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実行予算は工事の費用管理において重要であり、正確な作成が工事の利益確保に直結します。材料費や労務費の変動に対応するためにも、精度の高さが求められます。この記事では、エクセルを使用した実行予算案の作成方法と注意点、メリットやデメリットを解説します。ぜひ役立ててください。
実行予算とは
実行予算とは、工事にかかる費用を事前に見積もる予算のことです。施主に提示した見積金額と実際の請負金額との差額が、工事の予定利益です。実行予算は現場の「家計簿」のように、原価や利益目標を達成するために費用を分類します。分類が不十分だと、原価管理が適切に実施できず、赤字リスクが高まる恐れがあります。
実行予算の目的
実行予算は社内用の内部資料であり、顧客には見積書を提示します。見積もりから費用を差し引いた金額が予定利益です。顧客の支払う代金から費用を計算して予定利益を把握し、採算割れを防ぎます。高精度な実行予算により、外部要因の影響を考慮しつつ、収支を適切に管理できます。
実行予算と基本予算の違い
基本予算は企業全体の年間目標を定める予算であり、実行予算とは異なります。実行予算は各現場ごとに設定される、特定の工事費用を管理するための予算です。実行予算は見積もりに基づき、実際の工事費用を詳細に管理する目的で作成します。
実行予算の作成方法
実行予算の作成方法を解説します。
内訳
実行予算は「現場経費」と「工事原価」の2つの要素で構成されます。現場経費には従業員の給料、保険料、事務用品費、通信費、交通費が含まれ、工事原価は「共通仮設費」と「直接工事費」に分かれます。
共通仮設費には、仮設事務所、仮設道路、仮設水道、電力、安全確保などの費用が含まれます。直接工事費には建築工事費や設備工事費など、工事に直接かかる費用が含まれます。実行予算作成には企業のルールを把握し、費用を適切に見積もることが重要です。
目標設定
実行予算の目標設定は、利益目標の達成にとって重要な要素であり、現場ごとの状況や見積もり原価を考慮することが求められます。目標設定がギリギリの場合、予期しない費用が発生し赤字のリスクが高まります。工事現場ごとに経費が異なるため、一律の目標設定は避け、無駄な費用や不必要な削減がないかの確認が重要です。
担当者の決定
実行予算作成には担当者を決めることが重要であり、責任者不在の場合には、問題発生時の対応が遅れる可能性があります。建設業では現場監督といった現場責任者が担当者となることが多く、現場に精通した人選が大切です。担当者は予算作成の最初から最後まで責任をもつ必要があり、現場をよく知らない人が担当すると、予算の精度が低下するリスクがあります。
実行予算案の作成
実行予算は見積書をもとに作成し、見積書には経費や利益を含めた金額を算出します。実際の費用は異なることがあるため注意しましょう。見積もりと実際の費用が一致しない場合を考慮し、具体的な数字に基づいて予算を調整します。
過去の予実管理データをもとに、客観的かつ説得力のある金額を設定することが重要です。工事現場ごとに実際の工事内容に合った原価を算出し、根拠に基づいて予算を作成します。
決済
実行予算案作成後は、各部署に共有し、チェックを依頼して精度を向上させます。現場の責任者にも予算案を共有し、目標達成に対する意識を向上させることが重要です。調整と決済を経て最終決定をすることで、確認作業の数値精度が上がります。情報共有と当事者意識の向上も期待できます。
実行予算を作成する際の注意点
実行予算を作成する際の注意点を解説します。
数量の設定
実行予算を作成する際には、「設計数量」と「所要数量」の違いを把握し、正確な数量設定を行うことが重要です。設計数量は設計図に基づいて算出された資材の数で、個数や寸法を参考に計算します。
所要数量は現場で実際に使用する資材の数量を指し、端材や損傷を考慮するため、設計数量とは異なることがあります。資材ロスや誤差を踏まえ、余裕を持った数量設定が必要です。どんぶり勘定で設定すると赤字のリスクが高まるため、慎重な計算が求められます。
材料ロス率の設定
実行予算を作成する際には、材料ロス率を設定する企業も存在します。材料ロス率とは、必要量に対して余分に見積もる割合のことです。ロス率が低いほどコスト削減につながりますが、施工条件によって異なるため、実績データの積み重ねが重要です。
所要数量を検討する際は、必要な量よりも多くなることがあり、その差がロス率として反映されます。ロス率が高すぎると無駄が発生し、低すぎると材料不足のリスクになるため、適切なバランスが求められます。
予算実績の確認と管理
実行予算を作成した後は、予算実績の確認と管理が必要です。実績の推移を定期的に確認することで、問題を早期に発見でき、乖離が大きい場合には次回の改善に活かせます。実行予算と実績の差異はリアルタイムで把握し、現場での管理状況の把握が大切です。
予算実績の管理は月1回または2週間ごとに行い、必要な対策を講じることが重要です。悪天候で差異が生じやすいため、迅速な確認と対応が求められます。
実行予算をエクセルで管理する方法
実行予算をエクセルで管理する方法を解説します。
テンプレートを使用する
実行予算をエクセルで管理する際は、エクセルテンプレートを使用すると、効率的で迅速に予算作成が可能です。エクセルはほとんどの企業で導入されており、ツールの追加費用もかかりません。テンプレートを使用し項目を変更することで、簡単に予算作成ができます。関数を活用して計算を自動化すると、ミスも減らせるでしょう。
エクセルに不慣れな場合は、Webで公開されている無料テンプレートを活用し、コストをかけずに利用が可能です。
関数を使用する
実行予算をエクセルで作成する際にテンプレートが見つからない場合は、エクセルの関数を活用しましょう。関数の作成手順は以下の通りです。
予算書に含める項目を決定（例：工事内容、期間、材料費、労務費、粗利益）
決定した項目をエクセルシートに入力し、セルの横幅を調整
データを入力し、手入力ミスがないか確認
原価合計や粗利益を自動計算するため、SUM関数やSUMIF関数を使用
視認性向上のため、セルに罫線や背景色を設定してフォーマットを調整
実行予算をエクセルで作成するメリット
エクセルで実行予算を作成するメリットは、専用ツールを導入するよりも安価であることです。エクセルは直感的に操作ができ、問題が発生した場合でもWebで解決方法を簡単に検索できます。セルベースでレイアウト変更ができ、エクセルの知識があれば関数やマクロを活用して、自社に合わせた仕様にカスタマイズが可能です。
実行予算をエクセルで作成するデメリット
エクセルで実行予算を作成するデメリットは、複数のメンバーが同時に編集がしづらく、共有や整合性の問題が発生することです。変更履歴の追跡が難しく、過去のデータの修正内容の把握が困難といえるでしょう。大量のデータや複雑な分析においてエクセルには限界があり、効率的な可視化ができません。
関数や数式を崩してしまう場合があり、人的ミスが発生しやすくなります。複雑な関数や長期間のデータ蓄積により、ファイルの容量が重くなり、処理速度が遅くなったりエラーの原因になったりします。
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「ANDPAD引合粗利管理」を利用することで、実行予算の作成や編集をANDPAD上でスムーズに行えます。ANDPADで作成した見積データを有効活用できます。
予算に基づいた受発注情報は即座に確認でき、現場の進捗状況や粗利の低下をリアルタイムで早期に把握が可能です。問題が発生する前に迅速な対策ができます。ANDPAD上で請求や支払業務を一元管理することで、月々の請求書確認作業を効率化し、負担を減らせます。
まとめ
実行予算は工事費用の管理において重要な役割を担い、エクセルを使用することで効率的な管理が可能です。適切な内訳や目標設定、担当者決定が精度の向上につながるでしょう。テンプレートや関数を活用し、迅速に予算を作成できる一方で、共有やデータ整合性の問題には注意が必要です。
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