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ガントチャート工程表は、進捗管理に適した工程表の1つです。工程ごとの進捗状況を把握でき、初心者でも簡単に作成できる点がメリットです。この記事では、ガントチャート工程表の概要やメリット・デメリットなどを解説します。エクセルで工程表を作成するメリット・デメリットも解説しているので、ぜひ参考にしてください。
工程表の全体像を把握したい場合は、こちらの記事をご覧ください。
関連記事：効率的な現場管理のための工程表とは？役割や種類、効果的な作り方などを徹底解説
ガントチャート工程表とは
ガントチャート工程表とは、進捗管理に使用する工程表の1つです。プロジェクトの進捗状況や工程を把握するために使用します。ガントチャート工程表は、いくつかの作業を同時並行している場合でも、プロジェクト全体を把握しやすい点が特徴です。作業が遅れた場合でも、進捗状況を一目で把握できます。工程表の縦軸には作業名、横軸に進捗率を記載します。
ガントチャート以外にも様々な工程表があり、以下で詳しく解説しています。
関連記事：工程表5種類の特徴・メリット・デメリットとは｜工程表の役割も解説
ガントチャート工程表とバーチャート工程表の違い
ガントチャート工程表とは、プロジェクト全体を把握できるものです。作業内容と日時を可視化するために作成します。バーチャート工程表はガントチャート工程表と違い、日時や必要日数を重視しています。作業の進捗管理に適しておらず、複数の作業の関係性を把握しにくい点が特徴です。工程表の縦軸には作業名、横軸に日時を記載します。
以下、バーチャート工程表について詳しく解説しています。
関連記事：バーチャート工程表とは？メリット・デメリットや作成手順について解説！
ガントチャート工程表のメリット
ガントチャート工程表は、作業全体を管理するために使用します。ここでは、3つのメリットを解説します。
作業の全体像を把握しやすくなる
ガントチャート工程表には、作業全体の流れが記載されています。自分以外のメンバーの進捗を共有できるため、作業に携わるチームの関係者全員が、作業全体を把握しやすくなります。プロジェクトは多くの人と協力して実施するため、情報を共有することが大事です。ガントチャート工程表は、作業の工程や時間軸、内容を振り返る際に便利です。
作業の遅れに対処しやすくなる
ガントチャート工程表は、作業全体の遅れを把握しやすい点がメリットです。作業の遅れやトラブルがあった場合でも、即対応できます。作業の遅れやトラブルは、プロジェクト全体に影響するものです。ガントチャート工程表によって、小さな問題を見つけやすくなります。
専門知識なしで容易に作れる
ガントチャート工程表の作成自体には、専門知識は必要ありません。工程表の構造は、作業名と時間を記載するシンプルなものです。工程表を作成する際は、エクセルやスプレッドシートなどを使用するとよいでしょう。ガントチャート工程表は、インターネット上に作成事例があるため、初心者でも作りやすい点が特徴です。ただし、作業内容に合わせて専門知識を駆使した工程表の調節が必要です。
ガントチャート工程表のデメリット
ガントチャート工程表は、細部を把握するのには不向きです。ここでは、3つのデメリットを解説します。
工数を把握しにくい
ガントチャート工程表には工数を記載しないため、作業の日数を把握しにくくなります。進捗状況の把握のみでは、スケジュール通りに作業が進まない可能性があるためです。作業は細かな工数が必要で、複雑な作業の場合は工数の詳細を把握しなければなりません。工数を管理する際は、プロジェクト管理ツールが必要になるでしょう。
作業の関係性が把握しにくい
ガントチャート工程表は、工数の多さや工期の長さなどによって、それぞれの関連性が把握しにくくなります。プロジェクトは複数の作業が関係するものです。作業が複雑に関係する場合、ガントチャート工程表は不向きです。作業の優先順位を把握しにくくなるため、作業の完了が遅れる可能性があります。
クリティカルパスを把握しにくい
クリティカルパスとは、最短で作業を完了させるための経路のことです。ガントチャート工程表は、作業を並べるシンプルなものであるため、クリティカルパスを把握できません。プロジェクトは、順番通りに工程を終了させない場合、次の工程に進めなくなります。クリティカルパスの完了が遅れると、プロジェクト全体の遅れにつながります。
関連記事：工程表のクリティカルパスとは？メリットや注意点、活用ポイントを解説
ガントチャート工程表の作成方法
ガントチャート工程表の作成には、3つの工程があります。ここでは、ガントチャート工程表の作成方法を解説します。
プロジェクト全体の作業を洗い出す
最初はプロジェクトの作業すべてを洗い出す工程です。ガントチャート工程表に入れるための、工種や種別の作業を洗い出しましょう。作業の抜け漏れが発生すると、後々の工程すべてに影響します。ただし、作業をシンプルにするために、細分化しすぎないように注意が必要です。作業の洗い出しが終わった後は、抜け漏れを確認しながら工程を順番通りに並べます。
作業の日程・担当者を決める
プロジェクト完了や納品から逆算し、作業の日程や担当者を決める工程です。作業の日程は、余裕のある期間を設定しましょう。天候や工事の変更などによって、スケジュールは変動します。担当者は作業量やリソースなどを考慮して決めます。プロジェクトは複数の作業が重なる場合があるため、優先順位を決めて割り振りましょう。
ガントチャート工程表を作成する
最後にガントチャート工程表を作成する工程です。作業や担当者などを工程表に書き起こしましょう。工程表を作成する際に、上司の承認を得る必要があります。ガントチャート工程表は、エクセルやスプレッドシートなどのテンプレートを活用して作成できます。ただし、それぞれのツールは、工程表の作成に特化したものではありません。
ガントチャート工程表をエクセルで作成するメリットとデメリット
ガントチャート工程表を、エクセルで作成するメリットとデメリットを解説します。
関連記事：ガントチャートをエクセル（Excel）で作成する方法
ガントチャート工程表をエクセルで作成するメリット
エクセルでの作業に慣れている人は多いため、工程表を作成しやすい特徴があります。エクセルには、表のテンプレートやガントチャート工程表に活用できる機能があります。また、チームのメンバー間で工程表の共有がしやすい点もメリットです。エクセルにはオンラインで共有する機能もあるため、スケジュールを把握しやすくなります。
ガントチャート工程表をエクセルで作成するデメリット
エクセルで作成したガントチャートは、関数の知識や操作などが複雑になります。誤操作で行や列、計算式などを削除するリスクもあります。そのため、編集の権限を管理者に限定することが必要です。複数のプロジェクトを管理する場合、複数のエクセルファイルを使用し、ファイルの確認・管理をしましょう。
ガントチャート工程表を活用する際の注意点
ガントチャート工程表は、一目で把握できることが大事です。ここでは、活用する際の注意点を解説します。
作業を詰め込みすぎない
ガントチャート工程表に作業を詰め込みすぎると、更新や進捗状況の確認の手間がかかります。作業を細分化する際は、数を増やしすぎてはなりません。プロジェクトの作業が増えると、工程表を一目で把握しにくくなるためです。作業の内容や担当者が同じものは、1つの作業としてまとめることが大事です。
作業の関係性を明確にする
先述した通り、ガントチャート工程表は、作業の関係性がわかりにくいものです。作業を色で分けて、それぞれの関係性を直感的に把握できるように工夫しましょう。また、関係性の深い作業を近づけたり、矢印を活用して連続してつなげたりするのも大事です。作業を階層に分けて、作業の関係性を管理する方法もおすすめです。
進捗管理を担当者やツールに頼らない
進捗状況の更新は、担当者のみに頼ってはなりません。プロジェクトのメンバー間で、進捗状況を把握できることが大事です。進捗状況は、作業や日時を固定して報告する義務をつくるとよいでしょう。ただし、進捗管理のツールが使われないケースがあります。ツールを選ぶ際は、操作が簡単で、項目の修正や追加が簡単にできるものにしましょう。
まとめ
ガントチャート工程表は、作業を一目で把握できることが特徴です。作業の全体像を把握でき、遅れやトラブルなどに対処しやすくなります。ただし、工数や作業の関連性を把握するのには不向きです。作業の遅れやトラブルに対処するためには、作業の進捗管理ツールを導入することをおすすめします。
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