ANDPADで実現された「リアルタイムな資料共有」と「台帳作成の効率化」

株式会社大匠アーキプロのご紹介

2002年設立、RC造の設計・施工管理を行う一級建築士事務所。沖縄県内のハウスメーカー共同住宅部門で上位5社にランキングされ、これまで360棟以上の受注実績があり、そのうち約6割は協力会社やリピーター・紹介によるものだ。会社の理念でもある「匠の技で築く信頼」を全社員が徹底し、最適な賃貸経営アドバイスやアフターフォローも高評価で堅実な仕事ぶりが評価されている事が伺える。

同社では紙による情報共有が主流で、直行直帰が多い現場代理人と本社にいる設計担当者の間で納まり・図面変更などの情報共有までにかかる日数や、写真整理に要する時間などデータ管理や共有方法に以前から課題を感じており、今後のリモートワーク対応や働き方改革における効率化、業者間の連携も視野に入れ2022年にANDPADの導入を決めた。

施工管理と黒板機能を利用することで、どのようなDX成果が上がったのか、取締役設計部長の大城様に話を伺った。

外出先でも急な問い合わせへの対応が可能に

同社の案件では、まず新規顧客からの問い合わせに対して営業担当が企画を立案し、それに基づき設計担当が図面を作成し、打ち合わせを重ね契約に至る。その後、建築確認申請を行い着工。現場代理人がスケジュール管理し、建物を竣工。最終的にお施主様に引き渡される。これが基本的な業務の流れだ。このような業務の中で、取引先を含めた社内外での情報共有の仕組みに課題があった。

ANDPADを導入する以前は、各担当者が図面・案件の資料や議事録を管理していた。そのため図面印刷や最新の議事録を確認する際は、担当者がその場に居る必要があった。現場検査や打合せなど担当者不在の場合は戻り次第の対応となっていたため、待ち時間が発生していた。

協力会社との図面共有にはメールが主で、発注表などはFAXで送信することが多い。メール送信後に電話で確認する必要があるため、メールチェックしていない会社は変更前の古い図面を現場に持参することがあった。

ANDPADを導入後は、各担当者のPCや社内サーバーに点在した資料 (CADデータ・紙・議事録など)を、ANDPADの案件フォルダに一元管理することで、協力会社とも常に最新のデータを共有することが可能となった。さらにデータ形式はPDFに統一することで、担当者不在でも資料を容易に閲覧し、印刷できることでタイムロスが減った。クラウド保存されているため、外出先や急な問い合わせにも、スマホやタブレット端末を活用し対応できるようになった。

これにより、資料を確認・編集できるようになったため、情報共有がスムーズにおこなわれるようになった。

1案件300枚の写真を選別する作業時間が大幅に短縮

写真管理に関しては、着工前の現場の状況や、鉄筋・型枠を組んだ時、内装仕上げ、完成など、現場代理人が工程ごとに写真を撮影している。1つの案件ごとに300枚近くに上る。

ANDPADを導入する以前は、現場代理人がデジカメで写真を撮影。1日中現場での仕事が多く、写真整理に割く時間が限られ、仕分けをする時間がなかった。

検査機関への提出書類は1案件当たり約30ページ。1枚1枚選んだ写真を表計算ソフトに貼り付けて作成するため、設計担当者が案件や工程ごとに300枚の写真から、日付や図面と照らし合わせながら90枚前後、選別・整理していた。

ANDPAD導入後は、黒板機能を使い現場代理人が案件の「写真フォルダ」に各工程の写真をアップすることで、後工程での「探す」「仕分ける」作業が削減できる。パソコンであらかじめ準備しているテンプレートを活用することで、「情報を記載する」作業を簡易化することが可能になった。

これにより、設計担当者は「まとめる」作業に集中できる。台帳作成も写真を選定し、ボタンを押すとテンプレートに写真と黒板の文字情報が転記されるため、工数が削減でき、1時間程度かかっていた業務を20分程度に圧縮することができた。

黒板機能を活用することで写真の仕分けが簡単になり、後工程の確認作業が激減。さらに台帳作成とも連動しているため効率よく作業でき、大幅に時間が短縮された。

ANDPADの活用拡大と、さらなる業務効率化の展望

こうした業務効率化により、1日かかっていたデータの仕分けと整理などの事務作業が半日で終わるようになり、残業時間を減らした働き方改革につなげることができた。

ANDPADの導入においては、マニュアルを作成し、関係者全員に利用方法を広めた。ANDPADの担当者が定期的に沖縄県を訪問して勉強会を開き、システムの使い方を教えている。新しいシステムになじみやすくするため、最初はログインの方法を覚えるところから始め、資料の閲覧、写真のアップロード、黒板機能など、ステップアップ方式で機能をマスターできるように進めた。資料の作り方や外出先での使い方なども習得できるようにした。

従来は、現場での変更など、営業担当・設計担当・協力会社間の連絡は現場監督を経由して負担があったが、ANDPADの導入により、各担当者間で直接連絡できるようになり、効率よく情報共有ができるようになった。変更点などをリアルタイムで共有でき、コミュニケーションが改善された。

今後はより多くの協力会社に、ANDPADの利用を広げていく計画だ。工事完了物件の納まりやデザインなど、設計や施工にフィードバックすることで品質向上に繋げたい。リモートワークができるような体制づくり。今は表計算ソフトで管理している工程表などについてもANDPADへ移行するなど、さらなる業務効率化を目指す。