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請求書の受領のメールは、丁寧な内容で返信することが大事です。受領のメールを送ることで取引先が安心でき、スムーズな取引につながります。この記事では、請求書の受領をメールで返信する目的や例文、書き方のポイントなどを解説します。請求書を保管する際の注意点も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
請求書の受領・管理について、以下の記事で全体像を解説しています。ぜひご覧ください。
関連記事：請求書受領サービスとは？6つの比較ポイント、5つの導入メリットまで徹底解説！
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請求書の受領のメールを送る目的
請求書の受領のメールは、内容を確認したことを伝えるためのものです。メールで受領の確認をした連絡を入れると、取引先に安心してもらえます。請求書に関する誤解や漏れなどを防止し、支払いの手続きが円滑になります。受領のメールは、請求書を送ってくれたことのお礼もかねて送るとよいでしょう。
【例文】請求書の受領のメール
請求書の受領のメールは、内容によって書き方を変える必要があります。ここでは、2つの例文を紹介します。
一般的な請求書の受領のメール
受領のメールは、会社名や担当者名、支払い期日などを具体的に書きましょう。
■タイトル 【株式会社〇〇（自社名）】Re:請求書送付のご案内
■本文 〇〇株式会社〇〇部（部署名） 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇と申します。
〇年〇月お支払い分の請求書を 拝受いたしましたのでご報告申し上げます。
〇〇年〇〇月〇〇日までにお振込みをいたします。 お手数ですがご確認の程お願い申し上げます。
取り急ぎ、請求書到着のご連絡まで。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
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請求書に番号があるケースの受領メール
請求書が複数ある場合、請求の内容がわかるように番号を書きましょう。
■タイトル Re:【株式会社〇〇（自社名）】請求書送付のご案内
■本文 〇〇株式会社〇〇部（部署名） 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇と申します。
先日は請求書Noxxxxxの請求書を拝受いたしました。
お忙しい中ご送付いただき、ありがとうございます。
期日の〇〇月〇〇日までにお振込みいたします。 引き続きどうぞ、よろしくお願いいたします。 |
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請求書の受領メールを作成する際のポイント
請求書の受領メールは、丁寧な書き方と早めの返信が必要です。ここでは、メールを作成する際のポイントを解説します。
丁寧な文面を意識する
請求書の受領メールは、ビジネスシーンで使用する言葉で書く必要があります。「受領いたしました」「今後ともよろしくお願い申し上げます」などの表現を使用し、丁寧に書きましょう。取引先に対して、日頃の感謝や敬意を添えて書くことがポイントです。取引先と良好な関係を築くために、丁寧な言葉遣いを意識します。
受け取った後は早めにメールを送る
請求書を受け取った後は、早いタイミングで確認のメールを送りましょう。確認の連絡が早いと、取引がスムーズになるだけでなく、信頼性も高まるためです。返信が遅れると、取引先を待たせるため注意が必要です。ただし、土日祝日や遅い時間の返信は、ビジネス上のマナー違反になるため避けましょう。
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受領のメールで使用する言葉の注意点
受領のメールでは、受信ではなく「拝受」を使用しましょう。拝受は「受け取る」の謙譲語で、請求書や各種書類などを受け取る際に使用されるためです。請求書は、電子化された場合でも書類に該当するため、受信の表現が適していません。「受領」「受け取りました」などを使用しても問題ありませんが、拝受の方がより丁寧な表現です。
請求書の受領メールを送った後の流れ
請求書の受領のメールを送った後は、手順通りに処理しましょう。ここでは、請求書を受け取ってからの流れを解説します。
関連記事：請求書処理の流れを徹底解説！受領から支払い・保管までを効率化する方法も紹介
関連記事：請求業務の手順と注意点を徹底解説！効率化するための4つの方法もご紹介
1. 請求書の受け取りのメールを送る
請求書の内容を確認した後は、請求書の受領のメールを送信します。内容に間違いがあった場合は、メールで該当の箇所を伝えましょう。請求書が修正されたことを確認した後、再度受領のメールを送ります。
2. 請求書に検印・捺印をする
請求書に不備がない場合は、検印や捺印をします。それぞれ請求書の正当性を承認してもらうために必要です。検印や捺印が必要になる場合は、経理の担当者に請求書を提出しましょう。
3. 「未払い分」としてファイルに保管する
未払いの請求書は、ファイルごとに保管することが大事です。支払い期日が早いものに分けて保管すると、支払いの漏れや遅延を防げます。請求書の管理をシステムに任せると、業務を効率化できるのでおすすめです。
関連記事：請求書のファイリング方法をわかりやすく解説！効率化する方法やポイントもご紹介
4. 期日までに支払いの手続きをする
請求書に記載されている期日までに、支払いの手続きを完了させます。支払いが済んだ請求書は「済」のように、識別できる印をつけます。事前に支払い期日を確認し、関係者とスケジュールを共有するとよいでしょう。
5. 「支払い済み」としてファイルに保管する
請求書の支払いを済ませた後は、支払い済みのファイルに保管します。請求書は後で確認する場合もあるため、保管と整理は必ず行いましょう。他の担当者がわかるように、発行日順に整理することが大事です。
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請求書を保管する際の注意点
請求書は、法律に従って保管する必要があります。ここでは、保管する際の注意点を解説します。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、書類や帳簿などの保存に関する法律です。令和6年1月1日以降、メールで受け取った後、請求書や領収書などを電子的に保存することが定められました。原則として、請求書はPDFの形式で保存します。メールに添付されている請求書をダウンロードし、パソコンやサーバーなどに保存する必要があります。
請求書の保存期間
請求書の保存の期間は、基本は7年間です。欠損金の繰越控除という、赤字を次年度に繰り越しをする場合は、最長で10年間保存します。法人の場合、その年に行う確定申告の期限の翌日から保存期間が始まります。
個人事業主の場合、青色申告者・白色申告者どちらも5年間です。ただし、課税事業者が仕入れ税額控除を受けるためには、7年間の保存が必要です。帳簿も7年間の保存が必要なため、請求書は7年間保存するとよいでしょう。
参考：No.5762 青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越控除｜国税庁
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請求書の受領をメールで行うメリット
請求書の受領をメールで行ったり、電子化したりすることで、コストの削減や作業効率の向上などが期待できます。ここでは、メリットを解説します。
関連記事：請求書の電子化とは？メリット・デメリット、システム導入時のコツや注意点も解説
コスト削減につながる
請求書をメールで送受信すると、紙に関わるコスト全般を削減できます。たとえば、用紙やインク代、郵送、切手代などのコストの削減が可能です。取引先が多い企業ほど、コスト削減の効果が期待できるでしょう。企業がペーパーレス化を推進する場合、施工管理アプリをはじめとしたツールの利用がおすすめです。
業務効率化につながる
メールによる送受信は、請求書作成関連の業務の効率化につながります。請求書の印刷や発送などの作業の手間がなくなるためです。請求書の送付にかかる時間も削減でき、人件費や時間の効率化にもつながります。電子印鑑に対応しているサービスを利用すると、システム上で押印が必要な請求書の作成にも対応できます。
再発行や修正の依頼に対応しやすい
請求書を電子化すると、再発行や修正の依頼に対応しやすくなります。請求日や金額など、取引先に修正を依頼されても迅速に内容を変更できるためです。紙の請求書の場合、修正や再発行は手間や時間がかかりやすくなります。電子化された請求書は、最終的な目視確認は必要ですが、手作業の入力が不要となることで人的ミスの防止につなげることが可能です。
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請求書の送付・受領をメールで行うデメリット
請求書の送付・受領をメールで行う場合、管理の手間や情報漏洩のリスクがあります。ここでは、デメリットを解説します。
請求書の管理が複雑化する
受領時には、請求書の内容や宛先をメールで確認する手間が発生します。請求書管理全般の負担が増すと、支払い漏れなどのリスクが生じることがありますが、これはメールに限った問題ではありません。また、メールでの送受信には、誤送信やセキュリティリスクが伴うため、特に注意が必要です。
ワークフローの変更や従業員教育も必要になるため、請求書をメールに変更するだけでは、必ずしも業務効率化につながるわけではありません。
関連記事：【発行・受領別】請求書をエクセルで管理する方法とは？手順や効率化のコツも解説
情報漏洩のリスクがある
メールでファイルを添付する際には、さまざまなセキュリティリスクが存在します。例えば、誤送信による情報漏洩や、不正アクセスによるデータの流出といったリスクです。特に、請求書のような重要な書類を扱う際には、セキュリティ対策が必須です。最近では、パスワード付きzipファイルの送付も廃止される傾向があり、より安全なファイル送付方法が求められています。
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「ANDPAD請求管理」なら受領から査定、書類保管までを電子化
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建設業特有の要件に対応しており、一般的な請求管理ステムでは対応できない請求管理業務の課題も解決できます。請求書の工事ごとの振り分け、注文・工種との紐づけ、出来高査定や立て替え経費の相殺もできるため、請求書に関する業務の負担の削減につなげられます。
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まとめ
請求書の受領のメールは、取引の内容を確認するために必要です。請求書をメールで管理すると、コスト削減や業務効率化にもつながります。ただし、請求書のメールは管理の手間や負担があるため、施工管理アプリをはじめとしたツールを使用するとよいでしょう。
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