【例文あり】作業日報の書き方とは？作業日誌との違いや書き方のコツを解説

作業日報の書き方を変えると、工事の進捗や納期の遅れなどを防止しやすくなります。管理者と従業員間でコミュニケーションが生まれ、学びや気づきによって業務の改善に役立てることも可能です。この記事では、作業日報の書き方や例、作業日誌との違い、書く際のコツなどを解説します。作業日報のテンプレートのメリット・デメリットも解説するため、ぜひ参考にしてください。

作業日報とは

作業日報とは、管理者に提出する作業内容の報告書です。目標達成のために、作業や現場などの進行状況を記載します。作業日報によって、管理者は現場の状況を把握でき、工期の遅れやトラブルの防止につなげることが可能です。また、作業の報告だけでなく、作業員と管理者のコミュニケーションにも活用できます。

作業日報と作業日誌の違い

作業日報は報告するもので、作業日誌は記録するものです。作業日報は客観的な事実をもとに業務内容を書き、第三者が読む報告書として記載する必要があります。作業日誌は、主観的な内容を含めた内容を記載するものです。その日の出来事や自分の感情などを書き、資料として記録します。

作業日報の書き方

作業日報には、作業の内容や目的などを記載します。ここでは、作業日報の書き方を解説します。

作業の内容

作業の内容は、その日の進捗状況を確認するために必要なものです。作業の完了や達成率、完了までに必要な時間などを明確に書きましょう。作業内容にかかった時間や、進捗が把握できるように記載することが大事です。また、以下の基本的な項目も書く必要があります。

• 日付

• 氏名

• 工事名

• 現場名

• 天候

• 備考

作業の所感

所感とは、感想や意見、主張などのことです。作業日報には、作業を行うなかの個人的な気づきや課題、疑問点を、1〜2文程度の短い内容で書きましょう。所感を書くと反省や学びができ、今後の業務の改善につなげられます。また、管理者がフィードバックをしやすくなるため、自己成長にも必要です。

作業の目標や目的

作業日報は、目標や目的を明確に書く必要があります。それぞれの達成に向けて、具体的な内容を記録することが大事です。管理職が作業の達成率や残業の作業量などを把握でき、適切なサポートをしやすくなります。目標や目的が達成できない場合でも、作業内容の問題や課題の早期発見につながります。

作業日報の書き方の例

作業日報は、内容によって書き分けられます。ここでは、作業日報の書き方の例を3つ解説します。

基本的な作業日報の書き方の例

基本的な作業日報の書き方は、以下のとおりです。

時系列の作業日報の書き方の例

時系列の作業日報の書き方は、以下のとおりです。

簡易的な作業日報の書き方の例

簡易的な作業日報の書き方は、以下のとおりです。

新人でもわかる作業日報の書き方のコツ

作業日報は、読み手に伝わる内容で書くことが大事です。ここでは、新人でもわかる書き方のコツを解説します。

結論から書く

作業日報は読み手が理解しやすいように、結論から書きましょう。結論から書くメリットは、読み手が内容を素早く理解しやすくなる点です。結論を後回しにすると、管理者が確認する際に時間がかかるため注意しましょう。作業日報を書く際は、結論の後に理由や状況説明を書いてください。それぞれが、長文にならないように意識しましょう。

具体的な内容を書く

作業日報は、具体的で簡潔な内容で書くことが大事です。5W1H（誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように）を意識して、内容を整理するとよいでしょう。業務の詳細が理解できると、管理職が現場の状況や進捗を把握しやすくなります。また、内容の正確性や誤字脱字などにも注意し、書いた後に確認する必要があります。

定量的に書く

定量とは、数値で表すことです。たとえば、作業時間を記載する際は「10:00〜11:00 点検作業」のように、数値を使って書きます。作業の達成率や納期までの残り時間なども、数値を使って表すとよいでしょう。定量的な表現を用いることで、客観的に作業の効率や生産性を報告できます。

テンプレートを活用する

作業日報は、テンプレートを活用して作成の時間を短縮するとよいでしょう。エクセルを使えば、手軽にテンプレートを作成できます。作業日報のテンプレートを活用する際は、必要な項目が網羅されているものを利用することが大事です。ただし、テンプレートに使用しない項目がある場合、作業日報が形骸化しやすいため注意が必要です。

エクセルを使った作業日報テンプレートのメリット

作業日報はエクセルでも作成できます。ここでは、エクセルを使った作業日報テンプレートのメリットを解説します。

コストの削減につながる

エクセルは企業に導入されているケースが多く、導入時のコストがかからない点がメリットです。エクセルを使えば、通常業務の延長で、作業日報を作成できるでしょう。無料で使えるテンプレートを利用すると、すぐに作業日報を利用できます。エクセルは使用方法を知っている人が多いツールであるため、使い方を教える際の人的コストの軽減にもつながります。

フォーマットをカスタマイズできる

エクセルや作業日報のフォーマットは、自由に変更できます。また、文字や表などのレイアウトを変更したり、数式や関数などを利用したりすることも可能です。特定の業務における、作業時間や平均値などを計算する際に役立ちます。エクセルを利用する際は、自社の運用に合わせてフォーマットを変更するとよいでしょう。

エクセルを使った作業日報テンプレートのデメリット

作業日報をテンプレートで作成すると、業務量を増やす可能性があります。ここでは、テンプレートのデメリットを解説します。

業務の負担が増える可能性がある

エクセルの作業日報は、管理しにくい点がデメリットです。たとえば、日ごとに増える日報を管理したり、過去の日報を確認したりする手間が発生します。ファイルを確認する際に、1つずつ確認する負担も増えます。エクセルを作業日報に活用する際は、作業効率が落ちる点を考慮しなければなりません。

コミュニケーションにつながらない

エクセルで作業日報を作成すると、コミュニケーションの負担がかかる点に注意しましょう。エクセルでは、従業員からの有益な情報の共有や、フィードバックがしにくくなるためです。作業の報告や共有のために、別途ツールと併用が必要になります。複数のツールを使用すると、管理者と従業員のコミュニケーションコストが増えるため注意しましょう。

スマートフォンで使いにくい

エクセルはパソコン用のツールであるため、スマートフォンで作業日報を作成するのは不向きです。スマートフォンの画面は小さく、文字入力には適していません。端末によっては、エクセルファイルが利用できない場合もあります。建設業は現場に出向くため、社外で日報の編集や閲覧ができない点はデメリットです。

作業日報を効率化するならクラウド型のサービスがおすすめ

作業日報は、クラウド型のサービスで一元管理ができます。従業員間での情報共有や日報の作成が容易になり、作業日報の業務全般の効率化につながります。また、スマートフォンを使って、外出先での作業日報の作成や編集なども可能です。

クラウド型のサービスには、チャットやリアクション機能などが搭載されており、従業員間のコミュニケーションも円滑になります。管理者からのフィードバックや従業員の質問もしやすくなるため、おすすめです。

まとめ

作業日報の書き方は、基本的な型が決まっています。エクセルのテンプレートを使用すると、すぐに作成できるでしょう。しかし、エクセルは業務で活用するには不向きです。日報の管理や従業員とのコミュニケーションの負担が増えるため、一括で管理できるサービスの利用がおすすめです。

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