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請求書と注文書は、商品やサービスの取引において必要な書類です。受注者と発注者が合意のもとに、取引の対価の支払いや取引内容の証明のために発行します。この記事では、請求書と注文書の基本知識や違い、発行する流れなどを解説します。書類を電子化するメリットや注意点も解説するため、ぜひ参考にしてください。
請求書とは？基本知識を解説
請求書とは、商品・サービスなどの提供が完了した後、取引の対価を得るための書類です。基本的には、受注者が発注者に対して、代金の支払いを求めるために発行します。請求書は企業の売上を計上する際の根拠となる書類であるため、記載事項や細かいルールなどを守らなければなりません。支払いに関するトラブルを防止するためにも、正しい書き方を把握することが重要です。
注文書とは
注文書とは、商品やサービスを注文する際に発行する書類です。基本的には、後述する発注書と同義で扱われることが多く、発注内容の承諾を証明するために発行します。注文書と発注書は、下請代金支払遅延等防止法（下請法）が適用される取引においては、発行が義務付けられています。
注文書と請求書の役割と違い
請求書は、正確な金額と支払い条件を明示する書類です。取引において、当事者同士の認識を一致させる役割もあります。請求書は商品やサービスの納品後に発行するため、注文書とは取引の内容が異なる場合があります。発行は注文書の後になるため、タイミングにも違いがあります。
注文書と発注書の役割と違い
注文書と発注書の役割は、取引をする意思表示や取引内容の記載などです。取引の内容を正式に記録することによって、当事者同士のトラブル防止にもつなげられます。一部の企業では、物品などの購入には注文書を、サービスなどの依頼には発注書を発行するケースがあります。企業の方針や業界の慣習などにより異なるものの、法的な基準では同じ扱いです。
注文書と発注請書の役割と違い
発注請書とは、注文を受け付けたことを伝える書類です。商品やサービスの取引の詳細と数量などが記載されています。発注書は受注側に対して発行されますが、発注請書は受注側が発注者に対して発行します。法的な義務はありませんが、業界の慣習や取引条件によってそれぞれの発行が求められる場合があります。
請求書や注文書などを発行する流れ
請求書や注文書は、適切なタイミングで発行する必要があります。ここでは、発行の流れについて解説します。
1. 見積もり依頼（見積書）
はじめに、取引のシミュレーションをして、見積もり依頼を出します。見積書に商品・サービスの種類や数量、期間などの詳細を記載し、取引相手に内容の検討をしてもらいます。
2. 発注（発注書）
見積もりの内容に合意が取れたら、発注の工程に進みます。発注書（注文書）に、取引する商品・サービスなどの詳細を記載します。なお、この段階で発注請書を発行する場合があります。
3. 納品と受領（納品書・検収書・受領書）
商品・サービスの納品と受領の際に、納品書と受領書を発行します。企業によっては、納品書と請求書が1つになっているケースがあります。検収書は、発注者が納品物を確認し、問題がない場合に発行します。
4. 請求（請求書）
受領書の内容を確認したら請求をします。請求書には、取引の内容や支払先の情報、期日などを記載しましょう。請求書は細かいルールが設定されているため、インボイス制度などへの対応に注意することが重要です。
5. 入金（領収書）
請求書の内容をもとに入金をします。受注者は、支払いがあったことを証明するために、発注者に対して領収書を発行しなければなりません。領収書の発行によって、取引の一連の流れが完了します。
取引における書類の必要性
請求書や注文書は、取引の事実を証明するために必要な書類です。たとえば、売掛金を回収する場合、口頭のみで取引をすると、事実関係の証明ができません。すべての書類について法的な発行義務があるわけではないものの、トラブルを予防するためには必要といえるでしょう。
インボイス制度による保管義務がある
2023年10月から始まったインボイス制度では、「適格請求書（インボイス）」の保管が義務付けられています。仕入税額控除を受けるためには、インボイスを7年間保存しなければなりません。インボイスは発行する側と受注する側の両方に、保管の義務があります。
インボイスの保存形式は、紙か電子データです。電子データはそのまま保存し、電子帳簿保存法に従って処理をします。請求書には、税率や消費税額などの記載も必須とされているため、フォーマットの変更が必要です。
請求書と注文書の金額が異なるケース
基本的に、請求書と注文書の金額は一致します。しかし、取引内容の変更や取引の遅れなどによって、金額が異なるケースがあります。一致しない原因はさまざまですが、取引先と話し合ったうえで、再発行などの対応が必要です。その際には、受注者と発注者の合意のもとで請求書を作成し、適切に対処しなければなりません。
取引の書類を電子化するメリット
取引の書類は、データで管理すると利便性が高まります。ここでは、電子化のメリットについて解説します。
業務効率化ができる
書類を電子化すると、コンピュータでデータの管理ができるため、業務効率の向上につながります。たとえば、署名や押印などのやり取りも電子データで行えるため、電子申請によって手続きの簡略化や透明化も可能です。業務にデータを活用できるようになるため、テレワークをはじめとした多様な働き方にも対応できます。
コスト削減につながる
書類の電子化によって、請求書や注文書を紙で管理するコストを削減できます。たとえば、印刷コストやプリンターの利用料金、郵送のコストなどを減らせるでしょう。企業の規模が大きくなるほど、紙の書類を管理するコストも増えるため、電子化によるコスト削減の効果が高まります。
保管スペースを削減できる
書類の電子化によって、紙を保管するスペースを削減できます。データが増えても物理的なスペースが不要であるため、保管のコスト削減も可能です。新たにキャビネットを増設したり、倉庫を借りたりする必要もありません。さらに、クラウドストレージを活用すると、サーバーを設置するスペースも削減できます。
検索性が向上する
書類を電子化すると、膨大な書類データのなかから必要なものを検索できます。クラウドストレージやファイルサーバーを活用することで、日付やファイル名などによる検索も可能です。倉庫で紙の書類を探す労力や時間も削減できるため、書類データの電子化によるメリットは大きいといえます。
取引の書類を電子化する際の注意点
取引の書類は、セキュリティや法律などを考慮して電子化をしなければなりません。ここでは、電子化の注意点について解説します。
セキュリティリスクへの対策をする
書類を電子化する際は、セキュリティ対策が必要です。システム障害やヒューマンエラーなどによって、データが破損するリスクがあるためです。また、HDD（ハードディスクドライブ）やファイルサーバーなど、電子機器に障害が発生するリスクもあります。バックアップに対応したシステムを導入し、セキュリティリスクへの対策を実施する必要があります。
電子帳簿保存法に対応するシステムを導入する
書類を電子化する際は、電子帳簿保存法に対応するシステムを導入しましょう。法律の要件に従って書類を保存するために、改ざん防止機能や検索機能などが必要です。電子データの信頼性が担保されると、税務調査や監査時にも対応可能です。クラウド上で取引情報を授受し、保存するシステムの導入により、取引のプロセスを担当者や管理者が確認できます。
請求書の電子化は「ANDPAD（アンドパッド）」で効率化
クラウド型請求管理システム「ANDPAD請求管理」は、建設業界に特化した請求管理システムです。請求書の受領から査定、書類の保管といった業務の電子化に対応しており、業務効率化につなげられます。「ANDPAD受発注」では、注文書をはじめとした受発注のすべてANDPAD上で完結し、業務を丸ごとペーパーレス化できます。
どちらもシステム側が自動で請求書を振り分けるため、膨大な量の書類でも、現場ごとの振り分けや郵送も可能です。また、電子帳簿保存法にも対応していることから、毎月の請求管理業務の負担が解消されます。保存の要件である、真実性や可視性の確保などにも対応し、電子帳簿保存法に則ったデータ管理を実現できます。
まとめ
請求書や注文書は、取引の対価や取引の内容、支払いの期日などを証明する書類です。これらの書類は、トラブルが生じた際に、取引の事実を確認するために必要です。ただし、書類が増えるほど管理コストや負担なども増加するため、データ化してシステムを活用することをおすすめします。
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