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作業日報は、日々の作業を適切に管理するために欠かせないものです。この記事では、新たに作業日報のフォーマットを作成したい担当者や、現状の作業日報の課題を感じている担当者に向け、作業日報のテンプレートについてご紹介します。本記事では、作業日報の主な役割、作業日報運用のポイントなども解説します。
作業日報の全体像を把握したい場合は、こちらの記事をご覧ください。
関連記事：【建設業】作業日報の目的やフォーマットとは？記載内容やメリットについても解説
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作業日報とは
作業日報とは、毎日の業務や進捗について記録し報告する文書です。1日単位の日報の他に、1週間単位の週報、1か月単位の月報を運用している企業もあります。1日の作業の振り返りや業務の進捗管理、情報共有に役立てることが可能です。作業日報は、さまざまな業界で活用されていますが、本記事では、建設業界での作業日報について解説します。
作業日報の記載項目
作業日報の基本的な項目は、以下のとおりです。
現場名
記入者名
所属部署
日付
天気
作業時間
業務内容
業務の結果・進捗
所感
明日の予定
共有事項
上記項目以外にも、自社の業務や用途に応じて、「当日の目標」「上長のコメント」などの必要な項目があれば、追加しましょう。
作業日報のテンプレート
作業日報は、業務内容や業務の進捗状況などにあわせて、自社にあったフォーマットを作成することがおすすめです。ここでは、一般的な内容を記載する場合の、作業日報のフォーマットを紹介します。
【簡易】作業日報のテンプレート
作業場所や1日の作業内容、今日の反省、明日の予定などの、基本的な項目をおさえたテンプレートです。汎用性が高く、シンプルなデザインです。テンプレートは、以下を参考にしてください。
【作業内容別】作業日報のテンプレート
作業内容それぞれの、作業時間を記載する時間報告付きのテンプレートです。いつ・何があったかを報告し、進捗状況を明らかにするのに役立ちます。以下のテンプレートを参考にしてください。
参考：作業日報 テンプレート 建設業 向け(エクセル・ナンバーズ)
【作業員別】作業日報のテンプレート
作業員ごとの作業時間・作業内容を記載するテンプレートです。作業員ごとの作業内容を、一覧で確認したい場合に最適です。末尾の「メモ」欄には、申し送り事項を記載できます。テンプレートは、以下を参考にしてください。
参考：作業日報 建設業向け（備考欄あり）2｜テンプレートBANK
ANDPADには日報業務を効率化する報告機能があります。報告用のテンプレートをANDPAD内で事前に用意することで、日報業務を効率化できます。詳しくは下記の資料3点セットをご覧ください。
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作業日報の主な役割
作業日報には、さまざまな役割があります。ここでは、主な4つの役割について解説します。
1日の作業を振り返る
1日の作業を振り返ることは、作業日報の大きな役割の1つです。日々の業務内容を記録することで、いつ何を行ったのかを把握できます。その日の作業の振り返りにつながり、改善点を翌日以降の作業に活かすことが可能です。
情報を共有する
作業日報を通じて、情報を共有することも可能です。現場には協力会社を含め、さまざまな人が関わるため、全員でミーティングができないケースは珍しくありません。作業日報があれば、ミーティングでの変更点や確認すべき点を共有でき、伝達ミスを防げます。うまくいった点や課題を、知識の共有として報告すれば、他の現場でも活用できます。
現場の状況を把握する
現場の状況・作業の進捗を、管理者が正しく把握する材料としての役割も持ちます。作業日報からその日の作業時間や、進捗状況、工事に遅れの有無が把握でき、納期までのスケジュール管理に役立ちます。工事の進捗だけでなく、現場の生の声が反映されるため、労働環境の把握も可能です。
労務管理をする
従業員の労務管理をすることも役割の1つです。作業日報を通して、従業員の作業量や作業内容、実働時間、残業時間を把握でき、作業負担の偏りがないかを可視化できます。働きすぎは従業員の心身に悪影響を及ぼすことから、労務管理は重要です。特に直行・直帰の多い現場では、作業日報が貴重な情報源となるでしょう。
作業日報を運用するメリット
作業日報を運用すれば、生産性の向上やトラブル発生の抑止に効果的です。ここでは、作業日報を運用するメリットについて、解説します。
生産性が向上する
作業日報を元に、管理者や上司がアドバイスを与えることで、作業を効率化できる可能性があります。業務の進捗状況や問題点が明確になり、無駄な作業やタスクの重複を避けられるためです。また、現場でも、作業日報を元に情報共有をすれば、情報共有の時間短縮につながります。互いの進捗を把握して業務を行うと、無駄を省け、効率的に業務を進められます。
トラブルの発生を抑止できる
トラブルの発生を抑止できる点もメリットです。建設現場において、代表的なトラブルはスケジュールの遅れです。工期の遅れは信用に関わるため、避けなければなりません。作業日報で、毎日の作業状況を共有し、対策することで、スケジュールの遅れを抑止できます。
人件費の最適化ができる
作業ごとの人員配置で割り振りが偏った場合は、作業日報の内容を元に、最適な人員配置に調整可能です。作業日報があれば、残業が多い現場や、労働力が足りない現場が明らかになります。状況に応じて人員を調整すれば、無駄な人件費をカットでき、コスト削減につながるでしょう。
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作業日報運用の3つのポイント
作業日報を運用する際には、いくつかポイントがあります。ここでは、3つの運用のポイントについて解説します。
フォーマットを統一する
組織内で、作業日報のフォーマットを統一することが重要です。従業員や現場によってフォーマットが異なると、管理の手間が増え、集計が難しくなります。フォーマットが統一されると、管理者も確認が容易です。自社にあったフォーマットを作成し、共通で使用しましょう。
当日作成して提出してもらう
作業日報は、当日作成して提出してもらうことが原則です。忙しい、時間がない、といった理由で翌日以降に持ち越すと、作業内容や工数を正確に記載できない可能性があります。気づきや課題を忘れてしまう恐れもあるため、当日作成・提出を基本にしましょう。
管理者はフィードバックをする
管理者は作業日報の受け取りだけでなく、内容を確認し、必ずフィードバックをしましょう。正しい評価は、現場の従業員のモチベーション向上につながります。管理者と従業員が直接話す機会がない場合も、作業日報にコメントがあると、コミュニケーションが生まれます。よい点を褒め、ミスにはアドバイスを与えると効果的です。
作業日報の運用方法別でみるメリット・デメリット
作業日報の運用は、主に「紙」への手書き、エクセル・ワードに入力、管理アプリに分けられます。ここでは、運用方法別のメリット・デメリットを解説します。
作業日報を「紙」に手書きする運用
テンプレートを事前に印刷しておき、手書きで記入する運用方法です。手書きのメリット・デメリットを解説します。
作業日報を「紙」に手書きする運用のメリット
昔からの方法であるため、慣れている人が多い運用方法です。ITやパソコンの知識がなくても、誰でも記入・管理ができます。簡単に始められ、導入ハードルが低い点がメリットです。
作業日報を「紙」に手書きする運用のデメリット
欲しい情報の検索ができず、過去の作業日報を探し出すのが困難な点は、デメリットにあげられます。長期的な管理になるほど、紙がかさばり、整理して管理する手間と保管場所が必要です。印刷後は、テンプレートの項目の修正や、追加といった変更が容易ではありません。
関連記事：【例文あり】作業日報の書き方とは？作業日誌との違いや書き方のコツを解説
エクセル・ワードを用いた作業日報の運用
次にエクセル・ワードを使った運用方法です。エクセル・ワードのメリット・デメリットを解説します。
エクセル・ワードを用いて作業日報を運用するメリット
エクセル・ワードは、他の業務でも使用している企業が多いため、導入コストをかけずに運用できます。プリントアウトして書面で提出、メール添付で提出のどちらも可能で、扱いやすい点もメリットです。項目の追加や削除が柔軟にでき、数値を集計してデータ分析もできます。
エクセル・ワードを用いて作業日報を運用するデメリット
エクセル・ワードは、社内でルールを作らないと、どこに何のファイルがあるのかがわからなくなり、過去の履歴を管理しにくい点がデメリットです。フォーマットに修正があるたびに、関係者への周知も欠かせません。複数人で共有すると、ファイル破損のリスクがあることも注意しましょう。
容量制限があり、大量の作業日報を保存するのには不向きです。スマートフォンでの操作が難しく、パソコンで作業することが前提となります。
クラウド型の管理サービスを用いた作業日報の運用
最後にクラウド型の管理サービスを使った運用方法です。クラウド型の管理サービスのメリット・デメリットを解説します。
クラウド型の管理サービスを用いて作業日報を運用するメリット
作業日報に関する業務は、現場側、管理者側両方にとって負担がかかります。クラウド型の管理サービスを導入すれば、双方の負担を大幅に軽減できるのが、大きなメリットです。
クラウド型の管理サービスは、スマートフォンやタブレットから操作できるため、どこにいても記入・確認ができます。修正があった際も、リアルタイムで共有でき、便利です。現場写真もアップできると、現場の状況や進捗状況をわかりやすく共有できます。
クラウド型の管理サービスを用いて作業日報を運用するデメリット
導入コストがかかる点は、デメリットです。苦手意識を持つ従業員が一定数いる可能性もあります。そのため、誰でも簡単に使えるような、操作性がよく、わかりやすいサービスを選びましょう。導入前に、社内で講習会を開くことも重要です。
作業日報に特化した分、それ以外の用途では活用が難しい場合があります。デメリットもあるものの、作業日報に関する業務を大幅に効率化できるため、メリットが大きいといえます。
クラウド型の管理サービスは業務の効率化・生産性向上に役立つ
クラウド型の管理サービスのシステムやアプリの導入は、作業日報に関する業務負担の軽減に加え、業務の効率化・生産性の向上に役立ちます。建設業界向けの管理サービスは、作業日報に限らず、即時共有、過去に遡って参照、集計、分析といった、さまざまな業務も効率化できます。パソコンやスマートフォンなどで入力したデータを、クラウドで一元管理でき、臨機応変な活用が可能です。
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紙の日報から、個人の労務費や材料費を算出して工事費用を管理していました。日報チェックに膨大な時間がかかっていたところ、ANDPADをご導入いただき、作業が10分の1に削減させることができた事例です。詳しくは下記のページをご覧ください。
日報業務以外にも、ANDPADの報告機能やチャット機能を多くの場面で活用できます。情報共有を効率化させることに焦点をあてた詳細資料をご用意しておりますので、ぜひご覧ください。
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まとめ
作業日報とは、業務や作業の進捗について記録する文書です。作業日報はさまざまなテンプレートがあるため、自社にあったフォーマットを選びましょう。運用方法は、紙、エクセル・ワード、クラウド型の管理サービスを活用した方法があります。
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