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図面管理とは、建設図面や製品の設計図面などを適切に整理・保管することです。この記事では、図面管理の方法を改善したい人に向けて、図面管理の概要や主な方法、図面管理における課題を解説します。また、図面管理システムの概要や機能、活用するメリット、選び方についても解説するので、ぜひ役立ててください。
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図面管理とは
図面管理とは、技術資料を体系的に利用、整理、保管、更新することです。建設業における建築図面や製造業における製品の設計図面などが、それにあたります。多くの図面は、建築士法や製造物責任法（PL法）などの法律で保存期間が定められているため、適切に管理することが法的にも実務的にも重要です。
図面管理の3つの方法
以下では、図面管理の3つの方法について、それぞれ解説します。
紙のまま保管する
紙面保管は、紙の図面をそのままファイリングして保管する、従来の方法です。紙のまま保管するため、初期コストが低く、図面に直接書き込めるという利点があります。しかし、図面が増えると管理コストが上昇し、紛失リスクも高まります。さらに、必要な図面を探す手間や、関係者との共有の困難さも課題となっています。
共有フォルダで管理する
紙の図面をデータ化して、共有フォルダに保管する方法です。紙の図面をスキャンしてデジタル化したり、元々の図面データをCADデータやPDFファイルに変換したりします。必要な図面を迅速に検索できるようになり、部門間や関係者との共有も容易になるなど、紙面保管に比べて多くの利点があるのも特徴です。物理的な保管場所が不要となり、経年劣化の心配もありません。
図面管理システムを活用する
図面管理ができる専用のシステムを利用する方法です。専用システムは、大量の図面を体系的に整理し、瞬時に検索・閲覧できる機能を備えています。また、権限設定により安全な共有ができ、社内外問わず連携もスムーズです。
多くのシステムは操作性が重視され、専門知識がなくても容易に使用できます。クラウド型のサービスであれば、物理的な保管場所が不要になり、災害時のデータ保護にも有効といえるでしょう。
協力会社への資料送付や、電話のやりとりでお悩みの方向けに、情報共有にフォーカスして、業務効率化につながるANDPADの活用方法をご紹介しています。
図面管理における課題・トラブル
以下では、図面管理における6つの主な課題やトラブルについて解説します。
図面の紛失や多重製図が発生する恐れがある
適切な図面管理がなされていないと、図面の紛失リスクが高まります。さらに、既存の図面の所在が不明になり、すでに作成済みの図面を再度作成するなど、無駄な作業が生じる可能性があります。
図面の履歴管理ができていない
図面の履歴管理（バージョン管理）が不十分だと、最新版の特定が難しくなります。その結果、誤って旧版を関係者に送付したり、設計ミスやトラブルを引き起こしたりする恐れがあります。
図面の検索に時間がかかる
図面が適切に整理されていないと、必要なときに容易に見つけられません。重要な図面を探すのに余計な時間がかかり、作業効率が低下します。納期の遅れや品質低下につながる可能性があります。
属人化が起きる可能性がある
図面管理が一部の担当者に限定されると、情報の属人化を招きます。適切な共有がないと、担当者の退職や長期休暇時に必要な図面が、入手できなくなる恐れがあります。業務の継続性や効率性に影響が出るでしょう。
案件情報の属人化による対応漏れやクレームでお悩みの方向けに、案件情報の一元管理にフォーカスした業務効率化につながるANDPADの活用方法をご紹介しています。
印刷・輸送・保管にコストがかかる
紙で図面管理する場合、印刷や輸送に関わる費用が発生します。また、紙の経年劣化や不適切な取り扱いによる破損のリスクがあるため、適切な保存環境の整備や修復作業など、追加の管理コストが必要になります。
セキュリティ対策が十分にできていない
図面のセキュリティ対策が不十分な場合、深刻な問題が生じる可能性があります。誰でも閲覧可能な状態での保管は、機密情報の漏洩や盗難のリスクを高めます。データでの管理でも、適切なアクセス制限がないと、誤って図面を削除したり、重要なデータを上書きしたりする危険性があるため、十分な注意が必要です。
図面管理を効率的にするためのポイント
効率的な図面管理のためには、すべての図面をデータ化し、安全かつアクセスしやすいファイルサーバーに保管します。検索性を高めるため、フォルダとファイルの命名ルールを明確に定め、統一しましょう。バージョン管理は徹底し、常に最新版が識別できるようにします。
また、セキュリティを確保しつつ、効率的な協業を実現するため、外部との図面共有に関する明確なルールを策定します。これらのポイントを押さえることで、図面管理の効率化とリスク低減を同時に達成できるでしょう。
図面管理をする際の注意点
データでの図面管理をする際には、マルチデバイス対応にし、場所を問わず図面にアクセスできる環境を整えると便利です。セキュリティ対策は徹底し、アクセス権限の適切な設定や暗号化技術の導入で、情報漏洩を防ぎます。バックアップは定期的に実施し、システム障害やデータ損失に備えます。これらの対策により、効率的かつ安全な図面管理が可能となります。
図面管理システムとは
図面管理システムは、図面や設計資料を一括で管理できるシステムのことです。紙の図面やCADデータ、PDF、Office文書など、多様な形式の図面を一元的に管理できます。保管機能だけでなく、検索機能や安全な共有機能を備えており、システムによってさまざまな機能が提供されています。
導入形態としては、オンプレミス型とクラウド型があり、さらに製造業や建設業など、特定の業種に特化したシステムも存在します。
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図面管理システムの代表的な機能
図面管理システムには、主に以下のような機能があります。
図面の検索：キーワードや属性で迅速に図面を検索
図面のスキャン、変換：紙の図面をデジタル化し、各種フォーマットに変換
図面プレビュー：図面を開かずに内容を確認
自動採番：新規図面に自動的に番号を付与
図面管理システムを導入するメリット
ここでは、図面管理システムを導入することで得られる4つのメリットについて解説します。
図面を一元管理できる
図面の保管が各所に分散していると、必要なときに入手することが困難です。しかし、図面管理システムによって、図面データを1箇所に集約すれば、効率的に管理・アクセスできます。
図面を探すのに手間がかからなくなる
図面管理システムを導入すると、キーワードやカテゴリーで容易に図面を検索でき、探す手間が大幅に削減されます。
図面の共有がスムーズになる
図面管理システムを導入すると、図面をシステム上で共有可能です。社内外の関係者ともスムーズに情報を共有でき、業務効率が向上します。
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コスト削減につながる
図面管理システムを導入し、図面管理をデジタル化することで、印刷や輸送、保管のコストが不要となります。紙のままだと起こり得る、経年劣化の心配もなくなります。
図面管理システムを選ぶときのポイント
図面管理システムを選ぶ際には、まず、オンプレミス型かクラウド型かを検討します。オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築し、自社で管理します。クラウド型は、システム会社のサーバーにアクセスしてサービスを利用します。クラウド型は管理負荷を軽減できる点が特徴となります。
次に、検索機能の精度を確認し、必要な図面を迅速に見つけられるかを確認しましょう。また、セキュリティ機能や操作性、多言語対応があるかなども確認しましょう。
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ANDPADでスムーズな図面管理が可能に
クラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD（アンドパッド）」でも図面管理が可能です。ANDPADをご導入いただき、図面管理の効率化を実現された事例をご紹介します。
複雑な設備工事の業務効率化に成功した事例
株式会社和晃様では、協力会社へ大量の図面をメールで共有していたため、送信漏れで最新の図面が共有できず、無償の手直し工事が発生していました。同時に、工事写真の管理の手間や、KY活動のシート様式が統一されていないという課題も感じていました。
ANDPADを導入することで、常に最新の図面を閲覧できるようになり、無償の手直し工事が削減され、粗利率が改善しました。写真整理や報告書作成も効率化され、顧客満足度向上にもつながっています。報告出力レイアウト機能により、KYシートの様式が統一され、安全意識も向上しました。
社員や協力会社との情報共有が円滑化した事例
1stSERVICE株式会社様では、社内資料を社内サーバーに保存していたため、外部との図面のやり取りにはFAXを使用し、時間と労力がかかっていました。日報・勤怠管理のデジタルツールに資料共有機能がなかった点も、業務の効率化を妨げていました。
ANDPADを導入することで、モバイル端末を通じて、クラウド上で一元管理している社内資料を現場でも確認できるようになりました。図面や仕様書の変更をリアルタイムで共有できるようになり、事務処理の負担も大幅に軽減されました。
リアルタイムな資料共有・台帳作成の効率化に成功した事例
株式会社大匠アーキプロ様は、ANDPADを導入したことで、社内で担当者が不在の場合でも、計画図面の印刷や議事録の確認で待ち時間が発生することがなくなりました。スマートフォンやパソコンで図面の最新データをいつでもどこでも確認・共有できるようになり、関係者とのリモート会議でも最新版の工事図面をもとに、打ち合わせが可能となりました。
黒板機能を活用することで、写真の仕分け作業と台帳作成の時間が従来の1/3に短縮され、事務作業の業務効率化が図れ、残業時間も削減されました。
まとめ
図面管理は、建築や製造業における技術資料の整理・保管・更新のことで、法的・実務的に重要です。従来は紙での保管が一般的でしたが、図面の紛失リスクや履歴管理の不備、検索の手間、属人化のリスクなどの課題があります。図面管理の効率化には、データ化と安全なシステムでの管理が不可欠です。
クラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD（アンドパッド）」は、業種を問わず、数多くの企業・ユーザーに利用されています。年間数千を超える導入説明会の実施と、使いやすいUI・UXを実現する開発力による手厚いサポートが特徴です。図面管理に関するお悩みがある人は、ぜひ一度お問い合わせください。
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