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工事台帳とは、工事現場ごとの取引内容を記載し、原価を集計する台帳のことで、エクセルでの作成もできます。この記事では、工事台帳の概要や作成する目的、そしてエクセルで作成するメリットと注意点などについて解説します。エクセルで工事台帳を作成する手順やポイントも解説するため、工事台帳の作成を効率化したい人は、ぜひ役立ててください。
以下、工事台帳の全体像について詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
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工事台帳とは
工事台帳とは、各工事の取り引きの詳細を記録して、原価を集計する台帳のことです。工事管理台帳や工事原価台帳、工事原価管理帳とも呼ばれます。建設業は工費や資材の価格の変動が頻繁に発生し、項目も多いため、原価計算が一般的な会計よりも複雑になります。
しかし、工事台帳を作ることで明確な原価計算が可能になり、各工事の進捗状況も把握しやすくなります。また、各種提出書類の作成がしやすくなる点も、工事台帳を利用するメリットです。
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経営事項審査で提示が必要
工事台帳は、公共工事を発注者から直接請け負う際に受ける審査、経営事項審査の際に提示が必要です。経営事項審査のみならず、税務調査でも使用する場合があるため、工事台帳は必ず作成しなければなりません。
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工事台帳を作成する目的
工事台帳の作成には、さまざまな目的が存在します。具体的にどのような目的があるのか、以下で解説します。
各工事の収支・利益率を把握するため
工事台帳を作成し、各工事にかかった費用や支払い情報を記録することで、収支や利益率の把握ができるようになります。収支と利益率が把握できれば、受注した際に原価予測を適切に行い、収支のバランスを考慮した見積もり作成が可能です。
関連記事：建設業における利益率の理想は？計算方法や最近の推移、利益向上のポイントを解説
完成工事原価を算出するため
工事台帳を作成する目的として、完成工事原価の算出が挙げられます。完成工事原価とは、完成済みの工事の売上高と、収益（完成工事高）に計上された工事原価のことです。完成工事原価は材料費、労務費、外注費、そして経費の4項目から構成されます。4項目を工事ごとに記録することで、完成工事原価や純利益を予測しやすくなります。
未成工事支出金を算出するため
未成工事支出金とは、未完成の工事現場で発生する費用のことで、完成工事原価と同じ4項目で構成されます。未成工事支出金のうち、工事が完成していない部分は、売り上げに計上できません。そのため、次期へ繰り越す部分は、貸借対照表の資産の部に計上します。決算の際に必要な未成工事支出金の算出は、工事台帳の作成によって予測しやすくなります。
経営事項審査で提出が必要なため
先述したように、経営事項審査を実施する際、工事台帳を必ず提出しなければなりません。公共工事を発注する機関は、競争入札に参加する建設会社に対して、資格審査を実施します。資格審査は客観的事項と主観的事項の審査に分けられ、そのうち客観的事項の審査が経営事項審査にあたります。
経営事項審査とは、経営状況、経営規模、技術力、その他の審査項目を数値化して評価する審査です。工事台帳がない場合、これらの項目の審査ができません。
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工事台帳に記載する4項目
工事台帳には材料費、労務費、外注費、そして経費の4項目を記載します。それぞれの項目について、詳しく解説します。
1. 材料費
材料費とは、工事を行うにあたって必要な材料の仕入れにかかる費用のことです。材料の原価以外にも、配送料をはじめとする、各種取り引きの過程で発生した諸費用も材料費に含まれます。
2. 労務費
労務費とは、工事にかかわる従業員の給料、賃金のことです。労務費には各種手当や現場に向かう際に必要な交通費、法定福利費なども含まれます。対象となるのは、建設作業をしている自社の職員に支払う費用です。直接工事にあたらない現場管理者や事務員、雇用関係がないスタッフにかかる費用は、対象にはなりません。
関連記事：建設業の労務費とは？人件費との違いや計算方法、管理に使えるツールも解説
関連記事：法定福利費の計算方法は？仕訳方法、注意点についても徹底解説
3. 外注費
外注費とは、直接自社で雇用していない、協力会社に対して支払う費用のことです。協力会社の従業員や、1人親方に支払う費用も対象となり、外注するケースが多い大規模な工事の場合、外注費がかさみやすいです。
4. 経費
経費とは、これまでに取り上げてきた材料費、労務費、外注費のいずれの項目にも該当しない費用のことです。重機のレンタル費をはじめ、工事現場の光熱費、事務員の給与、事務用品の購入費用などが経費に含まれます。
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工事台帳はエクセルで作成できる
工事台帳は、オンライン上でさまざまなテンプレートが無料で公開されていますが、エクセルでも作成が可能です。もともとエクセルが入っているパソコンであれば、導入コストをかけずに無料で工事台帳が作れます。詳しい作成方法は、のちほど紹介します。
工事台帳をエクセルで作成するメリット
エクセルで工事台帳を作成することによって、具体的にどのようなメリットが享受できるのか、以下で解説します。
導入コストがかからない
エクセルを使用して工事台帳を作成するメリットとして、導入コストがかからない点が挙げられます。最近ではエクセルはパソコンに標準装備されている場合が多く、新しく購入するときも導入コストは比較的安価です。
共有が可能
紙で管理する場合と異なり、従業員同士で共有がしやすくなる点も、エクセルで工事台帳を作成するメリットです。エクセルで作成した工事台帳は、メールやクラウド上へのアップロードによって、自由に閲覧できるようになります。
テンプレートが使える
エクセルで工事台帳を作成するメリットとして、テンプレートが豊富な点が挙げられます。オンライン上で公開されているエクセルのテンプレートを使用すれば、時間や手間をかけることなく工事台帳の作成ができます。
使い慣れている人が多く汎用性が高い
エクセルは、工事台帳の作成以外にも使用できるように、汎用性が高いのが特徴です。また、使い慣れている人も多いため、新しく導入しても受け入れてもらいやすいです。写真の貼り付けもできるため、工事写真台帳を作成したいときにも活躍してくれます。
関数やマクロが使える
エクセルは、表計算ソフトです。そのため、工事台帳を作成する際、各種関数やマクロを導入できます。関数やマクロを利用することで、原価の計算が素早くできるため、作業の効率化が図れます。
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工事台帳をエクセルで作成する際の注意点
エクセルで工事台帳を作成するにあたって、あらかじめ押さえておきたい注意点について解説します。
人的ミスが起こりやすい
エクセルで工事台帳を作成する際は、人的ミスに注意しましょう。関数やマクロを使用してテンプレートを作成する際、最初は手作業で入力する部分が多いため、人的ミスが発生しやすいです。また、多くのファイルを管理する場合、転記ミスも起こりやすくなります。
情報共有にタイムラグが発生する
情報共有をする際、タイムラグが発生しやすくなる点も押さえておきましょう。エクセルで工事台帳を作成すると、インターネット上でファイルを共有することができます。しかし、リアルタイムで更新情報が確認できないため、情報共有に時間がかかります。
属人化するリスクがある
エクセルを使用することで、属人化するリスクもあります。エクセルが得意な従業員が作成している場合、作業が1人に偏ってしまう可能性が高いです。万が一その従業員が退職してしまうと、工事台帳の編集ができなくなります。
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工事台帳をエクセルで作成する手順とポイント
以下では、エクセルで工事台帳を作成する際の具体的な手順、そして注意すべきポイントについて解説します。
各現場でシートを分ける
エクセルで工事台帳を作成する場合、マスターシートを1つ作成し、現場によってシートを分けるのをおすすめします。新しい案件を受注した際に、マスターシートをコピーして使用すれば、工事台帳を都度作り直す手間もかかりません。
全体を管理できるシートを作成する
エクセルで工事台帳を作成する際は、全体の原価計算をするために、全体を管理できるシートも別途作成しましょう。全体を管理するシートには、原価の合計が算出できるように、関数を組むと効率的に作業を進められます。また、予算や見積もりも記載することで、進捗状況の把握もできるようになります。
各シートに必要な項目を入力する
マスターシートと全体を管理するシートが完成したら、縦軸に項目名を入力してください。工事台帳で使用する主な項目名は、以下の通りです。
- 日付
- 工事名
- 仕入れ先
- 工事請負契約金額
- 材料費
- 労務費
- 外注費
- 経費
設定した項目にフィルター機能を追加しておくと、項目を選択するだけで数値を入力できるようになります。
マクロ、関数を入れる
項目の入力まで完了したら、次は必要なマクロと関数を追加していきます。使用頻度の高い関数として、指定した範囲のセルにある数値のみを合計してくれる、SUM関数の存在が挙げられます。SUM関数は、「SUM（指定セル:指定セル）」の形で使用してください。
テンプレートを活用する
最初からエクセルで工事台帳を作成しようとすると、手間や時間がかかります。作業時間が確保できない場合は、オンライン上で公開されている、無料のテンプレートを利用しましょう。
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まとめ
工事台帳は、各工事の収支や利益率を把握するのをはじめ、さまざまな目的で使用される存在です。エクセルを使用すれば、カスタマイズ性が高く、作業効率も高い工事台帳を作成できるでしょう。作業効率を追求する場合は、クラウド型建設プロジェクト管理サービス、ANDPADの利用もおすすめです。
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