ファクタリングの必要書類｜役割・請求書なしの対応・契約別の違いを解説

ファクタリングを利用する際は、請求書や通帳など複数の書類を提出する必要があります。ただし、必要書類は一律ではなく、契約形態や利用するサービスによって内容が異なる点に注意が必要です。

また、「請求書がない場合でも利用できるのか」といった疑問を持つ方もいます。本記事では、ファクタリングで求められる必要書類の種類と役割、請求書なしで利用する方法などを解説します。

ファクタリングの必要書類

ファクタリングの必要書類は、利用する会社や契約形態によって異なります。ただし、申し込み時に求められやすい基本書類と、審査内容に応じて追加提出が必要となる書類はある程度共通しています。

ファクタリング会社は、提出書類をもとに主に以下について確認するのが一般的です。

• 売掛債権が実在するか
• 売掛先との取引実績があるか
• 申込者が信頼できるか

書類が不足していると審査や入金が遅れる可能性があるため、申し込み前に必要書類を整理しておきましょう。

申し込み時に準備すべき主な必要書類

ファクタリングの申し込みでは、売掛債権の内容と取引実績を確認できる書類が基本です。とくに、請求書・入出金明細・本人確認書類は提出を求められるケースが多いため、事前に準備しておきましょう。

主な必要書類は、以下のとおりです。

これらの書類が揃っていると、ファクタリング会社が取引の実態を確認しやすくなり、審査もスムーズに進みます。

請求書に加えて、発注書や契約書などの取引内容を補足できる書類も重要です。これらをあわせて提示することで、売掛債権の信頼性をより明確に示せます。

追加で提出を求められることがある書類

基本書類の他に、法人の実在性や経営状況を確認するための書類を求められる場合があります。とくに、初回利用や買取金額が大きい場合、書面契約を行う場合は追加書類が必要になることがあります。

主な追加書類と確認内容は、以下のとおりです。

個人事業主に必要な書類は、後ほど詳しく紹介します。

オンライン完結型サービスなどでは一部書類が簡略化されることもありますが、審査内容によっては追加提出を求められる場合もあります。提出を求められた際にすぐ対応できるよう、自社で保管場所を確認しておくと安心です。

【書類別】ファクタリングの必要書類の内容・役割

ファクタリングで提出する書類は、それぞれ役割が明確に分かれています。

重要なのは、請求書や通帳などの「実際の取引を裏付ける書類」です。これに加えて、法人情報や財務状況を示す書類が必要に応じて求められます。

以下では、それぞれの書類がどのような目的で提出されるのかを解説します。

請求書｜売掛債権を示す基本書類

請求書は、ファクタリングにおいて最も重要な書類であり、売掛債権の存在を示す根拠です。記載された請求金額や支払期日、取引先情報をもとに、ファクタリング会社は回収可能な債権かどうかを判断します。

そのため、以下について正確に記載されていることが重要です。

• 発行日
• 金額
• 支払期日
• 取引先名

不備がある場合は確認に時間がかかり、審査が遅れる可能性があります。発注書や契約書とあわせて提出することで、取引の信頼性を補強できます。

発注書・契約書・納品書｜請求書を補完する書類

発注書や契約書、納品書は、請求書だけでは判断しきれない取引内容を補足する書類です。これらにより、取引が実際に行われていることや、契約に基づく請求であることを確認できます。

とくに発注書や契約書は、売掛先との継続的な取引関係を示す材料となり、信用評価の向上につながります。納品書に受領印や確認記録がある場合は、取引完了の裏付けとして有効です。

複数の書類を組み合わせることで、審査はスムーズに進みやすくなります。

入出金明細・通帳コピー｜取引実績を確認する書類

入出金明細や通帳コピーは、売掛先との取引実績や入金履歴を確認するための書類です。過去の取引状況をもとに、継続的な取引関係や入金の安定性が判断されます。

一般的には、直近3〜6か月分の履歴提出が求められることがあり、売掛先からの入金実績が確認できると評価につながります。ネットバンキングの場合は、取引明細の画面やPDFでも提出可能です。請求書だけでは補えない信用情報を補完する役割があります。

本人確認書類｜契約時に必要な書類

本人確認書類は、契約者の身元確認や不正利用防止のために提出が求められる書類です。一般的には、運転免許証やマイナンバーカードなどの顔写真付き書類が利用され、反社チェックなどにも活用されます。

有効期限内であることに加え、氏名・住所が明確に確認できる状態で提出することが重要です。顔写真がない書類の場合は、複数点の提出が求められることもあります。

近年はオンライン提出が主流で、スマートフォンで撮影した画像データで対応できるため、比較的準備しやすい書類です。

商業登記簿謄本｜法人情報を確認する書類

商業登記簿謄本は、法人の実在性や代表者情報を確認するための書類です。以下のような内容が記載されており、企業としての信頼性を判断する材料となります。

• 会社名
• 所在地
• 設立年月日
• 役員情報

ファクタリング会社は、この書類をもとに正式な事業者であるかを確認します。法務局で取得でき、窓口であれば即日発行が可能です。

オンライン申請や郵送でも取得できますが、数日かかる場合があるため、早めの準備が必要です。

印鑑証明書｜書面契約などで必要になる書類

印鑑証明書は、契約時に使用する印鑑が正式に登録された実印であることを証明する書類です。主に書面契約の場合に提出が求められ、契約の法的有効性を担保する役割があります。

法人は法務局、個人は市区町村で取得可能です。ファクタリング会社では、発行から3か月以内のものが有効とされるのが一般的です。古いものは使用できない可能性があるため、注意しましょう。

決算書・試算表｜経営状況を確認する書類

決算書や試算表は、企業の財務状況や事業実態を把握するために提出が求められる書類です。売掛金の回収リスクを判断する際、収益性や資金繰りの状況が重要な判断材料となります。

決算書は直近数期分の提出が求められることがあり、すでに作成済みであればすぐに提出可能です。試算表は最新の業績を確認する資料として用いられ、決算期から期間が空いている場合に有効です。

必須ではないケースもありますが、用意しておくと審査がスムーズに進みます。

個人事業主の場合に必要な書類

個人事業主の場合、法人と異なり商業登記簿謄本は不要です。決算書の代わりに、確定申告書などで事業実態を確認します。

基本は請求書・入出金明細・本人確認書類の3点で、必要に応じて追加書類を提出します。主な必要書類は、以下のとおりです。

請求書や通帳が用意できない場合でも、メール履歴や納品記録などで代替できるケースがあります。ただし対応可否はサービスごとに異なるため、事前に確認しておくことが重要です。

ファクタリングの必要書類の違い｜契約形態・条件別

ファクタリングの必要書類は、契約形態によって重視されるポイントが異なります。2社間は「自社の信用」、3社間は「売掛先の承諾」を確認する書類が中心です。

この違いにより、提出書類の内容や審査の進み方も変わります。事前に把握しておくことで、手続きをスムーズに進められます。

2社間ファクタリングの場合

2社間ファクタリングは、利用企業とファクタリング会社のみで契約を行う方式です。売掛先への直接確認が行われないため、自社の信用力や取引実績を示す書類も重視されます。

主に求められる書類は、以下のとおりです。

• 請求書
• 入出金明細・通帳コピー
• 発注書・契約書
• 決算書・試算表
• 本人確認書類
• 債権譲渡登記（必要な場合）

売掛先の関与がないため審査は比較的スピーディーに進みますが、未回収リスクを考慮して手数料は高めに設定される傾向があります。書類の正確性や取引履歴の明確さが、審査通過のポイントです。

3社間ファクタリングの場合

3社間ファクタリングは、利用企業・ファクタリング会社・売掛先の三者で契約を結ぶ方式です。売掛先の承諾が必要となるため、取引関係や同意を証明する書類が重視されます。

主に求められる書類は、以下のとおりです。

• 請求書
• 契約書・発注書
• 売掛先の承諾書・同意書
• 入出金明細・通帳コピー
• 本人確認書類
• 印鑑証明書（書面契約の場合）

売掛先が債権譲渡を認識するため、取引の透明性が高く、未回収リスクは低いと判断されやすい点が特徴です。その結果、2社間に比べて手数料は低めになる傾向があります。ただし、手続きや書類のやりとりが増えるため、資金化までに時間がかかる場合があります。

請求書なしでファクタリングを利用する方法

請求書がなくても、ファクタリングを利用できるケースはあります。ただし、その場合は売掛債権の存在を別の書類で証明する必要があります。ファクタリング会社は、実在する取引か・回収可能な債権かを重視するため、請求書の代わりとなる客観的な証拠が求められるのが特徴です。

重要なのは、取引の継続性や納品の事実、過去の入金実績を示せるかどうかです。複数の書類を組み合わせて提出することで、審査に対応できる可能性が高まります。ここでは、請求書なしでファクタリングを利用する方法を詳しく解説します。

納品書・基本契約書など代替書類で対応する

請求書がない場合は、取引内容や売掛金の発生を示せる書類で代替します。代表的なのは、以下の書類です。

• 納品書
• 基本契約書
• 発注書・注文書

これらの書類によって取引の内容や金額、契約条件を確認できます。

とくに、売掛先との基本契約書は継続的な取引関係を示す資料となり、信用力の判断に有効です。納品書に受領印や確認記録がある場合は、取引完了の裏付けとして評価されやすくなります。

単体では情報が不足する場合もあるため、複数の書類を組み合わせて提出することが重要です。

入出金履歴で取引実績を補完する

入出金明細や通帳コピーは、売掛先からの入金履歴を示す書類です。過去の取引実績が確認できれば、継続的に支払いが行われている取引先であると判断され、信用力の補強につながります。

ただし、入出金履歴だけでは「現在の売掛金が存在するか」までは証明できません。そのため、契約書や納品書などとあわせて提出することが前提となります。

複数の書類を組み合わせることで、請求書がない場合でも審査に対応できる可能性があります。なお、サービスによっては請求書が必須となる場合があるため、事前に確認しておくと安心です。

最短で資金調達するためのポイント

ファクタリングは比較的スピーディーな資金調達手段ですが、サービスの選び方や事前準備によって入金までのスピードは大きく変わります。

ここでは、資金調達を早めるために押さえておきたいポイントを解説します。

オンライン完結型のサービスを利用する

最短で資金調達したい場合は、オンライン完結型のファクタリングサービスを選ぶのが有効です。申し込みから審査、契約までをすべてWeb上で完結できるため、来店や郵送の手間を省けます。

書類はスマートフォンで撮影してアップロードできる場合もあるため、移動時間や郵送待ちの時間を削減できます。また、24時間申し込み可能なサービスでは、業務時間外でも手続きを進められる点もメリットです。

2社間ファクタリングを選択する

資金化までのスピードを重視するなら、2社間ファクタリングが有利です。売掛先の承諾が不要なため、手続きが簡略化されます。これによって、審査から入金までの期間を短縮可能です。

また、2社間は3社間と異なり、利用企業とファクタリング会社のみで契約が完結する点も特徴です。売掛先への確認や承諾手続きが不要なため、スムーズに手続きを進められる点も特徴です。サービスによっては、即日入金に対応している場合もあります。

なお、未回収リスクを考慮して、手数料は高めになる傾向がある点は注意が必要です。資金化までのスピードとコストのバランスを踏まえて、サービスを選びましょう。

必要書類を事前に準備し、取得・チェックまで徹底する

資金調達を早める上で重要なのは、必要書類を事前に揃えておくことです。書類が不足していると審査が進まず、入金も遅れてしまいます。

とくに請求書や通帳コピーなど頻繁に求められる書類は、すぐ提出できる状態にしておきましょう。さらに、登記簿謄本や印鑑証明書など取得に時間がかかる書類は、早めに手配しておくことが重要です。

記載内容の不備や金額の誤りがあると確認作業が発生し、審査が長引く原因になります。提出前に内容をチェックし、正確な書類を揃えることで、スムーズな資金調達につながります。

ファクタリングを利用する流れ

ファクタリングは、必要書類を提出して審査に通過すれば、最短即日〜数日で資金化できる点が特徴です。事前に流れを把握しておくことで、手続きをスムーズに進められます。

一般的な利用の流れは、以下のとおりです。

書類の準備状況や対応の速さによって、入金までのスピードは大きく変わります。とくに、必要書類をまとめて提出することが、早期の資金調達につながります。

まとめ

ファクタリングの必要書類は、請求書や入出金明細などの基本書類を中心に、契約形態や審査内容に応じて追加書類が求められます。スムーズに資金調達するためには、必要書類を事前に整理し、不備なく提出することが重要です。

また、オンライン完結型サービスや2社間ファクタリングを選ぶことで、入金までのスピードを高められます。自社の状況に合った資金調達方法を選びましょう。

【税理士監修】尾関 真

大手税理士法人にて外資系企業を含む上場企業向け業務に従事。現在は中小企業を中心に確定申告や相続税申告まで幅広いサービスを提供。インボイス制度や定額減税など身近な税務にまつわるセミナー講師経験あり。税務系の記事の監修数は200本以上。