで、「同じ作業をまとめて終わらせておく」「資材を一度に運搬する」といった効率的な段取りができるようになるため、工期短縮も実現できます。
トラブルを防止できる
工程管理は無理な作業をなくして、労働災害を防止するうえでも重要です。工程管理ができていないと早期に進捗遅れを把握できないため、長時間労働や深夜労働などが発生しがちです。
また、急なトラブルがあった際も、全体の工程を見通せる工程管理表があれば、臨機応変に対応できます。トラブルはどの現場でも起こりうるものなので、工程管理はリスクマネジメントの一種とも考えられます。
工程管理の手順はPDCAサイクル
工程管理においては、ビジネス全般で使われる「計画→実行→確認→改善」のPDCAサイクルが使われます。4つのプロセスに沿って工程管理の手順を解説します。
1. Plan（計画）：工程表の作成
工程管理における工程表作成はPlan（計画）に相当します。工程表は、マスター工程表（全行程）と月間工程表の2種類を作成するのが一般的です。
マスター工程表は全体を把握するためのもので、主要な工程や、成果物、マイルストーン（中間目標地点）を記入します。対して月間工程表は、細かな工程を具体的に記入し、手順や作業時間などがわかるように作成します。
2. Do（実行）：現場で指揮をとる
工程管理でDo（実行）にあたるのが、現場作業です。工程表に従って作業を指示します。建設業や製造業では、工程管理者が現場に出向いて指揮するケースも少なくありません。施工管理者は、現場の責任者や作業員に工程表について説明する役割を求められます。例えば、現場のミーティングや朝礼などで、工程表を説明する機会があるでしょう。
3. Check（確認）：計画通り進んでいるか確認する
続いてCheck（確認）の工程に移ります。工程表通り順調に作業が進行しているか、想定外の問題が生じていないかなどをチェックしましょう。また、現場の責任者や作業員から、無理な負担が生じていないか、無駄な人員配置や作業などがないかヒアリングすることも大切です。
4. Action（改善）：工程表を修正する
Check（確認）のプロセスで課題や問題点が見つかれば、工程表を修正します。例えば、天候悪化によって進捗が遅れている場合は、工事期間を延ばすといった対応をとります。工程表を修正した後は、関係各所への連絡を行います。
PDCAサイクルは1回だけはなく、継続的に繰り返すことが重要です。継続的に作業を改善していくと、状況に合わせて工程を最適化できるようになります。
工程管理に用いられる代表的な様式
ここでは工程管理に用いられる代表的な様式を紹介します。それぞれ用途や特徴が異なるため、目的によって使い分けましょう。
バーチャートによる工程管理
バーチャートとは、横軸を日時、縦軸を工程の種類にとったチャートです。工程ごとに開始日時と終了日時が一目でわかる日程管理に特化したチャートで、最も一般的な工程表にあたります。
一方、工程ごとの関連性はバーチャートからはわかりません。例えば「工程Aが終了しなければ工程Bが開始できない」というような関連を見落とす恐れがあります。
関連記事：バーチャート工程表とは？メリット・デメリットや作成手順について解説！
ガントチャートによる工程管理
ガントチャートとは、横軸を日時、縦軸を工程の種類にとったチャートです。バーチャートと似ていますが、進捗率の記入欄が各工程の横に設けられている点が違います。この進捗率によって、一目で各工程の進捗状況がわかり、全体像をつかみやすいのが特徴です。
ただし、ガントチャートは工程ごとの関係性が確認できないため、安易に修正すれば他の工程に影響が出る恐れがあります。
関連記事：ガントチャート工程表とは｜バーチャート工程表との違いや作成方法も解説
グラフ式による工程管理
グラフ式の工程表はバーチャートとガントチャートを組み合わせたタイプです。横軸が日数、縦軸が進捗率となっており、各工程の進捗状況を視覚的に把握できます。
一方、チャート作成がやや複雑なうえに、バーチャートやガントチャートと比べるとマイナーなチャートなので、見方がよくわからない人も多くいます。
ネットワーク方式による工程管理
ネットワーク方式の工程表とは、工程の流れと因果関係を「アロー型（→）」と「丸印（〇）」で表すチャートです。例えば、「①→②」であれば、工程1が完了したら工程2が開始できることを示します。「→」の下には「10日」のように作業期間を記入します。
ネットワーク方式は工程の関連を視覚的に表現するのに向いている方式です。「→」は自由に他の工程とつなげられるため、複雑な関連性や流れも表現できます。一方、現在の進捗状況は記入されないため、把握できません。
関連記事：ネットワーク工程表とは？作成方法や知っておきたい用語・ルールも徹底解説
工程管理の方法はデジタル化の進捗状況によって異なる
工程管理の方法は、デジタル化が進むほど、効率的になる傾向があります。工程管理に用いられる作成方法と、その特徴をそれぞれ見ていきましょう。
紙・ホワイトボードによる工程管理
古くからある方法が、紙・ホワイトボードに工程表を書き、工程管理を行う手法です。パソコンが不要のため、誰でも作成しやすく、手書きで書き込めるメリットがあります。
一方、現場や会社のように、複数の拠点においてリアルタイムで情報共有するには不向きです。
エクセル・Googleスプレッドシートによる工程管理
エクセルやGoogleスプレッドシートのように、表計算ソフトを用いて工程表を作成し、情報共有する方法もあります。これらは一般的なオフィスツールなので、導入コストがかからないケースがほとんどです。また、メール送付やオンライン上でのファイル共有がしやすいのもメリットです。
一方、プロジェクトの規模が大きく複雑になると、編集権限やセキュリティ管理などが煩雑になりやすい傾向があります。
関連記事：スプレッドシートを用いた工程表の作り方とは｜作成方法や注意点について解説
関連記事：工程表はエクセルで作れる？作成できる工程表の種類や作成方法などを徹底解説！
関連記事：ガントチャートをエクセル（Excel）で作成｜メリットや方法を解説
プロジェクト管理サービスによる工程管理
近年増えているのが、クラウド型のプロジェクト管理サービス（アプリケーション）を使った工程管理です。チャート作成機能やタスク完了のアラート機能、アクセス権限設定などが豊富で、工程管理を効率化できます。
導入コストはかかるものの、クラウド型のため初期費用は無料か低額で、新たなサーバーやネットワーク機器なども必要ありません。また、リーズナブルな月額利用料で提供されているサービスもあります。
プロジェクト管理サービスによる工程管理を採用するメリット
クラウド型のプロジェクト管理サービスを用いると、誤記入や入力漏れなどの人的ミスを減らせます。チャート作成支援でミスが減るうえ、情報共有によって早期にミスを発見できるからです。
また、クラウド型管理サービスを用いると、場所によらず工程表をリアルタイムで共有でき、チャット機能や写真共有を搭載したツールであれば、さらに打ち合わせがスムーズに完了できるでしょう。
工程表配布や電話・メールのやり取り、書類・図面管理などの負担を大幅に削減でき、工程管理に必要な業務の負担軽減につながります。
まとめ
工程管理は、納期厳守やコスト削減など、さまざまな効果が期待できます。自社の工程管理に問題点があれば、PDCAサイクルを回して改善していきましょう。そして課題解決に有効な方法の1つとしては、クラウド型のプロジェクト管理サービスの導入が挙げられます。
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