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エクセルで図面管理をする場合、図面をエクセルデータに書き換えたうえで、パソコンで保存する必要があります。この記事では、図面管理をエクセルで行うメリットやデメリットを解説します。あわせて、図面管理システムを活用するメリットやデメリット、図面管理の注意点についても解説するので、施工管理を行う建設会社の担当者は、参考にしてください。
最新の図面をクラウド上に格納・共有でき、図面上で是正指示の集約や写真管理などを実現する「ANDPAD図面」について下記で詳しくご紹介しています。
関連記事：図面管理アプリならANDPAD図面｜最新の図面をクラウドに格納・共有、図面上で是正指示の集約や写真管理などを実現
ANDPADには最新図面データの共有・一元管理、バージョン管理などができる「図面機能」があります。ご利用企業様における具体的な活用方法・導入効果をまとめた事例集をご紹介しています。
図面管理方法を見直す理由
図面管理方法は、適宜見直すべきです。その理由を2つの観点から解説します。
ミスを減らすため
図面管理方法を見直し、ルールを設ける、システムで体系的に管理するなどの方法によりミスが減らせます。処理すべき図面が増えると、取り違えや発注ミスが起こりやすくなります。
属人化を防ぐため
図面管理では、属人化を減らし、協力できる作業体制を整えることが求められます。図面の管理を一部の従業員のみが行う場合、担当者が不在のときに、図面の場所がわからない状況になりかねません。
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図面管理の方法
図面管理の方法は、エクセル、図面管理システム、紙の利用が一般的です。それぞれの方法を解説します。
エクセルを使う
エクセルデータに書き換えた図面を、パソコンで保存する方法です。一般的には、テンプレートやマクロを利用します。
図面管理システムを使う
図面管理システムは、種類によっては、図面の作成、編集に専門知識は不要です。CADシステムと連動しているものもあります。
紙を使う
物理的な紙図面をファイルや棚などにファイリングして保管する方法です。直接書き込めるメリットがある一方で、持ち運びには不向きです。
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図面管理をエクセルで行うメリット
図面管理をエクセルで行うときのメリットを2つに分けて解説します。
業務負担が軽減できる
紙での管理と比較して、エクセルでの管理は図面の変更や更新が自動的にできるため、業務負担が軽減できます。基本操作を覚えることが容易なため、教育にかかる負担も不要です。過去の図面を短時間で検索できることから、データ探索の時間も減らせるでしょう。
コストを削減できる
エクセルは、多くの企業が導入しています。業務で使うパソコンに初期段階からダウンロードされていることが多く、新しくソフトウェアを購入したり、ダウンロードしたりする必要がありません。
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図面管理をエクセルで行うデメリット
図面管理をエクセルで行う場合、ミスやセキュリティに注意しましょう。ここでは、デメリットを2つに分けて解説します。
入力ミスや重複が発生しやすい
エクセルは手入力が基本です。そのため、ミスや重複が発生しやすいデメリットがあります。また、誰でもデータを操作できるため、情報を削除したり改ざんしたりするリスクもあります。エクセルは編集履歴が追えないため、原因の特定が困難です。
セキュリティ面で課題がある
エクセルデータはコピーや共有が容易にできてしまうため、第三者に情報が漏れる危険性があります。エクセルは、特定のメンバーには一部の情報だけを閲覧可能とする、といった細かな権限設定ができないためです。
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図面管理システムのメリット
図面管理にエクセルではなく、図面管理システムを使う方法もあります。ここでは、メリットを3つに分けて解説します。
効率的にデータ管理ができる
図面管理システムは、図面だけでなく、関連する3Dデータや技術資料、作業手順書などを紐づけて一元管理できます。検索機能も充実しているため、すばやく図面を探し出せるでしょう。類似の画面を探し出す検索機能を備えたシステムもあります。データの自動入力機能もあるため、入力や検索の手間が削減でき、効率的にデータ管理が可能です。
図面の履歴を確認できる
図面管理システムは、エクセルと異なり、図面の変更履歴を確認できます。いつ、誰が変更したかが明確であるため、変更に伴うトラブルを避けられます。
安全に管理できる
図面管理システムの閲覧や編集などは、利用者の職務や決定権に応じた設定が可能です。また、データを暗号化する機能や、決まったタイミングでバックアップする機能など、機能が充実しているものもあるため、安全に管理できます。
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図面管理システムのデメリット
効率性と安全性に優れる図面管理システムにもデメリットがあります。ここでは、2つのデメリットを解説します。
初期費用がかかる
図面管理システムを導入する際は、システムの導入費用、インストール費用、トレーニング費用などの初期コストが必要です。数百万～数千万円の初期費用とあわせて、維持費用・サポート費用が初期費用の10～20％かかる場合もあります。
新しいシステムに慣れるまでに時間がかかる
自社に新しいシステムを取り入れる場合、使いこなすための学習と習熟が必要です。初期段階では、操作ミスが生じることを考え、慣れるまでの時間を加味しなくてはなりません。
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図面管理の注意点
図面管理の注意点を解説します。
ファイルの名前を決めておく
図面管理は、ファイルの命名ルールを統一しておきましょう。何がどこにあるかが明確になり、検索効率が向上します。名前には、図面の種類、番号、バージョン、最新更新日を記載するとよいでしょう。
保存フォルダのルールを決める
図面データを管理するフォルダも「現場別」「種類別」「日程別」など分類のルールを事前に決めましょう。分類ごとに、フォルダを作成します。
更新する前のデータを保存する
図面管理は、更新する以前のデータも保存しておきましょう。クライアントから以前のバージョンを求められる場合もあるためです。状況に応じて、古いデータの提示要求にも備えることが大切です。
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図面管理のコツ
図面管理をスムーズに行うために、意識すべきコツを2つ解説します。
最終図面データを明確にする
図面管理では、どれが最終図面データなのかを明確にしましょう。誤って過去のデータを使用すると、トラブルに発展しかねません。最新データを把握する方法には、図面のファイルに更新日を入れるようにする、図面の更新履歴を記録するツールを導入するなどがあります。
データは一元管理する
管理ツールを1つに統一することで、管理や図面を探す手間を削減できます。保管場所をパソコン、クラウド、紙などから1つに絞り、一元管理しましょう。データを統一させることで、他部署との共有もスムーズになります。
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図面管理はANDPAD（アンドパッド）がおすすめ
図面管理には、クラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD（アンドパッド）」がおすすめです。ANDPADに図面を格納して一元管理することで、必要な時に必要な図面を即座に確認できるメリットがあります。
また、最新情報を関係者にリアルタイムで共有できるため、認識の行き違いや、工事の手戻りを防げます。ペーパーレス化を実現できるため、かさばる図面を持ち運ぶ手間も不要です。
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まとめ
図面は、ミスや属人化を防ぐために、適宜管理方法を見直しましょう。図面管理をエクセルで行う場合、業務負担やコストを削減できる一方で、入力ミスが発生しやすい、セキュリティ面に不安があるなどの課題があります。
図面管理システムを導入することで、効率的かつ安全に図面を管理できます。図面管理は、業種を問わず、数多くの企業・ユーザーが利用しているクラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD（アンドパッド）」が、おすすめです。年間数千を超える導入説明会を実施するなど、手厚いサポートも特徴です。
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