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請求書の作成や管理は、多くの企業にとって日常業務の重要な一部です。しかし、請求書に但し書きを記載すべきか迷ったり、正しい活用方法や必要性を理解していなかったりすると、業務効率や精算処理に影響することがあります。
この記事では、但し書きの意味や活用例、請求書における但し書きの必要性、作成時のルールや注意点について解説します。業務をスムーズに進めるための参考として、ぜひご覧ください。
但し書きとは？基礎知識を解説
但し書きの意味や役割、具体的な活用例について解説します。また、請求書作成時に但し書きを入れる必要性や、業務上どのような場面で役立つかについても詳しく解説するので、参考にしてください。
但し書きの意味
但し書きとは、前の文章に条件や例外を補足するための表現で、「但し」で始まることが多い文章です。契約書などでは、まず本文で原則を示し、但し書きでその例外を示す使い方をします。例えば「商品の引き渡しは指定倉庫で行う。但し、他の方法が事前に指定された場合はこの限りではない」といった形です。
本文と但し書きの両方を正しく読み理解することで、初めて文書の正確な意味や適用条件が把握できます。文書全体の意図を誤解なく伝えるために、但し書きの内容は丁寧に確認しましょう。
但し書きの活用例
但し書きは、領収書など日常的な書類でもよく使われます。特に領収書では、提供した商品やサービスを明確にするため「但し、〇〇代として」と記入されるのが一般的です。もし空欄のままの場合、経理が費目を判断できず、経費処理できない可能性があります。
そのため、備品を立て替え購入した際などは、正式な領収書として精算できるよう但し書きを記入しておくことが大切です。
請求書に但し書きは必要か？
請求書は、商品やサービスの代金を請求する際に用いる書類です。どの取引に対する請求かが、商品名・サービス名、数量、金額などの明細から明確に分かるため、別途但し書きを加える必要はありません。領収書のように内容を補足する役割は不要なので、請求書では但し書きは使われないのが一般的です。
請求書作成時のルール
請求書を作成する際には、押さえておくべき基本的なルールや注意点があります。ここでは、請求書に記載すべき内容や書き方のポイント、業務上役立つ活用方法などを含め、詳しく解説します。
消費税の記載ルール
請求書に金額を記載する際は、「内税（税込価格）」と「外税（税抜価格）」のどちらで表示するかをはっきりさせましょう。法律で方式は決まっていないため、どちらでも問題ありませんが、表記を明確にしておくことが重要です。軽減税率の対象商品と対象外商品が交ざる場合は、8％と10％を分けて記載するのが一般的です。
日付の記載ルール
請求書には「発行日」と「支払い期日」を記載します。発行日は、実際の作成日ではなく、取引先の締め日に合わせて記入するのが商習慣となっています。例えば、月末締めの相手なら、その月の最終営業日を発行日とするのが一般的です。締め日や支払い期日は取引先ごとに異なるため、事前に確認しておきましょう。
印鑑の種類
請求書は、法的には印鑑がなくても有効です。ただし、取引先によっては改ざん防止や社内ルールのために、押印を求められることがあります。その場合、法人は四角い「角印」を、個人事業主は普段使っている「認印」を使用するのが一般的です。個人事業主が専用の印鑑を作成するのも、問題ありません。
請求書の作成で失敗しないための工夫
請求書を作成する際に失敗を避けるには、重要なポイントがあります。ここでは、特に注意しておきたい2つのポイントについて、具体例を交えながらわかりやすく解説します。
社内のチェック体制を構築する
請求書の作成漏れや記載ミスを防ぐには、社内で確認体制をしっかり整えることが重要です。例えば、「請求内容を別の担当者が再確認する」「発行が必要な請求書を一覧化する」といった工夫が効果的です。特に金額を間違えると、返金や再入金などの対応が必要になります。取引先にも迷惑をかける恐れがあるため、チェック体制を整えてミスを未然に防ぎましょう。
請求システムを活用する
請求システムには、会計ソフトと連携して金額を自動入力する機能や、郵送だけでなくオンラインで請求書を送信できる機能などがあります。また、請求システムを導入することで、入力作業が自動化されて人的ミスが減り、紛失や不適切な取り扱いによる情報漏えいのリスクも軽減できます。
少ない手順で請求書を作成・送信でき、業務の効率化につながります。
請求書送付時のマナーと注意点
請求書を送付する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、送付に適した封筒のサイズや、請求書に必ず記載すべき項目、送付時のマナーなどについて、わかりやすく解説します。
封筒のサイズ
請求書を郵送する場合、「長形3号」または「角形2号」の封筒が使われます。長形3号は、A4サイズの用紙を三つ折りにして入れられるサイズです。一方で、角形2号はA4用紙を折らずにそのまま封入できるサイズです。
請求書を三つ折りにする際は、まず下側を折り、次に上側を折って、開いたときに「請求書」という文字が一番に目に入るように折り方を工夫しましょう。受け取った側が内容をすぐに確認しやすくなります。封筒の色については、宛名が読み取れる色であれば、特に制限はありません。しかし、一般的には白や淡い青色の封筒がよく選ばれています。
封筒に記載する項目
封筒に記載すべき情報は、表面と裏面でそれぞれ異なります。表面には、宛先の郵便番号や住所、会社・部署・担当者名を記入し、「請求書在中」と明示します。「請求書在中」は、手書きでもスタンプでも構いませんが、赤字で書くのが一般的です。
裏面には、送り主の郵便番号や住所、会社名・氏名、送付日を記入し、封じ目には「〆」「緘」「封」などを記載します。「〆」を使う場合は、「×」と誤認されないよう注意しましょう。
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まとめ
請求書における但し書きは、領収書とは異なり、請求書自体の内容を補足する必要は基本的にありません。請求書を作成する際は、消費税や発行日、押印の扱いなどの基本ルールを押さえることが重要です。
さらに、社内でのチェック体制を整えたり、請求書管理システムを活用したりすることで、記入ミスや計算ミスを未然に防止できます。また、送付時には封筒のサイズや記載項目に注意することで、受け取り側が請求書を確認しやすくなり、業務上のトラブルも減らせます。
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