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出面管理とは、建設現場に出入りする作業員や協力会社の出勤状況を管理することを意味します。この記事では、出面管理の定義や目的、方法、活用するメリットなどについて解説します。出面管理アプリの選び方も解説しているので、出面管理を担当する際の参考にしてください。
出面管理とは？
出面管理とは、建設現場に出入りする作業員や協力会社の出勤状況を管理することです。「出面」という言葉は一般的には「出席する、顔を出す」という意味ですが、建設現場では「作業員の出勤日数」を表す用語として使われます。
出面管理は、「誰が」「いつ」「どの現場で」「どれだけの時間作業していたか」を把握するために重要です。また、会社によっては、日報が出面管理の役割を担うこともあります。
出面管理の主な目的
出面管理の主な目的は、原価計算や人員管理を正確に行い、工事のコストとスケジュールを効率的に管理することです。現場の人員を把握することで、安全を確保しつつ工事を円滑に進められます。
さらに、出面管理は労務管理に活用することも可能です。出勤状況や労働者の名前、給料の支払い状況が明確になるため、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の作成に役立ちます。
出面管理の方法
出面管理の方法は、主に3つあります。ここでは、3つの方法について解説します。
紙で管理する
従来、出面管理は紙で行われてきました。作業員が入場時に名前と入場時間、退場時に退場時間を記入するといった簡単な方法です。紙での運用はシンプルで誰でも対応できますが、紛失するリスクが伴うため、注意が必要です。
また、日数や時間など手書きされた情報を集計・分析するには、パソコンにデータを入力する必要があります。そのため、効率的な管理や改善策の検討が難しいでしょう。
Excelで管理する
Excelでの出面表作成は、多くの工事現場で用いられています。Excelのテンプレートを入手すれば、少し調整するだけで簡単に作成できます。また、紙で管理する場合と比べて、表計算では日数や時間のデータ集計が簡単になるという点もメリットです。
ただし、Excelで管理する場合、手入力が必要なため、大規模な工事であるほど時間がかかります。また、出面管理を活用して原価管理を行うには、追加の集計や転記が必要です。情報を即時に共有することが難しいため、根本的な改善にはつながっていません。
アプリで管理する
最近は、スマートフォンやタブレットのアプリで、出面管理を行う方法が採用されています。アプリを使うことで、紙やエクセルよりも時間とコストを抑え、より正確かつ信頼性のある管理が可能になります。アプリに搭載されている主な機能は、以下の通りです。
日報作成機能：作業員が手軽に日報を作成・記録できる
労務管理機能：アプリから勤怠を打刻し、労務状況を即時に確認できる
賃金管理機能：労務データをもとに賃金を自動的に計算できる
資機材管理機能：重機や資材の利用状況を共有できる
スケジュール機能：作業員の作業情報を共有できる
コミュニケーション機能：テキストや画像・動画で進捗を簡単に共有できる
出面管理にアプリを活用するメリット
出面管理にアプリを活用すると、業務効率化やミスの低減など、さまざまなメリットがあります。ここでは、3つのメリットについて解説します。
業務効率化を図れる
出面管理にアプリを活用すると、業務効率が向上します。従来、紙やエクセルで出面表を作成する際、大規模工事では人数が増え、記録漏れや集計の手間が生じていました。しかし、作業員がスマートフォンに出面管理アプリをインストールすれば、自分で簡単に勤怠情報を入力できます。
さらに、他の作業員や重機のスケジュールも見える化できるため、工事計画の立案がスムーズになります。
ミスを低減できる
出面管理アプリを使えば、簡単に勤怠情報を入力できるため、紙やExcelに比べてミスを減らせます。クラウド型アプリなら、勤怠データが安全にクラウドに保存されるため、データの紛失や破損の心配がありません。スマートフォンやパソコン、タブレットなど、どのデバイスからでも同じデータにいつでもアクセス可能な点もメリットです。
労働コストを削減できる
出面管理にアプリを導入することで、労働コストの削減が可能です。賃金管理と組み合わせることで、給与や支払い額を把握し、労働コストを最適化できます。また、予算の消化状況を早期に確認できるため、迅速な対策が講じられます。
さらに、アプリの活用により、出退勤や工事の進捗状況の報告や、日報の入力をどこでもできるため、事務所と現場を往復する手間が省けます。
出面管理アプリの選び方
出面管理アプリを選ぶ際には確認すべきポイントがあります。ここでは、アプリを選ぶ際のポイントについて解説します。
必要な機能が搭載されているか
出面管理アプリを選ぶ際には、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。出面管理には、勤怠管理やスケジュール、賃金計算との連携機能が必要です。
アプリによって機能が異なるため、自社のニーズに合った機能を持つアプリを選ぶことが大切です。現場で管理を行うメンバーと必要な機能を再確認し、それらが整っているか確認した上で、適切なアプリを選びましょう。
現場で使いやすいか
出面管理アプリを選ぶ際には、現場での使いやすさを確認することも大切です。特に、パソコンやスマートフォンに不慣れな作業員がいる場合、アプリを導入しても使用されなくなるリスクがあります。また、操作方法が不明瞭だと現場が混乱し、業務の妨げになる可能性もあるため、注意しましょう。
直感的でわかりやすいUI（ユーザーインターフェース）なら、作業員や管理者がスムーズに操作でき、業務が効率化されます。デモ版やトライアル版を利用し、使いやすさを確認する方法がおすすめです。
サポート体制は整っているか
出面管理アプリを導入する際には、サポート体制は整っているのかを確認することも重要です。建設現場では予期せぬトラブルが起こるため、トラブル時にサポートがあると安心です。アプリ提供者が定期的にセキュリティアップデートを行い、データの暗号化やバックアップが適切に実施されているかを確認して、安全に使用できるアプリを選びましょう。
また、導入から運用開始まで専門スタッフがサポートするアプリもあります。
まとめ
出面管理は、建設現場で作業員や業者を効率的に管理する重要な業務です。アプリを利用することで、業務効率や正確性を向上させ、労働コストを削減できます。機能や使いやすさ、サポート体制を確認した上で、導入するアプリを選びましょう。
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