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適格返還請求書とは、返金がある取引に必要な書類です。取引の内容に応じて、原則として発行が必要です。ただし、返金対応が不要なケースもあるため、事前に確認する必要があります。この記事では、適格返還請求書の概要や記載項目、書き方などを解説します。効率よく作成する方法も解説するので、ぜひ参考にしてください。
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適格返還請求書（返還インボイス）とは
適格返還請求書とは、返品や値引きなどの際に発行される書類のことです。別名「返還インボイス」と呼ばれており、取引の修正や調整に応じて用意する必要があります。適格返還請求書（返還インボイス）は、取引の相手が課税事業者の場合に発行するのが義務です。免税事業者や個人の消費者との取引の場合、発行する必要はありません。
適格返還請求書を交付するタイミング
適格返還請求書は、返金をはじめとした支払いと同じタイミングで交付します。たとえば、商品を返品する場合、返金するのと同じ日付を記載しましょう。返還インボイスに記載する日付は、消費税計算を適用させる日付を把握する必要があります。書類を作成する日付と同じではないため、事前に確認しましょう。
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適格返還請求書が必要なケース
適格返還請求書（返還インボイス）は、返金や値引き、配当金などの支払いがある場合に発行します。ここでは、必要なケースを解説します。
商品が返品される
商品が返品される場合、返金の対応があるため、返還インボイスを発行する必要があります。買い手が商品を購入する際に、返還インボイスに納付税額を算出しているためです。返品した代金が加算されない場合、控除の計算が不正確になります。商品の一部を返品された場合は、返品した分の書類を作成する必要があります。
商品が値引きされる
商品を値引きする際も、適格返還請求書の発行が求められます。たとえば、100万円の商品に10万円の値引きをした場合、別途10万円分の請求書を作成する必要があります。返還インボイスには、規定の項目を記載する必要があります。ただし、継続的な値引きをする場合、記載項目の省略が可能です。
事業分配の配当金を支払う
事業分配の配当金とは、協同組合が組合員に支払うものです。商工組合や農業協同組合などの組織が、事業に従事した量に対して支払う金銭を指します。たとえば、運営の余剰金が余る際に支払われます。組合に所属する事業主は、事業分配の配当金を受け取る際に、返還インボイスを発行してもらわなければなりません。
販売奨励金を支払う
販売奨励金とは、商品やサービスの販売業者に対して支払うものです。たとえば、A社の商品をB社が販売した場合、B社に一定額の販売奨励金を支払う契約があります。B社はA社の商品の販売数を伸ばすことで、自社の利益の増加につながります。販売業者B社に対して販売奨励金が支払われるため、B社が返還インボイスを発行する必要があります。
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適格返還請求書が不要なケース
適格返還請求書（返還インボイス）は、金額の制限や交付義務などによって、発行が不要となります。ここでは、不要なケースを解説します。
返還金額が税込1万円未満の取引
返還金額が税込1万円未満の取引の場合、返還インボイスを発行する必要はありません。たとえば、振込手数料分の減額をはじめとした、少額の取引です。事業には1万円未満の値引きが多くあり、発行する回数が増えると手間がかかるため、省略が可能です。また、適格請求書に値引きに関する記載がある場合も、返還インボイスを発行する必要はありません。
適格返還請求書の交付義務がない取引
適格返還請求書（返還インボイス）の交付義務がない取引は、以下のとおりです。
- 公共交通機関の3万円未満の運賃
- 自動販売機や自動サービス機による3万円未満の商品販売
- 郵便ポストに入った郵便物
- 卸売市場での生鮮食品の販売（一定の要件あり）
- 農業・漁業協同組合、森林組合などに委託する農林水産物の販売（一定の要件あり）
上記だけでなく、郵便切手や新幹線の乗車券などにも、交付義務がありません。それぞれの取引は、適格請求書の発行も免除されています。請求書や領収書などの受領が難しい場合、例外として交付義務が免除されます。
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適格返還請求書の記載項目
適格返還請求書（返還インボイス）の対象となる取引は、別途記載をする必要があります。記載項目は、以下のとおりです。
- 発行事業者の氏名、もしくは名称・登録番号
- 取引年月日
- 対価の返還等を行う年月日（返品・値引き・キャンセル時に記載）
- 取引内容（軽減税率の対象品目であることの記載）
- 税率ごとの区分を合計した対価の金額（税抜もしくは税込）・適用税率
- 税率ごとの区分をした消費税額等
- 書類を交付される事業者の氏名もしくは名称
取引年月日は、月単位を省略した記載も認められています。合理的な方法で返金している場合、「前月末日」や「最終販売年月日」などと記載しても問題ありません。
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適格請求書におけるマイナス伝票の書き方
一般的に、適格請求書におけるマイナス伝票の書き方は、マイナス記号（－）を用います。三角形（△）や、黒く塗りつぶした三角形（▲）を使用する場合もあります。明確なルールはないため、取引の相手と、事前に書き方を統一させておくとよいでしょう。
金額にカンマ（,）を入れると、わかりやすい表記となり、改ざん防止にもつながります。3桁ごとにカンマを入れて、伝票を作成することをおすすめします。
適格返還請求書を作成する際の注意点
適格返還請求書（返還インボイス）を作成する際は、売り手に交付義務がある点に注意しましょう。買い手と売り手がどちらも課税事業者であり、売り手が適格返還請求書発行事業者として登録されている必要もあります。ただし、必要事項が記載された「仕入明細書」を作成し、売り手の確認を得た場合は、発行する義務がありません。
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適格返還請求書の保存期間・保存形式
適格返還請求書（返還インボイス）の保存期間は、7年間です。期間の基準となるのは、交付日が属する課税期間の末日の翌日から、2か月を経過した日です。保存形式は、紙の書類のコピーなどだけでなく、データでも問題ありません。電子メールやインターネット上の電子データでも、保存形式としての条件を満たします。
適格返還請求書を作成しない場合の罰則
適格返還請求書（返還インボイス）を作成しない場合、1年以下の拘禁刑（※2025年6月施行の法改正により懲役・禁錮が統一）または50万円以下の罰金が科される可能性があります。これは、適格請求書を発行しなかった場合と同様です。書類の発行を放置せず、必ず対応しましょう。
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適格請求書と適格返還請求書をまとめて発行する方法
適格請求書と適格返還請求書（返還インボイス）は、まとめて発行できます。記載事項をすべて記載すれば、1つの書類で発行可能です。1枚にまとめる場合は、「当月売上にかかる適格請求書の記載事項」と、「前月売上の返還にかかる適格返還請求書の記載事項」を両方満たす必要があります。
書類をまとめて発行すれば、作成の手間を軽減できます。紛失などのリスクも減らせるため、書類をまとめることをおすすめします。
適格返還請求書を効率よく作成する方法
適格返還請求書（返還インボイス）は、テンプレートやツールを活用すると効率よく作成できます。ここでは、それぞれの方法を解説します。
無料のテンプレートを使用する
無料のテンプレートを使用すると、必要な項目を入力する手間が省けます。項目の記載漏れやミスも防げるため、効率よく書類を作成できるでしょう。法律や税制などの変更にも対応でき、最新の形式で請求書を作成できます。インターネット上で、自社にとって使いやすいテンプレートを見つけ、ダウンロードすることをおすすめします。
請求書作成ツールを活用する
請求書作成ツールは、請求書をはじめとした書類作成を効率化するものです。自動入力機能によって、請求書を作成する手間や負担を減らせます。電子帳簿保存法・インボイスにも対応するツールを選び、消費税額の計算機能などを活用することで、正確な数値の入力も可能です。ツールのアップデートによって、制度の変更にも対応できます。
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受領した請求書は、システム側が自動振り分けをします。請求書ごとの注文番号や工種の紐づけ、固有の査定項目を追加し、自由なカスタマイズにも対応しています。
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まとめ
適格返還請求書（返還インボイス）は、商品の返品や値引きなどがある際に発行される書類です。取引の双方が課税業者である場合、売り手に書類の交付義務が発生します。電子帳簿保存法・インボイスにも対応する必要があるため、請求書作成ツールを活用することをおすすめします。
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