案件管理の効率化により、生産性向上・工期短縮を実現。施主報告の活用で顧客満足度も高める

株式会社フロントハウジング様のご紹介

兵庫県西宮市、神戸市、大阪市を中心に、収益物件の売買仲介や不動産管理、賃貸仲介など、不動産事業を幅広く展開している、株式会社フロントハウジング様。賃貸マンションやアパートを所有するオーナー様や、不動産投資を考えるお客様から相談を受ける「オーナーズクリニック」をはじめ、お客様に寄り添ったサービスを展開中だ。また、フロントハウジング様は、女性社員を積極的に採用。女性ならではの目線を活かしたきめ細かい不動産管理サービスも、オーナー様から好評を博している。

フロントハウジング様は、管理物件の空室をリフォームする原状回復工事や小修繕に加え、売買仲介に伴う大規模改修工事や、マンション・戸建住宅の新築工事も手がけている。今回は、工事全般の案件管理・工程管理を担当する、株式会社フロントハウジング  工事部 部長 田上様に、ANDPAD導入のきっかけや、導入後の成果について伺った。

管理物件の増加に伴って工事数が大幅に増加、効率化に乗り出す

不動産投資のメリットだけではなく、リスクも明確に伝えていく顧客本位の姿勢が高い評価を受け、2014年の設立以来、事業拡大を続けているフロントハウジング様。管理棟数も順調に増加しており、現在では約2,500戸を管理するまでに成長している。

この事業拡大に伴い、原状回復工事をはじめ、クロスの張り替えや設備の入れ替えを行う小修繕の案件が大幅に増加。繁忙期で月20～30件程度だった案件が100件程度にまで増え、「管理が追いつかなくなった」と、田上様は当時を振り返る。

「以前は、スマートフォンのチャットツールで協力会社とコミュニケーションを取っていましたが、件数が増えるにつれてメッセージの量も増え、大事な情報が埋もれてしまう事態が起きていました。賃貸マンションの場合、同じマンション内でいくつかの部屋が同時に工事対象となることがあるので、ただでさえ管理が複雑です。どの部屋の工事をどの協力会社に依頼したか把握するのが難しくなり、工事の発注漏れも頻発していました。」

同時に、社内での案件管理にも課題が出てきたという。当時は、田上様が作成した表計算ソフトのシートで案件を管理していた。しかし、件数の急増を受けて、田上様以外の社員も情報を更新するようになり、状況の把握が難しくなったという。

「見積もり提出、オーナー様の確認・了承、工事発注と、情報入力のフローは決めていましたが、別のスタッフがどんどん情報を上書きしていくので、状況把握が困難になりました。シートの入力枠が増えて、工期の長い案件が埋もれてしまったり、情報を探すのにも手間がかかっていました。」

案件管理の効率化が急務となっていた時、田上様はテレビでANDPADのCMを目にする。他のツールとも比較検討したが、「案件ごとに立ち上がるチャットルームで、協力会社とやり取りできる」点に魅力を感じ、代表と相談の上、ANDPADの導入を決めたという。

一人で担当できる案件数が大幅に増加、「施主報告」の活用で顧客に安心感を醸成

現在、フロントハウジング様では、原状回復工事・小修繕の案件管理をANDPADに集約。工事が必要な部屋が発生した時点でANDPADに案件を登録し、社内や協力会社と施工に関する情報や写真を共有して、工事を進めている。件数自体は少ないが、大規模修繕工事や新築工事の案件でも、進捗確認のための写真管理・資料共有にANDPADを利用中だ。導入後の変化について、田上様に伺った。

「今も案件は増え続けていますが、一人ですべての案件を管理できているのが、大きな変化です。同じマンション内で複数の部屋の工事があったとしても、案件ごとのチャットルームで協力会社とやりとりができるので、進捗状況がすぐに分かるようになりました。協力会社との『言った・言わない』がなくなり、発注漏れや情報の見落としもなくなりました。」

さらに、フロントハウジング様では、管理物件の定期清掃を行う清掃事業でもANDPADを活用。オプション機能の「施主報告」を導入し、オーナー様とコミュケーションを図っている。

「ANDPAD導入前は、清掃を委託している協力会社の清掃員が撮影した写真をPCに取り込み、PDFの報告書にして月に1度オーナー様へ送付していました。しかし、写真の整理にまで手が回っておらず、撮影した担当者や、細かな撮影日時まで把握できていませんでした。報告書は送っているものの、オーナー様の反応も分からない状態でした。」

現在では、あらかじめANDPADに年・月・週別のフォルダを作成し、清掃員が週1回の定期清掃の際に、該当のフォルダに写真をアップする運用へと転換した。その写真をもとに、月1回ANDPADの施主報告機能を活用し、オーナー様に報告をしているという。運用後の反応はどうなのだろうか。

「スマートフォンに報告内容が届くので、オーナー様も確認しやすくなったと思います。報告に対してスタンプやコメントでリアクションをする機能もあるので、オーナー様の反応が分かるのもいいですね。気になる部分を指摘いただいた場合も、写真が時系列で保管されているので経緯を確認できますし、担当した清掃員にも状況を聞けるので、すぐに対策が打てます。オーナー様に安心して物件管理を任せていただける体制が構築できました。当社としても、写真整理や報告書作成の手間が軽減して助かっています。」

社内コミュニケーションが改善し、工期が約半分に短縮。売上150％増にもANDPADが貢献

田上様は、「ANDPAD導入後、工期の短縮も実現できた」と話す。案件発生から工事完了までの日数は3週間から10日へと半減。原状回復後の空室に新しい入居者を早く迎えられるようになり、オーナー様からも好評だという。

「これまでは、協力会社から工事内容の見積もりをもらった上で、私から賃貸管理部のスタッフに送り、オーナー様の確認を取っていました。担当者を複数経由するので、その間に連絡が止まり、時間がかかっていました。今は、全員がANDPADで見積もりや進捗状況を直接確認できるようになり、素早くアクションを起こせるようになっています。修繕が必要な箇所や古くなった設備も写真で確認していただけるので、見積もりにも納得していただきやすく、オーナー様からも早く返答をいただけるようになりました。」と、田上様。

また、フロントハウジング様では、売上が前年比150％向上。オーナー様からの紹介案件の増加も要因のひとつだが、ANDPAD導入による生産性向上も売上に貢献しているという。

「以前とほぼ変わらない人員で管理物件の増加に対応できているのは、ANDPAD導入の成果だと思います。私自身の体感ではありますが、これまで現場を回っていた移動時間も、月40時間から10時間程度まで減らすことができ、その分案件管理や工程管理に注力できていると感じています。」

お客様へのサービスはもとより、業務環境の整備についても、常に新しいチャレンジを続けているフロントハウジング様。ANDPAD導入にあたっては、協力会社も一緒に前向きに取り組み、すでに問題なく使いこなしているという。

「協力会社からもANDPADは非常に好評です。来期には新築物件が完工するため、さらに案件は増えますが、新しい協力会社や専門工事会社にもANDPADを展開し、お客様の期待に応えていきたいです。」と、田上様は語る。

オーナー様を第一に考え、安心して物件を任せられる体制を着実に築き上げているフロントハウジング様。今後の発展に引き続き注目していきたい。