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工事台帳は建設業に欠かせない書類の1つです。工事台帳を作成することで、現場ごとの進捗や収支、利益率が正確に把握できます。この記事では、工事台帳の重要性や記載する項目、具体的な作成方法を解説します。業務効率化を実現するポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてください。
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工事台帳とは
工事台帳とは、現場ごとの取引内容を記載し、工事原価を集計したものです。工事原価とは、建設物をつくる過程で発生する費用のことで、「材料費」「労務費」「外注費」「経費」の4つで構成されています。
工事台帳に決まったフォーマットはありませんが、上記の4つは必ず記載しなければなりません。工事台帳の名称は現場によって異なる場合があり、「工事管理台帳」「工事原価台帳」「工事原価管理帳」と呼ばれることもあります。
工事台帳を作成する目的
工事台帳を作成する目的は、次のとおりです。
- 工事原価を算出するため
- 工事ごとの収支や利益率を適切に管理するため
- 経営状況を把握するため
建設業は追加工事が発生したり、予定より工期が伸びたりすることも多く、原価の算出は簡単ではありません。工事台帳を作成することで収支や利益率が管理しやすくなり、正確な経営状況の把握にも役立ちます。
関連記事：建設業の工事原価管理とは｜利益率を高める原価管理システムの選定ポイントも解説
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工事台帳の重要性
公共工事の入札に参加するためには工事台帳の作成が欠かせません。公共工事を請け負う場合は、建設業法で定められている「経営事項審査」を受ける必要があります。経営事項審査では、さまざまな書類の提出が求められますが、工事台帳も提出資料の1つです。工事台帳の内容をもとに、経営状況や経営規模、技術力が客観的に評価されます。
工事台帳は労災保険の申告や税務調査の資料としても活用できます。工事台帳は社内だけでなく、外部への提出書類としても重要な役割を果たします。
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工事台帳に記載する項目
工事台帳に記載する項目は、「材料費」「労務費」「外注費」「経費」の4つです。それぞれの項目を見ていきましょう。
1. 材料費
材料費とは、工事に必要な材料の仕入れにかかる費用のことです。材料の原価だけでなく、配送費や運賃などの費用も含まれます。
2. 労務費
労務費とは、現場の作業員に支払う給与や手当、交通費のことです。自社で雇用している作業員であれば、正社員やアルバイトといった雇用形態に関係なく労務費として記載します。自社が雇用していない作業員への給与・手当・交通費などは、外注費に振り分けます。
関連記事：建設業の労務費とは？人件費との違いや計算方法、管理に使えるツールも解説
3. 外注費
外注費とは、工事を外部業者に依頼したときにかかる費用のことです。建設業では、専門性の高い作業を依頼したり、自社の人手不足を補ったりするために外注することが少なくありません。自社が直接雇用していない協力業者の作業員に支払う費用は、外注費として記載します。
4. 経費
経費とは、上記3つ以外の費用のことです。具体的には、工事現場の光熱費や重機を借りた費用、事務用品費などが該当します。現場に設置した仮設事務所で働く事務員の給与や手当も、経費としての計上が可能です。
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工事台帳の作成方法
エクセルや施工管理システムを活用することで、工事台帳を効率的に作成できます。ここでは、エクセルと施工管理システムのメリット・デメリットを解説します。
エクセルを利用する
エクセルを利用した工事台帳の作成は、多くの業者が取り入れている方法です。エクセルでは、「日付」「工事名（工事ナンバー）」「仕入先（仕入先コード）」を入力したうえで、それぞれの費用を記載していきます。エクセルの関数を使って自動で計算できる項目もありますが、基本的には手作業です。「工事ナンバー」「仕入先コード」のように、数値で表して集計作業を簡略化しましょう。
関連記事：工事台帳をエクセルで作成する方法・手順とは？テンプレート活用のポイントも解説
メリット
エクセルは、ほとんどのパソコンで標準装備されているため、導入コストがかかりません。エクセルの操作に慣れている人も多く、業務の属人化も防げます。エクセルに関する知識があれば本格的なカスタマイズも可能です。
デメリット
エクセルは、リアルタイムの情報共有には向いていません。共有フォルダなどでデータをやりとりすることはできますが、同時に編集しようとした際に「ファイルが開けない」「保存ができない」といったトラブルが生じるケースもあります。
また、手作業が基本となるため、入力ミスが発生しやすいのもエクセルのデメリットです。カスタマイズしていた場合は、エクセルに詳しい人が退職してしまうと作業が滞ってしまうリスクもあります。
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施工管理システムを活用する
工事台帳には、義務付けられた保存期間はないものの、ほかの書類や帳簿とあわせて少なくとも5年間保存しておくのがおすすめです。施工管理システムを活用することで、作成だけでなく保管の手間も省けます。
メリット
複雑な計算も自動化できる施工管理システムなら、人為的なミスを軽減できます。スマートフォンやタブレットからアクセスできるシステムであれば、すきま時間を有効活用でき、業務効率も向上するでしょう。工事データを一元管理することでスムーズな情報共有が行えるのも、施工管理システムのメリットです。
デメリット
施工管理システムのデメリットとしては、導入コストがかかる点が挙げられます。また、新しいシステムに慣れるまでは一時的に生産性が落ちやすいでしょう。システムを導入する際は一斉に運用を切り替えるのではなく、トライアル期間を設けるなど工夫が必要です。
工事台帳に関する注意点
ここからは、工事台帳に関する注意点を解説します。保存期間や記載方法のポイントを知り、適切な運用を目指しましょう。
工事台帳の作成は義務
先に解説したとおり、工事台帳は経営事項審査の提示資料の1つです。根拠となる建設業法第27条の23項によると、公共工事を直接請け負う場合は、経営に関する審査を受けなければならないと明記されています。経営事項審査を受けないと入札に参加できないため、公共工事に関わる事業者にとって工事台帳の作成は欠かせません。
5年または10年間は保存する
工事台帳そのものに保存期間は定められていないものの、5年または10年間の保存がおすすめです。建設業者は営業所ごとに帳簿および添付書類を備え、一定期間保存することが義務付けられています。帳簿作成時には添付書類として工事台帳の情報が必要です。建設業法の帳簿保存期間は5年（元請業者は10年間）となるため、帳簿と同じ期間保存しておくとよいでしょう。
金額は税抜きで記載する
経営事項審査を受ける場合、各種書類は税抜き金額での作成が一般的です。ほかの書類と同様に、工事台帳も税抜きで記載しましょう。数年に渡る工事では消費税率が変わってしまう可能性もあるため、税抜きで記載しておくと便利です。
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施工管理システムを選ぶポイント
施工管理システムは、自社の課題を解決できるものを選ぶことが大切です。業務効率の向上も考えると、工事台帳の作成や管理だけでなく、建設業に役立つ機能が備わっているシステムを選ぶとよいでしょう。建設業では、インボイス制度や改正電子帳簿保存法への対応も欠かせません。導入後のサポート体制も比較しながら、自社に合ったシステムを探しましょう。
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まとめ
工事台帳を作成することで、工事ごとの収支や利益率が適切に管理でき、経営状況の把握にも役立ちます。また、工事費用に関するデータを蓄積することで、正確なコストが予測しやすくなり、原価割れを起こしてしまうリスクも軽減できます。
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※本記事は2023年12月28日時点の法律に基づき執筆しております。
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