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進捗を適切に管理し、スムーズに工事を行うためには、工程表の作成が欠かせません。一方で、工程表の作成を手間に感じている建築関係者も多いのではないでしょうか。
この記事では、エクセルを使った工程表の作成方法やメリット・デメリット、注意点を解説します。エクセル以外の作成方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
工程表の全体像を把握したい場合は、こちらの記事をご覧ください。
関連記事：効率的な現場管理のための工程表とは？役割や種類、効果的な作り方などを徹底解説
工程表はエクセルで作成できる？
工程表は、工事の全体像把握や納期までのスケジュール管理のために作られます。工程表には、全体工程表や月間工程表、週間工程表など、目的に応じた種類があります。
そして、マイクロソフト社が開発している表計算ソフト「エクセル」を使えば、工程表を簡単に作成することが可能です。ただし、工程表の種類によって表の形式が異なるため、すべてにおいてエクセルでの作成が向いているわけではありません。
工程表の種類とエクセルの互換性
工事現場でよく使われる工程表は、次の5つです。
- バーチャート
- ガントチャート
- 出来高累計曲線
- グラフ式工程表
- ネットワーク式工程表
それぞれの工程表における特徴と、エクセルとの相性を見ていきましょう。
| 工程表の種類 | エクセルとの相性 | 表の縦軸 | 表の横軸 | 特徴 |
| バーチャート | ◎ | 作業名 | 日数 | 作業の全体像が把握できる |
| ガントチャート | ◎ | 作業名 | 達成度 | 作業の進捗を確認できる |
出来高累計曲線 | △ | 工事出来高 | 工期 | 施工速度を管理することで、進捗予想が立てられる |
グラフ式工程表 | △ | 作業の出来高比率 | 工期 | 作業の全体像と進捗を直感的に把握できる |
ネットワーク式工程表 | △ | – | – | 作業の関連性や流れが把握できる |
バーチャートとガントチャートは、エクセルとの相性がいい工程表です。一方、工程を曲線や斜線で表現する出来高累計曲線やグラフ式工程表は、エクセルでの作成に向いていません。ネットワーク式工程表は、エクセルの挿入機能にある図形を使えば作成できますが、やや手間がかかります。
以下、バーチャート、ガントチャート、ネットワーク式工程表について詳しく解説しています。
関連記事：バーチャート工程表とは？メリット・デメリットや作成手順について解説！
関連記事：ガントチャート工程表とは｜バーチャート工程表との違いや作成方法も解説
関連記事：ネットワーク工程表とは？作成方法や知っておきたい用語・ルールも徹底解説
工程表をエクセルで作るメリット
エクセルで作成する工程表には、さまざまなメリットがあります。どのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
簡単に作成できる
今や、エクセルはどの企業でも広く使われている標準的なツールです。エクセルを日ごろから使い慣れている人が多いため、簡単な表やグラフが作れるなら、同じような感覚で工程表も作成できるでしょう。
加えて、現場で働く作業員も日報の記入で操作した経験があったりするため、比較的扱いやすいツールといえます。
導入コストが抑えられる
導入コストが抑えられるのも、エクセルを使うメリットです。ほとんどの企業では、マイクロソフト社が提供するエクセル・ワード・パワーポイントなどのソフトを導入しています。そのため、新たな工程表作成ツールを導入する予算を確保する必要はありません。
共有・連携しやすい
エクセルは世界中で広く導入されているツールです。さまざまなシステムやアプリと連携しやすく、拡張性にも優れています。また、多くの企業が導入しているため、会社間の情報共有もスムーズに行えるといったメリットもあります。
工程表をエクセルで作る際のデメリット
エクセルで作成する工程表には多くのメリットがある反面、デメリットも存在します。どのようなデメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
データの紛失リスクがある
エクセルのデメリットとして、人為的なミスによるデータの消失リスクがあることが挙げられます。とくに、「すべての人が基本的なエクセル操作ができる」と思い込んでしまうのは危険です。
具体的には、エクセルに慣れていない人が作業して計算式が消えてしまったり、データを同時に開いて上書き保存してしまったりする可能性があります。
リアルタイムな情報を共有しにくい
作業工程を正確に把握するには、リアルタイムでの情報共有が重要ですが、エクセルの編集は基本的に1人ずつしかできないため、そのような情報共有には向いていません。共有フォルダに格納したエクセルを複数人で編集する方法もありますが、同じ場所を修正してしまったり、残しておきたい情報を削除してしまったりする可能性があります。複数の人が工程表に手を加えることで、どれが最新情報なのか分からなくなってしまう場合もあります。
作れる工程表の種類が限られる
工程表の種類によっては、マクロや関数などの専門知識が求められます。専門知識を持つ人材がいない場合、エクセルの複雑な作業は行えないため、作成できる工程表が限られます。また、工程表以外の生産管理や経費管理は、別のファイルやシートを作成して管理する必要があるため、総合的な管理はエクセルだけでは困難です。
工程表をエクセルで作成する方法
ここからは、工程表をエクセルで作成するための具体的な方法を解説します。エクセルの機能を活用して、分かりやすい工程表を作成しましょう。
以下、見やすい工程表を作成するポイント、ガントチャートの作成方法について解説しています。
関連記事：見やすい工程表を作成するポイントとは？作成時の注意点やおすすめツールも紹介
関連記事：ガントチャートをエクセル（Excel）で作成｜メリットや方法を解説
自分で1から作成する方法
エクセルを立ち上げて、新規ブックを選択すると、白紙の状態から作成できます。理想の工程表を自由にデザインできますが、見本があると作業がよりスムーズに進みます。自作する場合は、他の人が編集しやすいよう調整することも大切です。色分けや書式、文字の大きさなどを工夫することで、見やすい工程表に仕上がります。
工程表のテンプレートで作成する方法
エクセルを使った工程表のテンプレートは、さまざまな企業から公開されています。テンプレートに従って情報を入力するだけで工程表が作成できるため、作成時間の大幅な短縮につながります。インターネットで検索すれば豊富な種類のテンプレートが出てくるので、自社に合ったものを探しましょう。
以下では、おすすめの工程表テンプレートを5つ紹介しています。
関連記事：工程表テンプレートのおすすめ5選
マクロや関数を使って作成する方法
進捗管理をより簡単にしたいなら、マクロや関数を活用して工程表を作成しましょう。マクロや関数を使うことで、自動計算や自動更新などができるようになります。
その結果、作業が楽になり、管理の手間が削減できるでしょう。ただし、専門知識が必要となるため、使える人は限られます。
エクセルの工程表管理における注意点
エクセルの工程表管理において、知っておくべき注意点があります。それぞれ押さえておきましょう。
作業・管理が属人化する可能性がある
エクセルに不慣れな人が多い現場で、工程表にマクロや関数を用いた場合、管理できる人が限られてしまいます。工程表の業務が属人化してしまうと、特定の従業員に負担が偏ってしまう可能性があります。作業を担当していた人が休職・退職してしまうと、工期の遅れにつながりかねません。
更新漏れ対策が必要になる
工程表は、進捗状況に合わせてその都度更新が必要です。工事の規模が大きくなるほど、正確な状況把握が重要になりますが、リアルタイムな情報共有に向いていないエクセルは、更新漏れのリスクがあります。「現場ごとに更新する担当者を決める」「毎日決まった時間に情報をアップデートする」など、運用ルールを決めて更新漏れを防ぐ必要があります。
エクセルとパソコンのバージョンに気を付ける
エクセルはバージョンごとに仕様が異なります。古いバージョンのエクセルで作成されたデータは、他のパソコンで開けなかったり、レイアウトが崩れてしまったりするケースがあります。
また、マクロや関数がエラーになる可能性についても知っておく必要があります。複数の環境で作業する場合は、パソコンのOSやエクセルのバージョンを調べ、互換性のあるものを使用しましょう。
エクセル以外に工程表を作成する方法
エクセル以外でも工程表は作成できます。ここでは、4つの方法を紹介します。
- 手書き：紙とペンさえあればどこでも作成できる
- ワード：エクセル同様テンプレートが活用できる
- スプレッドシート：エクセルと操作性が似ていて使いやすいほか、オンライン上で共有しやすい
- 工程管理ツール：工程表の作成や他の管理業務を一元管理できる
手書きとワードによる工程表の作成は、手軽さが魅力です。オンライン上で共有したい場合は、スプレッドシートや工程管理ツールが向いています。工程管理ツールは、リアルタイムな情報共有を実現できます。
関連記事：スプレッドシートを用いた工程表の作り方とは｜作成方法や注意点について解説
クラウド型建設プロジェクト管理サービス「 ANDPAD(アンドパッド)」には工程表機能があります。以下のような特徴があり、うまく活用することで煩雑な事務作業を削減し、案件管理を効率化することができます。
- 誰でも簡単に工程表が作成できるテンプレート機能
- 現場にいながら、スマホで工程表の修正が可能
- 最新の工程表が、リアルタイムに共有可能
- 社内全体の案件進捗を簡単に把握できる
下記のページで詳しく解説しています。
参考：ANDPAD工程表機能の活用で、工程表の作成や修正後の共有が効率化！
工程表も作成できる管理システムがおすすめ
工程表をはじめ、工事に関連する管理業務を効率化するなら、工程管理システムの導入がおすすめです。エクセルだと別々に管理しなければならない情報も、工程表も作成できる管理システムを使えば一元管理が可能です。情報の反映や共有がスムーズになり、現場全体の生産性向上も期待できるでしょう。
まとめ
工程表をエクセルで作成することで、「誰でも簡単に扱える」「導入コストが抑えられる」などのメリットがあります。一方で、リアルタイムな情報共有には向いておらず、更新漏れ対策も欠かせません。
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