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ビルメンテナンス業界では、人手不足や業務の非効率性が深刻な課題となっています。課題解決の手段として、DXの導入が注目されています。この記事では、ビルメンテナンスにおけるDXの基本から、業界が抱える課題、DX化のメリット、導入の流れ、定着のポイントまで解説します。ビルメンテナンスの課題解決の参考にしてください。
ビルメンテナンスのDXとは
ビルメンテナンス業界におけるDXは、デジタル技術を活用して業務プロセスを変革し、新たな価値を生み出す取り組みを指します。DXの基本や活用例について解説します。
DX（デジタルトランスフォーメーション）の基本
DXは、デジタル技術を活用してビジネスや生活を変革する概念です。企業においては、AI、IoT、ビッグデータなどのデジタル技術を用いて業務フローを改善し、新たなビジネスモデルを創出します。
単なるデジタル化とは異なり、デジタル技術による変革を通じて、既存の価値観や枠組みを根底から覆すような革新的なイノベーションをもたらします。
ビルメンテナンス業界でのDX活用例
ビルメンテナンス業界では、IoTセンサーを活用した設備管理が進んでいます。トイレにセンサーを設置すれば、利用状況をリアルタイムで把握し、適切なタイミングでの清掃や備品補充が可能です。空調設備の自動制御機能は、点検業務の効率化や簡略化を実現します。建物内の写真撮影機能があれば、劣化や故障の発生時期と状況を即時に記録できます。
ビルメンテナンス業界にDXが必要な理由
ビルメンテナンス業界では、人手不足、業務の非効率性、経営コストの増大といった課題が深刻化しています。以下でそれぞれについて解説します。
人手不足と高齢化が進む現場の実態
ビルメンテナンス業界では慢性的な人手不足が続いています。公益社団法人 全国ビルメンテナンス協会の資料によると、現場スタッフが集まりにくいという悩みを抱える企業は約9割に上ります。若手人材の確保が困難な状況に加え、熟練技術者の持つノウハウの伝承も課題です。現場スタッフの高齢化と若手不足が進行し、現場の負荷が増大しているため、人材育成の時間的な余裕がない状況が続いています。
参考： ビルメンテナンス情報年鑑 2024｜公益社団法人 全国ビルメンテナンス協会
業務の非効率性と属人化による課題
ビルメンテナンス業務をアナログな手法で行っているために、非効率になっている現場も少なくありません。例えば、点検作業では担当者が建物内を何度も移動する必要があったり、紙ベースでの記録管理により過去の修繕履歴の検索に時間がかかったりしています。報告書作成や事務作業にも多くの手間が発生し、品質やサービスの低下につながる恐れもあります。
経営コストの増大と成長率の鈍化
ビルメンテナンス業界では、エネルギーや物価の高騰、賃上げによる人件費の負担増加など、経営コストの増大が深刻な課題です。市場規模は微増傾向にあるものの、既存の枠組みの中で競争が激化しており、収益性の向上には新たなサービス創出が求められています。
参考： ビルメンテナンス情報年鑑 2024｜公益社団法人 全国ビルメンテナンス協会
ビルメンテナンスをDX化するメリット
ビルメンテナンスにおけるDXの推進により、業務効率化、コスト削減、属人化の解消、顧客満足度の向上が期待できます。以下でそれぞれについて解説します。
業務効率化で作業時間を大幅に削減
メンテナンス業務のDX化により、点検や報告に関わる業務が効率化されます。現場でタブレットやスマートフォンを使って直接記録することで、紙への記入後にパソコンやシステムへ転記する手間がなくなります。また、管理業務を自動化すれば、人の手による確認作業の負担を減らすことも可能です。
コスト削減と人件費の最適化を実現
DX化により、紙や印刷物などの消耗品費が最適化され、手作業の業務が減ることによる人件費の削減を図れます。業務効率化に伴い作業時間が短縮され、残業時間も減らせます。AIを活用した予兆診断システムを導入すれば、突発的な故障対応コストを抑え、人的リソースを適切に配分し、長期的なコスト削減にもつなげられます。
業務の属人化を解消し品質を平準化
DX化により、スタッフ1人ひとりの経験やスキルに依存していた業務のシステム化・標準化を進められます。また、知識やノウハウをデジタルデータとして蓄積・共有すれば、若手技術者の育成期間の短縮が可能です。マニュアルや手順書をデジタル化し、現場で閲覧できる仕組みを整えれば、作業品質が均一化され、組織全体で安定的なサービス提供が実現します。
顧客満足度の向上につながる迅速な対応
DX化により、設備の故障や緊急時のトラブルに迅速な対応ができます。IoTセンサーやクラウド管理システムがあれば、設備の異常を即座に検知し、問題箇所を瞬時に通知します。関係者全員が同じデータにアクセスすることで、迅速な情報共有により、的確な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。
ビルメンテナンスDXを成功させる導入の流れ
ビルメンテナンス業務のDX化は、3つの段階を踏むことで成功に近づきます。以下で流れを解説します。
1. 現場の課題を可視化する
まず、現場の課題を具体的に把握することが必要です。例えば、情報の一元化や可視化ができていない、点検計画や契約管理がアナログである、人為的ミスが多いなど、現状の問題点を洗い出します。課題を解決するためにどのような機能が必要であるかを整理し、目的を明確にします。
2. 小さく始めて段階的に導入する
DX化は、現場への認知と理解促進、ツールの段階的な導入、推進体制の整備などを通じて実現します。一度に全ての業務に導入せず、小規模なトライアルから実施しましょう。測定可能な目標を設定し、1つの業務から始めていきます。組織全体での活用が重要なため、体制づくりも同時に進めます。
3. 導入ツールを選定し効果を検証する
DX化のためのツールを導入する際は、複数のツールやシステムを比較検討します。現場での使いやすさ、現在使用しているシステムとの連携性、機能のカスタマイズの柔軟性、サポート体制など、自社に最適な機能があるかが重要です。導入後は、実際に効果が出ているか常に状況の確認を行い、継続的に検証して評価し、問題点を改善していきましょう。
ビルメンテナンスDXを現場に定着させるポイント
DXをビルメンテナンスの現場に定着させるための、2つのポイントを解説します。
現場スタッフを巻き込む工夫
DXの推進には、経営層の理解はもちろん、社内全体での取り組みが必要です。現場スタッフには、慣れているやり方やこだわりもあります。デジタル技術の導入は、仕事やサービスをより良いものにしていく手段であることを周知し、理解してもらいましょう。また、デジタル技術に習熟したスタッフの育成も重要です。
導入効果をデータで可視化し共有する
DXの導入効果を明確にするため、データによる可視化と共有が重要です。業務時間の削減率、コスト削減額、エラー発生件数の減少など、具体的な数値で成果を示すことで、現場スタッフのモチベーション向上につながります。導入前後の変化を定量的に示すことで、DXの必要性を現場全体で共有し、さらなる改善活動への意欲を高めることができます。
ビルメンテナンスDXにおすすめのツール・サービス
ビルメンテナンス業務のDX化におすすめのツールやサービスについて、3つの機能を解説します。
業務報告・管理を効率化するシステム
業務報告や管理を効率化するなら、クラウド型のシステムが便利です。例えば、外出先でのメンテナンススケジュール全体の進捗状況の確認や、現場からの報告のリアルタイムでの共有といったことが可能になります。スマートフォンを使って現場から報告書を作成する仕組みがあれば、従来よりも工数を大幅に削減でき、現場スタッフの負担軽減にもなります。
設備管理や点検を自動化するIoTセンサー
IoTセンサーを活用した設備管理システムは、温度、湿度、電力使用量などを常時監視し、異常値を自動で検知します。設備の故障予兆を早期に発見することで、予防保全が実現します。空調設備の自動制御機能があれば、システムでの制御ができ、点検業務の効率化や簡略化につながります。
顧客情報や契約を一元管理する機能
建物ごとの契約情報、設備情報、問い合わせ情報などを一元管理するシステムがあれば、維持管理の効率化が可能です。設備台帳やサービス提供履歴などさまざまな情報をまとめて管理できるため、組織全体で同じデータを参照する環境が整います。加えて、他部署との連携も取りやすくなります。
ビルメンテナンスDXの事例
クラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD」を活用し、ビルメンテナンスのDXに成功した5社の事例を紹介します。
「巡回清掃と点検報告をリアルタイムで共有し、品質のばらつきを解消」大栄不動産株式会社様
大栄不動産株式会社では、駐車場の清掃・巡回・設備点検において、協力会社からの報告精度やタイミングにばらつきがあることが課題となっていました。写真の提出が遅れたり、報告内容が統一されていなかったりといった問題があり、オーナーへの報告資料作成に多くの時間を要していました。
ANDPAD導入後は、現場で撮影した写真や作業内容が即時にクラウドへ共有され、管理部門がリアルタイムに状況を把握できるようになりました。報告の遅延や漏れが大幅に減少し、清掃・点検業務の品質が安定しています。また、蓄積された写真データを活用することで、オーナー報告書の作成時間も短縮され、業務全体の効率化につながっています。
「年間2,000件超の設備工事手配を一元化し、作業負荷を約3分の1に削減」株式会社メンテック・エージェンシー様
設備保守・修繕工事を年間2,000〜3,000件扱う株式会社メンテック・エージェンシーでは、協力会社との連絡手段が電話・メール・FAXに散在し、担当者によって引き継ぎ方法が異なっていました。このため、作業手配に大きな負荷がかかり、案件ごとの進捗共有にも時間を要するなど、ミスや情報の行き違いが発生しやすい状況でした。
ANDPAD導入後、工事手配情報をクラウド上で一元管理することで、協力会社との連絡・調整がスムーズになっています。必要な情報を現場・事務所の双方がリアルタイムで確認できるようになり、手配作業にかかる工数は従来の約3分の1に削減されました。情報共有のスピードも向上し、現場対応力の強化につながっています。
参考：ANDPAD導入事例 | 株式会社メンテック・エージェンシー
「写真整理を効率化し、メンテナンス部門の残業時間を50％削減」星野管工株式会社様
設備工事とメンテナンス業務を担う星野管工株式会社では、現場写真や報告書の整理が属人化しており、担当者の負担増加や残業時間の増大が課題となっていました。確認作業に時間がかかり、共有漏れや対応遅延が発生することもありました。
ANDPADの導入により、現場写真・報告書・図面をクラウドへ集約し、現場と事務所の双方が同じデータを確認できる環境が整いました。写真整理の負担が大幅に軽減され、月間残業時間は前年比50％削減されています。共有漏れも減少し、メンテナンス業務の品質と効率が大きく向上しています。
「清掃・小修繕の案件管理を一元化し、協力会社とのやり取りを円滑化」株式会社フロントハウジング様
原状回復工事や定期清掃・小修繕など幅広い管理業務を行う株式会社フロントハウジングでは、協力会社への指示や報告がメールと電話に分散し、進捗管理に時間がかかることが課題でした。現場写真が担当者ごとに保管されており、オーナー報告書の作成にも手間がかかっていました。
ANDPAD導入後は、案件管理・写真共有・チャット連絡を1つのプラットフォームへ統一しました。協力会社とのコミュニケーションがスムーズになり、「言った・言わない」といったトラブルも大幅に減少しています。報告精度が向上し、オーナーへの説明資料の作成スピードも改善しました。
「建物管理データをクラウドへ一元化し、確認時間を大幅短縮」生和アメニティ株式会社様
複数建物の管理・修繕を行う生和アメニティ株式会社では、図面・写真・保証書などの資料が支店や担当者のパソコンにバラバラに保管されており、特定資料を探すだけで多くの時間を要していました。情報共有の非効率さが、業務全体のスピード低下につながっていました。
ANDPAD導入後は、資料をクラウド上で一元管理することで、どこからでも必要情報を検索・閲覧できるようになりました。現場担当者と管理部門の連携がスムーズになり、対応スピードと業務品質が向上しています。データの統合管理により、建物管理全体の効率化が進んでいます。
ビルメンテナンスのDX推進に「ANDPAD」を活用
クラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD」は、ビルメンテナンス業務のDX化におすすめです。チャット機能を活用すれば、案件ごとに関係者へ情報を一斉共有でき、電話やメール、FAXでの個別連絡の手間を解消します。送信した情報は案件ごとに自動で整理され、やりとりの履歴も残るため、言った言わないのトラブル防止にもなります。
また、資料や写真、図面をまとめて管理する機能により、情報の属人化もなくなり、担当者の不在時にもスムーズな顧客対応ができます。
まとめ
ビルメンテナンス業務のDX化は、人手不足や業務の非効率性といった業界の課題を解消する手立ての1つです。業務効率化やコスト削減、属人化の解消が実現し、顧客満足度の向上にもつながります。
クラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD」は、業種を問わず数多くの企業・ユーザーが利用しています。使いやすいUI・UXを実現する開発力と、年間数千を超える導入説明会を実施するといった手厚いサポート体制が特長です。ビルメンテナンスのDX化をご検討の際は、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。
ANDPAD（アンドパッド）は、現場の効率化から経営改善まで一元管理するシェアNo1のクラウド型建設プロジェクト管理サービスです。ANDPADの「サービス概要」「導入メリット・導入事例」「サポート体制」がわかる資料3点セットをご用意しています。
