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工事台帳には、工事全体の収支や工事進捗などを記載する必要があります。手書きでも作成できますが、時間や手間、紙での管理の負担を考慮しなければなりません。この記事では、工事台帳を手書きで作成する方法や注意点などを解説します。工事台帳のソフトの選び方も解説するため、ぜひ参考にしてください。
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工事台帳とは？目的と役割を解説
工事台帳とは、取引の詳細や原価などを記載したものです。別名「工事原価管理台帳」や「工事原価台帳」とも呼ばれており、工事全体にかかる費用を把握するために作成されます。各工事の現場における収支や工事進捗などを管理し、原価を把握することで利益につなげることが可能です。
工事台帳を手書きで作成する方法
工事台帳は、テンプレートを活用して作成できます。ここでは、手書きで作成する方法を解説します。
テンプレートを入手する
まずはインターネット上で、テンプレートを入手しましょう。エクセルのテンプレートは無料でダウンロードできるため、工事台帳の作成に活用できます。ただし、記載する項目が多いため、記入に時間がかかります。また、自社の業務に必要なテンプレートがない可能性もあるため、注意が必要です。
工事台帳に必要な項目を記載する
工事台帳には、材料費や経費などの項目を記載する必要があります。ここでは、4つの記載項目を解説します。
材料費
材料費は、工事に必要な材料を購入した費用です。たとえば、建築資材や配管の材料、塗料、接着剤などが該当します。仕入れ先や納品日といった情報も、あわせて記載しておくとよいでしょう。
経費
経費は、工事以外にかかる費用を指します。たとえば、事務所の賃料や水道光熱費、通信費などです。重機のリース費用や事務作業を行う従業員の賃金も、経費として計算されます。
労務費
労務費は、工事に関係する従業員の基本給や賞与、各種手当などのことです。作業時間や残業手当、交通費といった費用も含まれます。工事に直接関わらない部門・職種の従業員の給与は、一般的に労務費には含まれません。
外注費
外注費は、自社で雇用する従業員以外の人に支払う費用です。協力会社や外注先、一人親方など、工事に協力する人たちが該当します。専門工事会社や設計事務所、測量会社に依頼する際も、外注費に計上します。
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工事台帳を手書きで作成する注意点
工事台帳を手書きで作成する場合、時間や手間がかかります。記入ミスや計算ミスなども起こりやすく、作業に対応する時間や人員といったリソースが必要です。修正や検索といった作業にも、時間や手間がかかります。複数の工事を同時に管理する際は、エクセルや専用ソフトなどを使用することをおすすめします。
工事台帳を紙で管理するリスク
工事台帳を紙で管理すると、保管する手間やコストもかかります。台帳には原則5年間（※元請業者など特定のケースでは10年間保存する必要あり）の保存義務があるため、厳重に保管しなければなりません。また、書類の紛失や文字が判読不可能になるなどのリスクもあります。管理する人員の割り当ても必要なため、紙での管理はできる限り避けることをおすすめします。
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工事台帳をエクセルで作成するメリット・デメリット
工事台帳はエクセルでも作成できます。ここでは、メリット・デメリットを解説します。
工事台帳をエクセルで作成するメリット
エクセルを活用すると、導入コストをかけずに工事台帳を作成できます。業務用のパソコンには、エクセルがインストールされている場合が多いためです。操作に慣れている従業員も多い傾向にあり、基本性能を活用して作成できますす。さらにテンプレートを活用すれば、誰でも簡単に作成できます。
また、ファイルの共有も可能です。メールや共有フォルダなどを活用して、エクセルのファイルを複数人で管理できます。情報を一元管理することで、チームでの作業効率を大幅に向上します。
工事台帳をエクセルで作成するデメリット
エクセルで作成した工事台帳は、情報の共有に時間がかかります。ファイルを編集する必要があるため、常に最新の情報をリアルタイムで共有することが困難な場合があります。編集履歴も追えないため、変更や修正により、予期せぬトラブルにつながるリスクもあります。工事件数が増加すると、データ処理の時間がかかるため注意が必要です。
また、関数やマクロの間違いによる、計算ミスも起こります。セキュリティ対策も必要なため、専門的な知識やスキルも必要になります。エクセルを活用する工事台帳は、業務が属人化しやすく、複数人での共同管理体制を構築するのが難しいという側面もあります。
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工事台帳を専用ソフトで作成するメリット
工事台帳は専用ソフトの活用がおすすめです。ここでは、専用ソフトで作成するメリットを解説します。
業務効率化につながる
工事台帳の専用ソフトには、自動計算やテンプレート機能などが搭載されています。入力をはじめとした作業時間を大幅に短縮することが可能です。エクセルや手書きのように、データの入力や集計といった作業の負担を軽減できます。情報を一元管理することで、全体の集計も容易です。在庫管理や販売管理システムなどと連携できると、より業務効率化につながります。
データのバックアップができる
専用ソフトのバックアップ機能を活用すると、データを自動で保存できます。万が一、トラブルが発生しても、定期的なバックアップによってデータの復旧を迅速に進められます。エクセルと違い、リアルタイムで共有できる点もメリットです。最新の情報を共有する際は、専用ソフトの活用がおすすめです。
コストを削減できる
工事台帳の専用ソフトはデータ管理ができるため、人的リソースを抑えられます。リアルタイムの進行管理によって材料費や労務費を管理でき、効果的な配分も可能です。また、自動化によって作業時間や管理にかかる時間や労力も削減できます。クラウド上でデータを管理することで、紙の使用量や印刷といったコストの削減にもつながります。
インボイス制度に対応している
インボイス制度とは、「適格請求書（インボイス）」の発行・保存によって、仕入税額控除を受けられる制度です。建築業は、企業間や免税事業者である一人親方との取引が多いため、制度の影響を受けやすい傾向にあります。インボイス制度に対応する専用のソフトを活用することで、免税事業者からの仕入れをはじめとする複雑な計算にも対応可能です。
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工事台帳の専用ソフトを選ぶ際のポイント
工事台帳の専用ソフトは、操作性やサポート体制などを考慮しましょう。ここでは、ソフトを選ぶ際のポイントを解説します。
快適な操作性がある
工事台帳の専用ソフトは、現場での使用を想定して導入しましょう。ITに不慣れな人でも使用できるように、直感的に操作できることも大事です。インターフェースがわかりやすいものを選び、スムーズな導入につなげる必要があります。入力作業を効率化するため、予測変換機能やマスタ登録機能も重視するとよいでしょう。
サポート体制が充実している
専用ソフトを活用するには、サポート体制も必要です。導入後のトラブルやストレスを最小限に抑えるために、カスタマーサポートを重視するとよいでしょう。導入から運用までをスムーズにできるように、体制を整えているサービスを選ぶことが大事です。操作マニュアルやFAQなども考慮して、専用ソフトを導入しましょう。
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よくある質問（FAQ）
工事台帳が必要となる工事規模は？
工事規模に関わらず、建設業法により工事台帳の作成と保管が必要です。「建設業法などの一部分を改正する法律」において、工事台帳の作成が義務化されています。
工事台帳の保存期間は何年？
建設業法の「帳簿の記載事項等」において、工事台帳の保存期間は原則5年間です。発注者から直接工事を請け負う元請業者の場合、営業所ごとに10年間保存する必要があります。
工事台帳の作成・粗利管理まで「ANDPAD引合粗利管理」で一気通貫
「ANDPAD引合粗利管理」は、データの見える化で経営を改善する、建設業に特化した基幹システムです。顧客管理や営業進捗、粗利・原価管理などのデータを集約し、ダッシュボードでリアルタイムの正確な把握が可能です。システムで作成した見積りを現場粗利管理の起点にし、実行予算・受発注まで一貫して管理できます。
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まとめ
工事台帳は手書きでも作成可能ですが、作業負担や記入ミス、紙の保管などの負担が増えます。エクセルで管理する場合でも、ファイル管理の手間や入力・計算ミスといった、さまざまなリスクがあります。それぞれの負担やリスクを軽減するには、請求管理ソフトの活用がおすすめです。
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