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手書きの請求書は、手間やミスが発生しやすい一方で、筆跡があることによって改ざんされにくいという特長があります。この記事では、手書きの請求書に必要な項目や書き方、メリット・デメリットを解説します。手書きでインボイス制度に対応できる方法も解説するので、企業担当者は参考にしてください。
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請求書は手書きでも問題ない？
請求書には特定の書式や作成方法の決まりがないため、手書きで作っても問題ありません。ただし、国税庁が定める必須項目は記載する必要があります。手書きの際は、ボールペンを使い、丁寧に記入しましょう。インボイス制度に対応した請求書も、手書きで作成できます。
手書きでもインボイス対応の請求書が作成可能
2023年10月からインボイス制度が導入されました。適格請求書は適格請求書発行事業者が発行し、追加された必須事項を記載する必要があります。適格請求書発行事業者であれば、手書きでも適格請求書の作成が可能です。一方、適格請求書発行事業者でない場合は、区分記載請求書を発行します。
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請求書を手書きで作るメリット・デメリット
請求書は、手書きで作るメリットがある反面、デメリットもあります。以下で、それぞれについて詳しく解説します。
請求書を手書きで作るメリット
手書きの請求書は、筆跡に個人差があるため、データの改ざんリスクが少ないことが特徴です。パソコンでの作成とは違い、筆跡の再現は難しく、改ざんされにくい側面があるといえます。また、手書きならパソコンや電子機器の故障やトラブルに左右されず、必要なときにすぐに作成できます。さらに、内容を1つひとつ確認しながら作成するため、ミスを防ぎやすいでしょう。
請求書を手書きで作るデメリット
手書きの請求書は、内容の確認や計算、下書き・清書が必要なため、パソコンで作成するより手間と時間がかかります。また、紙での作成が必須なため、保管スペースが必要です。
さらに、パソコンなら自動計算やデータ送付ができますが、手書きはすべて自分で計算する必要があり、記載ミスや計算ミスが起こりやすくなります。人為的なミスによる内容の誤りが発生する可能性もあるため、注意しましょう。
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手書きの請求書の記載項目や書き方
手書きで請求書を作る際には、記載項目や書き方の把握が必要です。以下で、それぞれの項目と書き方を解説します。
請求書を発行する会社名
請求書には「書類作成者の氏名または名称」、つまり、法人名や個人事業主の氏名の記載が必要です。住所や担当者名、連絡先、会社印などは慣習的に記載されることはありますが、仕入税額控除のために必須ではありません。
請求先の名称
請求書には「請求先の氏名または名称」の記載が必要です。誰に対して請求しているかを明確にするためです。なお、住所や電話番号の記載は不要で、通常は法人名や個人名に敬称を付けて記載します。
取引年月日
取引年月日は、課税資産の引き渡しや役務提供が行われた日です。請求書発行日とは異なる場合があるため、注意が必要です。引き渡しやサービス提供日と発行日が同じならその日付を、複数の取引をまとめて請求する場合は各取引の日付を記載しましょう。
取引内容
請求書には、提供した商品やサービスの内容を具体的に記載します。主に、商品名やサービス名、数量、単価、小計、消費税、合計金額が含まれます。軽減税率対象品目についても記載が必要です。
税率別の金額
請求書には、取引金額の税込価格を記載する必要があります。区分記載請求書では、税率ごとに合計金額を明記することが求められます。以下が記載例です。
- 合計金額 200,000円（8％対象：5,000円、10％対象：195,000円）
振込手数料
振込手数料は、振込時にかかる金融機関の手数料で、誰が負担するか確認が必要です。通常、ビジネスでは支払い側が負担することが多いでしょう。インボイス制度では、売手側と買手側で負担が異なるため、事前に確認することが重要です。
支払期限
支払期限とは、請求書に記載された金額を支払う期限です。通常、請求先から指定されることが多く、支払サイクルを確認した上で、日付を記入します。例えば、月末締め翌月末払いの場合、9月の請求書には「支払期限：△△年10月末日」と記載しましょう。
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手書きの請求書を作る方法
手書きの請求書を作る方法は、主に2つあります。以下で、それぞれの方法について解説します。
文房具店などで紙の請求書を手にいれる
文房具店やネットショップなどで紙の請求書を手にいれる方法があります。販売されている紙の請求書には、必要な項目があらかじめ記載されています。そのため、フォーマットを考える手間がなく、簡単に請求書を作成することが可能です。
パソコンで作った請求書のフォーマットを活用する
パソコンで請求書のフォーマットを作成し、印刷後に内容を手書きする方法もあります。自社に合わせた情報を自由に選び、調整でき、一度作成すれば繰り返し使用できます。
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請求書を手書きで作る際の注意点
請求書を手書きで作る際には、気をつけるべき点があります。以下で、6つの注意点を解説します。
必須項目以外を必要に応じて追加する
手書きの請求書には、基本的な必須項目に加えて、請求番号や源泉所得税の金額などの追加項目が必要な場合があります。複数の請求書を管理するために、請求書番号を記載すると便利です。さらに、取引先が個人の場合は、源泉所得税の金額を明記する必要があります。
慎重に作成する
手書きの請求書は、できる限り慎重に作成しましょう。請求書は取引において重要な書類で、複数の人が目を通します。文字が汚いと誤解を招く可能性があるため、誰が見ても内容が正確に伝わるよう心がけましょう。直筆に自信がなくても、丁寧に書くことで分かりやすくなります。
作成時間に余裕を持つ
請求書を手書きで作る際は、時間に余裕を持つことが大切です。パソコンを使用するよりも手間がかかるため、十分な時間を確保して作成を始めましょう。特に、間違いが発生した場合にはすべて書き直さなければならないため、早めに取りかかると安心でしょう。
計算ミスに注意する
請求書を手書きで作る際は、入力作業よりミスが起こりやすいため、注意が必要です。計算ミスが発生した場合、始めからやり直さなければなりません。そのため、計算ミスのないよう慎重に作業を進めましょう。
取引先からデータ提出を求められることがある
取引先によっては、手書きの請求書ではなくデータでの請求書を求められることがあります。データの方が処理しやすいため、ニーズが多いのは事実です。そのため、事前に取引先に確認することが重要です。確認せずに作成すると、後からデータの請求書を求められ、二度手間になるため注意しましょう。
内容に誤りがあれば再発行する
手書きの請求書で内容に誤りが見つかった場合、再発行が必要です。請求書は重要な書類であり、基本的に二重線での訂正は認められません。手書きの場合、すべて書き直す必要があるため手間がかかりますが、必ず対応しましょう。
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請求書発行はシステムで効率化できる
請求書発行は、システムを導入することで手書きよりも時間と手間を大幅に削減できます。ミスのリスクを減らし、見積書や納品書の作成も簡単に行えます。以下で、建設業向けのシステム「ANDPAD（アンドパッド）」のサービスを紹介します。
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まとめ
手書きの請求書は、時間がかかり計算ミスのリスクもありますが、不正改ざんの抑止には一定の効果があるとされます。必要な項目をしっかり記載し、慎重に作成することが重要です。インボイス制度に対応した請求書も手書きで作成できるため、状況に応じて適切に利用しましょう。
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