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昨今はさまざまな媒体の電子化が進む中、請求書の電子化も進んでいます。電子化した請求書を送付する場合、メールを用いるのが一般的です。この記事では、請求書をメールで送るにあたって、押さえるべきポイントや記載項目などについて解説します。また、請求書を送付する際の文面のテンプレートも一緒に取り上げるため、興味を持った担当者はぜひ参考にしてください。
請求書をメールで送付するのは問題ない？
そもそも請求書をメールで送付しても問題ないか気になる人もいるでしょう。結論から述べると、メールを用いて請求書を送付しても問題はありません。請求書は、税務上取引の証拠となる書類です。しかし、請求書について直接規律したり義務付けたりする法律はないため、請求書をメールで送付しても法的な問題は発生しません。
事前に取引先の承諾を得ることが必要
メールで請求書を送ることは、ルール上問題ありません。しかし、事前通達もなく請求書をメールで送るのはやめましょう。場合によっては、不審なメールと判断されてしまい、そのまま請求書を添付したメールを破棄される可能性があります。あらかじめ請求書を電子化すること、そしてメールで送付することを伝え、了承を得ておきましょう。
請求書をメールで送付する際に、事前にチェックすべきこと
請求書をメールで送付する際、いくつかチェックしておきたいポイントが存在します。以下では、具体的な送付前のチェックポイントについて解説します。
押印は必要か・電子印鑑でも可能か確認する
請求書をメールで送る前に、押印は必要か、また電子印鑑でも可能か確認しましょう。日本では、ビジネス慣習として「請求書には押印が必要」と考える企業が多いです。そのため、事前に押印の必要性についてチェックする必要があります。押印が必須で電子印鑑が認められない場合は、紙の請求書に押印後、改めて電子化する必要があります。
PDFファイル形式に変換して送る
請求書を電子化する際は、PDFファイル形式に変換しましょう。WordやExcelの場合、取引先によってはバージョン違いでファイル自体を開けない可能性があります。また、WordやExcelは書き換えが容易なため、請求書の内容を改ざんされるリスクもあります。PDF形式であれば互換性も高く、内容を簡単に改ざんできません。
請求書の原本を郵送するか確認する
請求書を送付するにあたって、請求書の原本も別途郵送するか確認しておきましょう。昨今は電子化した請求書の信頼も高まっていますが、会社によっては紙の請求書の信頼度が依然として高いケースもあります。そのため、請求書の原本を求められたら、すぐに郵送するようにしましょう。なお、郵送する際は、メール本文にも追って原本を郵送する旨を記載しておくことをおすすめします。
請求書をメールで送付するメリット・デメリット
以下では、メールを用いた請求書の送付には、どのようなメリットとデメリットが存在するかについて解説します。
メリット
まずは3つのメリットについて解説します。
1. 印刷代・郵送代などのコスト削減が可能
メールで請求書を送付するメリットの1つが、コスト削減ができる点です。紙の請求書の場合、印刷代や郵送代など、さまざまなコストがかかります。そのため、請求書の発行数が増えてしまうと、比例してコストも高くなってしまいます。メールで請求書を送付する場合、印刷代も郵送代もかからないため、コスト削減が可能です。
2. 修正・再発行がしやすい
修正や再発行がしやすい点も、メールで請求書を送付するメリットです。紙の請求書の記載内容に不備があった場合、改めて請求書を用意し、郵送しなければなりません。そのため、取引先の手元に届くまでに時間がかかってしまいます。しかし、メールで請求書を送付する場合、再発行した請求書を即送付できるため、顧客を待たせずにすみます。
3. 他のソフトとの連携で会計処理がスムーズになる
メールを用いた請求書の送付は、会計処理がスムーズになるというメリットも存在します。紙の請求書の場合、請求書の作成から送付までに手間と時間がかかってしまうことが難点です。しかし、会計ソフトと連携すれば、取引の記録や金額の計算などを自動で処理でき、全体の作業効率が向上する効果が期待できるでしょう。
デメリット
次に2つのデメリットについて解説します。
1. 誤送信やウイルス感染による情報漏洩リスクがある
メールで請求書を送付するデメリットとして、情報漏洩のリスクが挙げられます。
情報漏洩が発生する事例は、以下のとおりです。
- メールの宛先の設定ミスによる誤送信
- マルウェア（ウイルスなど）への感染
情報漏洩が発生してしまうと、取引先の信頼を失うほか、損害賠償請求が発生する可能性も否定できません。情報管理には十分な注意が必要です。
2. システムの導入・運用コストは必要
システムの導入、および運用にコストがかかってしまう点も、メールで請求書を送付するデメリットです。採用するシステムによっては、環境整備から始める必要があります。その際、設備購入費やランニングコストなど、さまざまな資金を用意しなければなりません。必要に応じて見積もりをとり、費用を把握しておきましょう。
請求書をメールで送付する場合の必要項目
請求書をメールで送付する際は、以下の項目が記載されているか必ず確認してください。
- 請求先の宛名
- 請求書作成日
- 発行者の情報（会社名・住所・連絡先）
- 取引内容
- 取引年月日
- 請求金額
- 消費税額／源泉徴収額
- 振込先
- 支払期限
また、適格請求書（インボイス）を発行している場合は、以下の項目も忘れずに記載しましょう。
- インボイス発行事業者の氏名（名称）と登録番号
- 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額など
これらの項目の記載に不備があると、取引先に損害を与える可能性があるため、細心の注意を払ってください。
電子帳簿保存法への対応で留意すべきこと
2022年1月、電子帳簿保存法が改正されました。これによって、電子データでやりとりした請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられました。メールで受け取った請求書も対象となるため、注意してください。また、請求書の保存期間は法人であれば原則7年ですが、電子データの請求書も同じく7年保存しなければなりません。
【ケース別】請求書をメールで送付する際の文例
請求書をメールで送付する際、どのような文面を作成すればよいか迷う人もいるでしょう。以下では、文面のテンプレートについて解説します。
請求書の原本を郵送する場合
以下、具体的なメールのテンプレートです。
⚪︎⚪︎様
【添付内容】 ご請求書（No.●●-●●）.pdf 1通
また、請求書の原本も本日郵送いたしました。 本請求書に記載している振込先に、期日までにお振り込みくださいますよう、よろしくお願いいたします。 ご不明な点がございましたら、××までお問い合わせください。 今後とも何卒、よろしくお願いいたします。 |
請求書の原本を郵送しない場合
以下は、請求書の原本を郵送しない場合のテンプレートです。
⚪︎⚪︎様
◻︎◻︎のお取引に関して、○月分請求書を添付しております。
【添付内容】 ご請求書（No.●●-●●）.pdf 1通
なお、誠に勝手ながら、振込手数料はお客さまにてご負担いただきますようお願いいたします。 もし添付ファイルに不備やご不明な点がございましたら、お手数をおかけいたしますが、ご一報いただければ幸いです。 今後とも何卒、よろしくお願いいたします。 |
請求書をメールで送付するときの注意点
最後に、請求書をメールで送付するとき、押さえておきたい注意点について解説します。
請求書の添付がわかる件名にする
メールで請求書を送付する際は、請求書が添付されているとわかる明確な件名にしましょう。
| 例：【請求書】9月分請求書送付（添付書類PDF1件 No.○○○○） |
請求書のような重要書類が添付されているメールが、万が一ほかのメールに埋もれてしまうと、支払いの遅延につながりかねません。
請求書にパスワードをかける
請求書には、必ずパスワードをかけておきましょう。メールで請求書を送付する場合、注意したいのが宛先の設定ミスによる誤送付です。間違えて送った場合、取引先の機密情報の漏洩につながる可能性もあります。請求書にパスワードをかけておくことで情報漏洩を防げるほか、内容の改ざん対策にもなります。
本文に請求書添付について明記する
メールの件名だけでなく、本文にも請求書の添付について明記しておきましょう。件名だけに請求書の情報を記載するのは、チェックミスの発生防止策として不十分です。本文に記載することで、請求書のチェック漏れを防止できます。また、請求書番号や支払い期限など、請求書の詳細情報も一緒に記載しましょう。
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まとめ
昨今は請求書を電子化し、メールで送付する企業が増えています。業務効率向上やコスト削減の観点からも、請求書の電子化は有効です。もし請求書の電子化を検討している場合は、ANDPAD（アンドパッド）の利用を検討してください。ANDPAD（アンドパッド）は、クラウド型建設プロジェクト管理サービスです。
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