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工程管理表は、ミスを防ぎつつ決められたスケジュールに従ってプロジェクトを進めるために、欠かせないツールです。しかし、スケジュール管理する人のなかには、工程管理表の作り方やポイントが分からない人もいるかもしれません。
ここでは、工程管理表の役割や種類、作成のポイントや手順などを解説します。ぜひ、参考にしてください。
工程表の全体像を把握したい場合は、こちらの記事をご覧ください。
関連記事：効率的な現場管理のための工程表とは？役割や種類、効果的な作り方などを徹底解説
工程管理表の役割と主な形式
まず、工程管理表の役割を紹介します。工程管理表で採用されやすい形式のガントチャートについても、特徴やメリット・デメリットを見ていきましょう。
工程管理の全体像について知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：工程管理とは？建設業で重視される理由・チャート種類・管理方法などを解説
工程管理表の役割
工程管理表の役割は、プロジェクトのスケジュールを分かりやすく提示し、関係者全員で認識を共有することです。関係者が適切に準備や作業を進められるように、工程管理表には各工程に必要なものや作業内容、必要な人員数などが簡潔にまとめられています。
工程管理表を確認しながら日々の対応を進めると、長期的なプロジェクトでも全体像を見失わずに済みます。
ガントチャートの工程管理表が一般的
ガントチャートには、縦軸に各工程、横軸に日時を記載し、1つの工程に1つの行を割り当てるイメージで作成したものです。各工程は、作業を実施する日時に相当する部分のセルを塗りつぶします。
ガントチャートのメリットは、工程別にスケジュールを記載でき、特別なシステムがなくてもエクセルで作成できることです。簡単な工程管理表なら、ワードや手書きでも作成できます。
一方、ガントチャートで作成した工程管理表は、各工程間の関係性が分かりにくくなりがちです。プロジェクトがうまく進むよう、各工程の目的を担当者にしっかり理解してもらいましょう。
以下、ガントチャートについて詳しく解説しています。
関連記事：ガントチャート工程表とは｜バーチャート工程表との違いや作成方法も解説
工程管理表の作成が重要な理由
工程管理表の作成が重視される理由は、工程ごとの進捗状況を見える化して、スケジュールを最適化するのに欠かせないためです。大抵のプロジェクトは期日が決まっているため、計画に遅れが出ないように注意しつつ、トラブルがあれば計画を修正しなくてはなりません。
工程管理表を作成して関係者全員で共有できると、品質とスケジュールを守ってプロジェクトを進められます。
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ガントチャート以外の工程管理表
ガントチャート以外の工程管理表が使われる場合もあります。それぞれの工程管理表についてメリット・デメリットを把握して、プロジェクトに必要なものを選びましょう。
グラフ式工程表（曲線式工程表）
グラフ式工程表は、縦軸に進捗率、横軸に日程が記入された工程表です。左から右に向かって、各工程が作業日時順に横並びに記載されています。
グラフ式工程表は、進捗率と作業予定日時の両方を確認しやすいのがメリットです。しかし、各工程同士の関連性が分かりにくいデメリットを合わせ持っているため、他の工程表と組み合わせて使用するのが有効です。
工程管理曲線
バナナ曲線やSカーブなどとも呼ばれる工程管理曲線は、縦軸に出来高率、横軸に日程が記入されています。前もってスケジュールのズレの許容範囲を示す上方許容限界曲線、下方許容限界曲線を引き、実際の進捗状況を追記していきます。
工程管理曲線のメリットは、プロジェクト全体の進捗状況が分かりやすいことです。ただし、各工程の状況を細かく見られないため、必要に応じて詳細な工程管理表を個別に作成しましょう。
ネットワーク工程表
ネットワーク工程表は、各工程が書かれた円同士を矢印で結びつけ、作業の順番が分かるように記載したものです。
ネットワーク工程表は各工程の関係性が分かりやすく、プロジェクトを円滑に進めるキーとなる工程を素早く見つけられます。一方、作成や修正が難しく、進捗状況が見えにくいなどの点は、ネットワーク工程表のデメリットといえます。
以下、ネットワーク工程表について詳しく解説しています。
関連記事：ネットワーク工程表とは？作成方法や知っておきたい用語・ルールも徹底解説
工程管理表の作成・利用のポイント
工程管理表を作成し、利用する際のポイントを紹介します。最新情報を分かりやすく記載し、関係者全員に共有しましょう。
以下、見やすい工程表を作成するポイントについても詳しく解説しています。
関連記事：見やすい工程表を作成するポイントとは？作成時の注意点やおすすめツールも紹介
正確に分かりやすく記載する
工程管理表では、専門用語や難解な表現を避けてください。現場に配属されたばかりの新人や、外注先、発注者も工程表を確認します。ベテランにしか分からない表現では、正しい情報を伝えられません。
また、各工程の区分を明確にして、重複する項目がないように注意しましょう。
関係者全員で最新情報を共有する
工程管理表に最新情報が記載されても、情報が共有されなければスケジュールどおりに作業が進みません。毎日集会を開いて情報を共有する、仕事にとりかかる前に工程確認表を確認するようにルール化するなど、最新情報を共有する仕組みを作りましょう。
また、プロジェクトに関係する外注先や、発注者などにも情報共有が必要です。工程管理表を変更したときは忘れずに連絡しましょう。
ファイルをコピーしない
工程管理表をエクセルやワードなどのファイルで作成する場合は、安易にファイルをコピーしないように注意してください。コピーしたファイルを各自が持っていると、どれが原本か分からなくなり、情報が煩雑になってしまいます。
工程管理表のファイルは原則コピーしない、共用のフォルダにはコピーを保管しないなど、最新情報を適切に共有するためのルールを決めておく必要があります。
エクセルで工程管理表を作る手順
ガントチャート形式の工程管理表は、エクセルで作成できます。多くの企業で使われるエクセルで、工程管理表を作成する手順を解説します。
以下、エクセルで工程表を作成するポイントについて詳しく解説しています。
関連記事：工程表はエクセルで作れる？作成できる工程表の種類や作成方法などを徹底解説！
関連記事：ガントチャートをエクセル（Excel）で作成｜メリットや方法を解説
1. プロジェクトの工程を洗い出す
プロジェクトに必要な工程を洗い出し、重複や無駄を省きましょう。細かく工程を分けすぎると、工程管理表が複雑化して、作成や修正、確認が困難になります。まとめられる工程はまとめて、詳細は別の資料にまとめるとシンプルな工程表ができます。
2. 工程ごとの日数・プロジェクトを終える期日を決める
まずはプロジェクトを終える期日を決めます。期日から逆算して、工程ごとの日数を決めましょう。これまでの実績があれば参考にして、余裕を持って無理のない作業日数を割り振ってください。
3. 工程ごとに担当者を割り振る
業務が特定の人に負担がかからないように注意して、担当者を割り振ります。担当者に業務が偏っている日があれば、調整が必要です。
担当者同士のスキルや経験にバラつきがあるプロジェクトでは、調整が難しくなりがちです。個人の能力を把握して、無理がないように役割分担してください。
4. 工程管理表の枠組みを作る
工程ごとの日数や担当者が決まったら、工程管理表を作成します。枠組みを一から作成する人もいますが、既存のエクセルテンプレートをダウンロードして使うとより効率的です。
5. 工程管理表の中身を埋める
工程管理表に、工程・実施期間・担当者を記入し、実施する日時に相当するセルを塗りつぶします。
プロジェクトが開始されたら、実際の作業状況を書き加えていきましょう。進捗の遅れに早く気がつくほど、リカバリーできる可能性が高まります。
このとき、節目のポイントにマイルストーンを設定することもおすすめです。
関連記事：【建設業】工程表にマイルストーンを設定する手順やメリット、注意点を解説
エクセルの工程管理表を使うメリット・デメリット
ここからは、エクセルで作成する工程管理表について、メリット・デメリットを解説します。
メリット
エクセルの工程管理表を使うメリットは以下のとおりです。
- 導入コストを節約できる
- 専用のシステムを導入する手間がかからない
- 日常的に利用している企業が多く、一から操作方法を習得せずに済む
- 関数やマクロなどの機能を活用できる
昨今は、ほとんどの企業がエクセルを導入しているので、新たな導入コストがかかることはあまりありません。エクセルを使い慣れている人も多く、抵抗感なく工程表を作成できるでしょう。
デメリット
エクセルの工程管理表を使うデメリットは以下のとおりです。
- スマートフォンやタブレットへの対応が難しい
- 外出先から確認しにくい
- 最新情報を共有しにくい
- ファイルを複製されやすい
- 同時編集できない
- バージョンの違いがあると、ファイルを開けない場合がある
エクセルのデータはスマートフォンやタブレットで見るのに向いていないので、現場で作業する関係者にとっては見づらさを感じるかもしれません。データをコピーしたことでどれが最新情報か分からなくなるトラブルも多く、ある程度の知識が必要です。
効率的でミスのない工程管理に役立つANDPAD施工管理機能
エクセルの工程管理表は、簡単に作成しやすい反面使いにくい部分もあります。クラウド上で工程管理できる施工管理専用のシステムなら、エクセルの工程管理表が抱える課題を解決できます。
ANDPAD施工管理機能は、クラウド上で効率的に工程管理表などを管理・共有できるシステムです。最新の工程管理表を手間なく漏れなく共有できるため、プロジェクトを円滑に進められます。
ANDPAD施工管理機能の活用事例
ANDPAD施工管理機能の活用事例を紹介します。自社でシステムを導入する際の参考にしてください。
株式会社彩Finish 様の事例
株式会社彩Finish 様は、建築塗装、防水工事などを手がける施工会社です。同社の課題は、情報共有です。以前は図面を印刷して職人に手渡していましたが、紛失が発生する場合がありました。また、電話で指示を出す際も、要件の伝え漏れが起きていました。
ANDPAD施工管理機能は、図面をシステムにアップできるため紛失のリスクがありません。図面の受け渡しのための移動時間も省略できます。また、システムに搭載されているチャット機能を使い、要件を具体的に伝えられるようになりました。
以下、より詳しく株式会社彩Finish様の導入事例をご覧いただけます。
関連記事：株式会社彩Finish 様 | 施工管理の効率化で「正直な技術と施工」の提供を実現
株式会社岳塗装 様の事例
株式会社岳塗装 様は、外壁・屋根塗装工事、防水工事などに取り組む施工会社です。同社は自作の工程管理表を使っていましたが、工程一覧を見渡せないところに不便を感じていました。また、メッセンジャーアプリでやり取りをするものの、情報が埋もれてしまい探し出せない状況でした。
ANDPAD施工管理機能では、工程一覧が自動作成されるため、全体像を簡単に把握できます。作業日程を逆算し、素早い人員手配が可能になりました。また、搭載されたチャット機能により、見てほしい情報を必要な人にピンポイントで届けられます。
以下、より詳しく株式会社岳塗装様の導入事例をご覧いただけます。
関連記事：株式会社岳塗装 様 | 施工管理の徹底で、自社職人も協力会社も働きやすい環境に
まとめ
工程管理表は、工程ごとの進捗状況を見える化して、スケジュールを最適化します。エクセルでも工程管理表の作成は可能ですが、メリット・デメリットがあるので、使いにくさを感じることがあるかもしれません。
そこでおすすめしたいのが、ANDPADです。ANDPADは、さまざまなデータを一元管理できるため、良質な情報を参考に分かりやすい工程管理表を作成できます。シェアNo.1サービスとして、業種を問わず、数多くの企業・ユーザーが利用しており、工程管理表の作成だけではなく、プロジェクトの遂行に役立つ機能が、各種備わっています。詳しくは、無料でダウンロードできる下記の資料をご覧ください。
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