数百枚の図面管理もスムーズに！複雑な設備工事で業務効率化による意識改革

株式会社和晃のご紹介

1973年3月設立の株式会社和晃は、滋賀県東近江市に本社を置き、滋賀県内を中心に事業展開している。主に半導体や食品といった製品工場の生産ラインに付帯する設備工事を手掛けている。他にも、空調・換気設備、給排水衛生、ガス、消防防災設備、上下水道工事、一般土木、建築工事、クリーンルーム、プラント設備、ビル・工場の省エネルギー診断および省エネ改修工事など幅広く展開している。

そんな同社では従来、施工記録が担当者ごとで属人化しており、共有や引き継ぎが困難な状況になっていた。写真や図面、資料の共有がうまくできず、品質管理や引き継ぎに支障があった。そのため、スマートフォン端末でも活用できる施工管理システムANDPADを導入し、写真や図面、資料をデジタル化して一元管理することにした。 案件ごとにフォルダを作成し、現調写真、工事写真、図面、積算資料などを一元管理するルールを定めたり、大型案件と小規模案件で運用を分けるなど、実態に合わせてシステムの運用ルールを策定し、社内外に周知・教育を行った。

その成果について、ANDPAD推進者で営業部の江畑様、同じく営業部の春藤様と、工事部の向嶌様に話を聞いた。

無償の手直し工事が激減、粗利率の改善につながった

下請け工事の場合、まず元請け会社から建築や電気工事の図面が送られてきて、積算を依頼される。社内で見積もりを作成して契約が成立したら、予算を立てるために営業部門が受注を上げ、工事部門にその書類を渡す。その後、現場で予算管理を行いながら工事を開始する。着工前後、現場監督は現地調査や施工管理の中で写真を撮影しながら記録を残し、工事完了報告書を作成して顧客に提出する。　

同社は従来、会社のサーバーで資料を共有していたが、現場監督の中でもサーバーにデータをアップロードする人、しない人がいた。そのため、例えば工事の写真が必要になったとき、担当者のPCおよびハードディスクには写真があるが会社のサーバーにはない、といった問題が発生していた。

また工事が完了した後、元請けに対しては、アフターサービスも含めて基本的に工事担当者が引き続き対応する。ただし、その担当者が退職したりした場合、他の担当者が引き継ぐ必要がある。そのときに資料がどこにあるのか分からないというケースもあり、こうしたことが経営上の課題となっていた。
　
また、同社の工事に関わる設備設計図だけでも、大きな現場では100枚を超える。他の図面を含めると、合計で300枚近くに上るケースもある。協力会社には図面をPDF化してメールで送信していたが、送信漏れが発生していた。また、最新の図面がうまく共有できておらず、顧客のクレームにより不備が発覚して、無償で手直し工事をしなければならないといった問題が生じていた。　

ANDPAD導入後は、基本的にすべての図面をPDF形式でまとめて管理し、ANDPAD上で常に最新の図面を閲覧できるようにしている。そうすることで施工不良が減り、「クレームによる無償の手直し工事の削減や業務効率化につながった。それによって粗利率も改善された」と江畑様は話す。今のところ仕事の案件が増える一方で、粗利率の目標値は毎年上回っており、そこにANDPADが少なからず貢献しているようだ。

数千枚の写真管理を効率化、報告がスムーズになり顧客満足度アップ

現場では一般的に、水道の配管、ダクトの設置など10社以上の協力会社が関わるため、各工事ごとの施工品質のチェックが必要で、現場監督は建物が仕上がっていく各段階で状況を追跡しなければならない。そのため、写真の枚数は1件当たり数千枚に上ることもある。

ANDPAD導入前は、デジタルカメラで撮影した写真を会社のパソコンに取り込み、表計算ソフトで整理していた。中には、写真を撮る習慣がない社員も多かった。それらが課題で、写真の撮影からデータの共有・管理を効率化できるツールを探していた。

ANDPAD導入後は、全員が写真を撮って案件別にアップロードする習慣をつけることで、これまでの施工実績や使用した方法、材料などについて誰でも写真から確認できるようになった。現場での作業結果をアップロードし、別の現場にいる上司がそれをリモートでチェックして指摘することも可能となる。また、調査時に撮影した写真をもとに、後で分からないことがあればANDPAD上で相談もできるようになった。

施工写真の整理作業が効率化され、「1日かかっていた整理作業が半日程度に短縮された」（向嶌様）という。移動時間の削減や退社時間も早まり、他の業務にも時間を割けるようになった。また、営業から工事への引き継ぎがスムーズになり、対応スピードが向上した。

ANDPADで写真を管理するようになり、報告書の作成も効率化できた。さらに、報告書を通して顧客満足度の向上につなげている。例えば、表計算ソフトで写真を並べただけの報告書を顧客に渡しても、一見何の報告書なのかが分かりにくい。しかし、ANDPADの報告書作成機能で表紙をきちんとつけることで、一目で「あの現場の報告書だ」と分かるようになる。顧客に対しては、「きちんと報告書を作ってくれた」という印象を与えられ、「施工管理がしっかりしている」というアピールにもつながっている。

また、施工実績の写真をANDPADから容易に探せるようになり、顧客への報告や説明がスムーズになった。報告書の作成も効率化され、顧客からの評価が上がり、顧客満足度の向上につながった。

KY活動の簡素化で、安全意識の向上へ

作業中の労働災害を未然に防ぐため、現場監督が作業当日、危険要因を作業関係者に事前周知する「KY（危険予知）活動」というものがある。同社では元請け工事の現場でも、自社でKY活動を徹底し、習慣として定着している。

　しかし、1日で終わるような小規模工事の場合、KYシートを作るのが面倒と感じている人も多い。また、KYシートを作成したい気持ちはあっても、一度会社に戻ってからパソコンを立ち上げて作成するとなると時間的に難しいこともある。

　そのため、ANDPAD導入以前はKYシートの作成漏れが生じていた。また使用するフォーマットが担当者ごとにばらばらだった。半分以上の人がそもそもKYシートを作っていない状態だったが、KY活動は労働災害防止には欠かせない。そのため、ANDPADの報告出力レイアウト機能を活用して、より簡単に入力できるようにし、危険要因をきちんと書き出し、出力して現場に持っていくようにした。

　報告出力レイアウト機能により、入力フォーマットを統一し、外出先でもKYシートの作成ができるようになった。外出先でKYシートを事前に作成して、自動生成されたPDFを印刷し、それを持って現場に行き、当日作業員にサインをもらうという形で運用している。KY活動を実施したことをチェックするために、KYシートの写真をANDPAD上にアップロードしている。

　また、KYシートを作成した時点で、社員全員に通知が行き渡るため、危険要因をあらかじめ認識してもらえるようになった。こうした取り組みを通じて、社員も自分たちが作成したKYシートをきちんと見てもらえているという気持ちが芽生えてきた。ANDPADの活用が業務効率化だけでなく、協力会社や社員の意識改革にもつながっている。