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建設業では、タイムカードの記入忘れ防止や労務管理の負担軽減のために、勤怠管理の導入が求められています。従業員の労働時間を把握することは、全業種に義務づけられています。建設業では通常業務に加えて、急な業務や材料の発注や施工図の作成など多岐にわたる業務に対応しなくてはなりません。
この記事では、建設業に勤怠管理システムを導入するメリットや、その選び方などを解説します。
建設業で勤怠管理が必要な理由
建設業では、勤怠管理が重要です。その理由を2つに分けて解説します。
勤怠管理を行う責務があるため
企業には、従業員の労働時間を把握するために、勤怠管理が求められています。労働安全衛生法第66条の8の3で、企業は、従業員の労働時間を把握するよう定められているためです。罰則規定はありませんが、是正勧告の対象となるため、注意が必要です。
参考：客観的な記録による 労働時間の把握が 法的義務になりました｜厚生労働省 島根労働局
働き方改革に対応する必要があるため
他業種と比較すると建設業は労働時間が長い傾向にあります。現場業務に加えて、メールや図面チェック、材料の発注や施工図の作成などの業務や、急な取引先からの要望などに対応する必要があるためです。炎天下や厳寒での作業も伴う建設業は、他業種以上に、勤怠管理をしっかりしなければなりません。
建設業が勤怠管理で抱える課題
企業は勤怠管理により、従業員の労働時間の把握が可能です。ただし、解決すべき課題もあります。ここでは、建設業が抱える課題について、解説します。
直行直帰者の勤怠管理
建設業では、現場に直行直帰する従業員もいます。事業所に寄らないため、その日はタイムカードの打刻ができません。そのため、後日まとめて労働時間を申告する手間が発生します。その際、記入漏れや間違いなどのミスが発生し、正しい労働時間を把握できない可能性が考えられます。
紙での勤怠管理
タイムカードや日報など、紙ベースでの勤怠管理は、集計業務が締め日以降になるため、リアルタイムで勤怠管理ができないデメリットがあります。また、打刻・印字された情報をエクセルに転記する際に、記入漏れや間違いが起こる可能性も否定できません。出勤簿は、労働基準法第109条に従い５年間の保存義務があります。紙で保存する場合は、まとまった収納スペースが必要です。
不正が発生する恐れがある
タイムカードは、誰でも打刻が可能です。そのため、代理で打刻する不正が発生する恐れがあります。また、打刻を忘れたふりをして、あとで手書きで数字を修正する不正行為にも、注意が必要です。ただし、不正かミスであるかの確認が難しく、従業員の申告内容を信じるしかありません。
2024年問題に対応する労務管理への負担
時間外労働の上限規制適用が、2024年から建設業にも拡大しました。これにより、企業は、従業員1人ひとりの残業時間や有給休暇を管理し、労働状況を把握する必要が出てきました。労働基準監督署から時間外労働の指摘を受けた際に適切な対応をするためにも、日々の勤怠管理は欠かせません。
シフト管理の負担
建設業では、工程や作業内容に応じた適切なシフト管理・人員配置が重要です。人員管理にシフト制を採用している場合には、シフト表を作成する業務と、従業員の労働時間を把握する業務の2つの管理業務が発生します。
パートタイム従業員や派遣スタッフもいる場合、変則的なシフト形態の管理が必要になることも考えられるでしょう。従業員数や雇用形態の種類に比例して増加する、管理業務の負担を軽減しなくてはなりません。
建設業が勤怠管理システムを導入するメリット
建設業の勤怠管理には、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。導入のメリットを3つに分けて解説します。
スマートフォンやタブレットで打刻ができる
スマートフォンや、タブレットに対応している勤怠管理システムを利用すれば、タイムカードを打刻するためだけに事業所に出勤する必要がありません。勤怠管理システムのアプリやブラウザから、「出勤」「退勤」の打刻ボタンを押すだけで、勤怠情報を送信できるためです。後日、タイムカードを打刻するために労働時間をメモしておく手間も省けるでしょう。
勤務状況をリアルタイムで確認できる
勤怠管理システムでは、月末にまとめてタイムカードを集計する手間を省けます。自動で収集した従業員の勤務状況を、Webやアプリ上でリアルタイムに確認ができるためです。アラート機能により、打刻忘れや残業超過にも気づきやすいメリットがあります。また、入力ミスのリスクも減らせます。
シフト作成、管理により業務の負担が改善する
勤怠管理システムには、シフト表の作成、管理に対応しているものもあります。このシステムを利用すれば、週休2日制度や残業時間の上限に対応した勤務スケジュールでの、シフト作成が可能です。休日出勤や深夜残業、夜間労働などを登録できるシステムも存在します。これにより、勤務実績が自動で照合できるため、管理の手間が削減できます。
勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムには、さまざまな機能が備わっています。ここでは、4つの便利な機能について解説します。
クラウド型
クラウド型の勤怠管理システムは、インターネット上の情報システムで勤怠情報を管理・運用できます。そのため、データにアクセスする時間や場所を選びません。スマートフォンやタブレットがあれば、社外での打刻も可能です。
GPS打刻システム
GPS打刻システムは、スマートフォンやタブレットのGPS機能を利用して打刻する勤怠管理方法です。GPS機能により従業員が打刻した時間や場所を把握できるため、不正打刻の防止につながるでしょう。
工数管理機能
工数管理機能があれば、案件ごとの作業時間を入力できます。これにより、どの作業に、誰が、何時間関わったかが明白です。プロジェクトや作業工程別に集計した作業時間を軸に、原価を管理したり、業務を効率化したりできるでしょう。また、日報入力の機能があれば、自動で工事労務費の集計も可能です。
休日管理機能
休日管理機能が備わっている勤怠管理システムであれば、有給休暇、振替休日、年末年始休暇など、企業の休暇システムにあわせた管理が可能です。誰がいつ休暇をとるのか可視化できるため、人数調整がスムーズに進むでしょう。長時間労働を防ぐためのアラート機能や、有給の取得時期を通知する機能などが備わっているものもあります。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムには、さまざまなものがあります。ここでは、2つの観点から選び方を解説します。
自社の勤務形態にあっているか
打刻システムが、自社の勤務形態にあっているものがおすすめです。内勤や外勤などに加え、自社特有の業務要件に対応できるシステムを備えるものを選びましょう。
必要な機能をカスタマイズできるか
建設業界特有の機能だけでなく、必要な機能をカスタマイズできるものがおすすめです。他業務の効率化にもつながり、利便性が高まるでしょう。フレックスタイム制や3交代制に対応しているものや、残業上限を設定できるものなど、部署やプロジェクトチームごとに、勤怠管理を細かく設定できるシステムを選ぶとよいでしょう。
勤怠管理システムの注意点
勤怠管理システムが、建設業の課題を必ずしも解決してくれるとは限りません。2つの注意点を把握し、自社にあった勤怠管理システムの導入につなげましょう。
手書きのタイムカードが適している場合もある
勤怠管理システムは、必ずしも導入すべきものであるとは限りません。導入には、コストがかかるためです。企業規模や従業員数によっては、手書きのタイムシートや日報が適している場合もあります。
業務負担が増える可能性もある
勤怠管理システムを導入したものの、担当者や従業員がうまく使いこなせず、業務負担が増える可能性があります。また、自社に必要な機能がない、既存システムと連携できないなどで、かえって作業が煩雑になることも考えられます。お試し期間がある場合は、有効活用し、自社の業務負担改善につながるか精査しましょう。
勤怠管理システムの料金目安
勤怠管理システムは、無料と有料に分けられます。無料の勤怠管理システムは、多くの場合、利用に一定の条件があったり、機能が制限されたりします。有料の場合は、クラウド型とパッケージ型の2つがあり、それぞれ異なる費用構成です。
| 種別 | 初期費用 | 月額費用 |
| クラウド型 | 約3～50万円 | 従業員1人あたり約200～500円 |
| パッケージ型 | 約30～200万円 | 運用・管理コストとして、月額約1万円 |
クラウド型、パッケージ型それぞれの特徴を踏まえて、自社にあったシステムを選びましょう。
まとめ
建設業での勤怠管理は、労働安全衛生法による従業員の労働時間を把握する義務に加え、働き方改革により、ますます重要となっています。勤怠管理システムの導入は、不正打刻の防止や入力ミスの軽減、業務負担軽減につながります。勤怠管理システムは、自社の勤務形態にあう、必要な機能をカスタマイズできるものを選びましょう。
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