見やすい工程表を作成するポイントとは？作成時の注意点やおすすめツールも紹介

見やすい工程表が重視される理由
1. スケジュールを守って効率的に仕事を進めるため
2. お客さまと情報を共有するため
見やすい工程表を作成できる5つの方法
工程表の作成方法別に見るメリット・デメリット
見やすい工程表を作成するポイント
見やすい工程表を作成できるANDPADの施工管理アプリ
まとめ

工程表とは、プロジェクトにおける工程ごとのスケジュールや、作業に必要な部品や人員などの情報を書き込んだものを指します。スムーズにプロジェクトを進めるには、見やすい工程表が欠かせません。

ここでは、見やすい工程表が重視される理由や、作成方法ごとのメリット・デメリット、ポイントなどを解説します。ぜひ、参考にしてください。

工程表の全体像を把握したい場合は、こちらの記事をご覧ください。

見やすい工程表が重視される理由

そもそも、なぜ見やすい工程表が重視されるのでしょうか？その理由を、詳しく解説します。

スケジュールを守って効率的に仕事を進めるため

工程表を見て工程ごとの担当者と日程が明確に分かれば、スケジュールに従って効率よく仕事を進められます。プロジェクトの多くは期日が決まっているため、スケジュールの遵守はプロジェクトの成功に欠かせません。

以下、工程管理の全体像についても解説しています。

材料の到着が遅れた、担当者が病気で来られなくなったなどのトラブルが発生しても、工程表を使って素早く状況を確認できれば、スケジュールが遅れないようにカバーできます。また、工程表が見やすければ、プロジェクトの責任者が指示するまでもなく、担当者自身がより効率のよいやり方を考案できる場合もあります。

お客さまと情報を共有するため

プロジェクトの責任者や工程ごとの担当者に加え、プロジェクトを依頼したお客さまにも情報を共有する必要があります。見やすい工程表は、お客さまとのコミュニケーションを助けます。

例えば、工事の日程をこまめに共有すれば、お客さまは最新の情報に合わせて予定を調整できるでしょう。また、現場の近隣住民に騒音や塗料の臭い、通行止めなどの情報を説明する際も、詳しい日程が分かっていた方が住民の同意を得やすくなります。

見やすい工程表を作成できる5つの方法

見やすい工程表を作成する方法として、以下の5つが挙げられます。

手書き
ワード
エクセル
スプレッドシート
システムやアプリ

簡単でコストがかからず取り組める方法であっても、見やすさを考慮するとおすすめできない場合があります。それぞれのメリット・デメリットについて以下で解説しますので、状況に合わせて適切な手段を選びましょう。

工程表の作成方法別に見るメリット・デメリット

工程表の作成方法別に、メリット・デメリットを解説します。結論、見やすさを重視する場合は、システムやアプリの活用をおすすめします。

手書きするメリット・デメリット

手書きのメリットは以下のとおりです。

紙やホワイトボードがあれば、パソコンを開かなくても迅速に作成できる
デザインの自由度が高い

手書きのデメリットは以下のとおりです。

紙そのものや、工程表を写真に収めたデータなどを紛失しやすい
情報を更新しにくい
字が読みにくかったり小さかったりすると、見にくい場合がある

ワードを使うメリット・デメリット

ワードを使うメリットは以下のとおりです。

シンプルな工程表なら、インターネット上のテンプレートを使える
手書きよりは更新・保存しやすい
多くの企業でワードは活用されており、操作方法を一から習得しなくて済む
導入コストを抑えられる

ワードを使うデメリットは以下のとおりです。

表やグラフの作成には向いていない

ワードはもともと文章作成ツールです。工程管理表にはガントチャートのような表やグラフが使われるため、ワードでは作成しにくい場合があります。

ワードを使って工程表を作成する方法については、こちらで詳しく解説しています。

エクセルを使うメリット・デメリット

エクセルを使うメリットは以下のとおりです。

多くの企業でエクセルは活用されており、操作方法を一から習得しなくて済む
導入コストを抑えられる

エクセルを使うデメリットは以下のとおりです。

共同編集しにくい
属人化しやすい
コピーして複数のファイルを作ってしまうと、最新のファイルがどれか分かりにくくなる

エクセルを使って工程表を作成する方法については、こちらで詳しく解説しています。

スプレッドシートを使うメリット・デメリット

スプレッドシートを使うメリットは、以下のとおりです。

共同編集しやすい
クラウド上にデータを保管するため、作業現場や出先からでもアクセスできる
導入コストを抑えられる

スプレッドシートを使うデメリットは、以下のとおりです。

利用にあたって、Googleアカウントが必要になる
スマートフォンでは、閲覧・編集が難しい

現場で作業をする担当者は、多くの場合スマートフォンやタブレットを使います。工程管理表を使って最新情報をやり取りするためには、モバイルデバイスに対応したツールが必要です。

スプレッドシートを使って工程表を作成する方法については、こちらで詳しく解説しています。

システムやアプリを使うメリット・デメリット

システムやアプリは、工程表の作成に特化しています。できる操作の一例は、下記を参考にしてください。

過去の工程表やテンプレートを流用する
案件ごとにチャットルームを作ってやり取りできる
案件ごとに、工程表を含む資料や写真、報告などをまとめて管理できる
工程表が更新されたとき、該当する工程の担当者に自動で通知が届く
現場で撮影した写真を、システムやアプリにそのまま保存できる

ただし、高機能な反面、多くのシステムやアプリは有料です。費用対効果を考えて導入するツールを選ぶ必要があります。

見やすい工程表を作成するポイント

見やすい工程表を作成するポイントを解説します。工程表はさまざまな人が見るため、使用する言葉や情報量などに配慮しましょう。

誰でも分かる言葉を使う

工程表は、責任者や担当者に加え、お客さまも見るものです。専門用語はお客さまにとって理解しにくいため、なるべく避けましょう。担当者でも、知識が浅ければ専門用語を理解できない場合があります。都度誰かに質問して確認を求めていると、時間がかかり効率がよくありません。また、誤解が生じるとミスが発生する恐れもあります。

専門用語の代替表現を探したいときは、「○○ 類語」と検索しましょう。表示されたなかで分かりやすい言葉を選んで工程表に記載します。

情報を詰め込みすぎない

工程表に記載する情報を絞ってください。情報を詰め込みすぎた工程表では、重要度の高い情報が埋もれてしまいます。

特に伝えたい情報は、「工程ごとの担当者」と「工事場所ごとの進捗状況」です。詳細な情報を共有したいときは、部分的な工程表を作りましょう。例えば「工事場所」や「工程」ごとに工程表を作っておくと、担当者との情報共有が円滑になり、お客さまとの打ち合わせもスムーズになります。

使う色を絞り使用する際のルールを作る

色を使いすぎるとかえって見にくくなるため、工程表に使う色は多くても3色程度に抑えましょう。進捗が終わった工程はテキストをグレーに変更する、注意点は赤色で記載するなど、色に関するルールを作ると視覚的に見やすくなります。

印刷されたときの状態を考慮して作る

工事現場などに、印刷した工程表を持って行きたい人もいると考えられます。しかし、エクセルやワードで作成した工程表は、印刷したときに文字や色が見にくい場合があります。また、改ページの設定が悪いと、印刷後に情報が見切れてしまうかもしれません。

工程表を作成・更新したら一度印刷して、文字の大きさや太さ、色（白黒でも見やすいか）などの様子を確認しましょう。

日単位・週単位・月単位の工程表を作る

工程表はいくつかの時間軸に分けて作成しましょう。日々作業する内容を把握したいときは日単位、お客さまとの打ち合わせで全体スケジュールを説明したいきは月単位など、目的に応じて表示したい時間軸は変わるためです。

エクセルやスプレッドシートで工程表を作るときは、ワークシートを分けておくと簡単に見たい時間軸に切り替えられます。

以下、週間工程表、月間工程表の作成方法や記入すべき事項について詳しく解説しています。

見やすい工程表を作成できるANDPADの施工管理アプリ

見やすい工程表を作成するために、ツールの導入を検討しているなら、施工管理アプリ ANDPAD（アンドパッド）がおすすめです。ANDPADの施工管理アプリは、見やすい工程表を作成し、クラウド上で関係者と共有できるツールです。アプリには工程表に加え、写真や図面の共有、チャットなどの機能も搭載されています。

情報が更新されたときは工程ごとの担当者に自動的に通知されるため、「言った言わない」の伝え漏れが発生しません。また、紙やPDF、エクセルで工程表を見たいときも、必要に応じて出力可能です。

まとめ

工程表を作成するときは、誰でも分かる言葉を使い、情報を盛りこみすぎない、使う色を絞るなどして見やすいように配慮しましょう。見やすく、作成・共有しやすい工程表を作るなら、施工管理に特化したシステムやアプリがおすすめです。

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