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工事注文書は、工事の受注・発注で必要になる書類の1つです。建築業ではさまざまな書類を取り扱うため、それぞれの記載要件や保管期間などを把握しておく必要があります。また、施工作業をスムーズに進めるためにも、各書類の作成を効率化する方法も知っておくといいでしょう。
本記事では、工事注文書についての詳細や注意点、効率化の方法などについて解説します。ぜひ参考にしてください。
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工事注文書とは？
工事注文書とは、工事や材料などを注文する際に発注者が発行する書類で、注文の意志を伝えるために使用します。工事注文書には、企業名や注文内容、希望納期などの情報を記載するのが一般的です。
工事注文書として書面に残すようにしておけば、 注文内容の間違いや認識の違いなど、注文時のトラブル防止にもつながります。ただし、工事注文書に記載された内容で注文が確定するため、大きな損害につながらないよう、記載ミスや漏れには注意が必要です。
工事注文書と発注書の違い
建設業界では、発注書と呼ばれる書類を取り扱う企業も多くあります。しかし、工事注文書と発注書は呼称の違いだけであり、法的に違いはありません。
ただし、無形のものの注文には「発注書」、有形のものには「注文書」など、企業によって使い分けているケースもあるので注意が必要です。
使い分けは企業ごとの慣例によるものが多いため、認識違いを起こさないように、取引を始める前にあらかじめルールを明確にしておくといいでしょう。
工事注文書と注文請書の違い
注文時に取り扱う書類として、工事注文書の他に「注文請書」があります。呼称は似ていますが、注文する側が発行する書類を「工事注文書」、注文を受ける側が発行する書類を「注文請書」と呼び、工事における注文では、この2種類がセットで取り交わされます。
注文請書が発行されると注文が確定され、注文側と注文を受ける側の間に契約履行の義務が生じます。
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工事注文書を保管しておく期間
法人税法において、工事注文書は「帳簿書類」に分類されるため、確定申告の提出期限の翌日から7～10年の保管が義務付けられています。
工事注文書を受け取る側は、その取引が完了したとしても書類を勝手に破棄してはいけません。注文が電子取引であっても、税務調査の際に迅速に対応するために、紙での保管が必要です。
工事注文書を保管する際は、時系列順にまとめて、検索しやすくしておくといいでしょう。また、税務署の許可を得れば、電子データのまま保管も可能です。
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工事注文書に記載する項目
工事注文書に決まったフォーマットはありません。ただし、国税庁が推奨している項目とその他一般的に記載すべき項目がありますので、注文をスムーズに行うためにも漏れのないように作成することが必要です。
以下では、記載すべき項目とその他必要に応じて記載すべき項目について解説します。
記載すべき5つの項目
工事注文書に記載すべき項目として、以下の5つの項目が推奨されています。
- 発注者側の企業名
- 受注側の企業名
- 注文する年月日
- 注文の詳しい内容（商品名・数量・金額）
- 注文の合計金額
注文時のトラブルを防ぐためにも、最低限上記の項目は記載しておきましょう。また、実際の現場では、次項で解説するその他の項目も記載されるケースが多くあります。
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その他一般的な項目
スムーズな取引のためにも、推奨されている項目の他に、以下のような項目も記載しておくのがおすすめです。
| 項目 | 内容 |
| 施工現場の名称や住所 | 工事を注文する場合に必要 |
| 注文の納期 | 工事期間または納品希望日 |
| 支払期日 | 注文合計額を支払う日時 |
| 支払条件 | 支払う際の条件（支払方法などを記載） |
| 発注明細 | 施工内容などの詳しい情報 |
| 備考欄 | 補足や注意点がある場合に内容を記載 |
上記のほか、注文時に伝えておくべき情報がある場合は、必要に応じて追加で記載しておきましょう。
工事注文書の作成方法
前述したとおり、工事注文書にはフォーマットがないため、自社での作成が必要です。一般的な作成方法として、以下の2つがあります。
1. エクセル・Wordで作成する
建設業界では、Microsoftのofficeソフトを活用している企業も多いため、工事注文書を、使い慣れているExcelやWordで作成することも選択肢の一つです。
特にExcelでは、計算式を用いて作成できるため、計算ミスをする恐れが少ないのがポイントです。また、Excel・Word共に無料のテンプレートが存在するため、1から作成しなくても簡単に書類作成が可能です。
2. 施工管理アプリを活用する
工事注文書の作成には、建設業専用に作られた施工管理アプリを活用すると便利です。書類作成も可能なアプリであれば、工事注文書のテンプレートも用意されているケースが多いため、簡単に作成できます。
また、工事注文書だけでなく、工事に関するさまざまな書類の管理・作成にも役立つでしょう。図面管理や社内チャットなど、施工管理に役立つ機能も揃っているアプリであれば、業務効率化にもつながります。
工事注文書には原則収入印紙は不要
課税文書の作成では、収入印紙が必要となるケースがありますが、工事注文書の場合、原則必要ありません。工事注文書は、基本的にそれだけで契約は成立しないため、課税文書として取り扱われません。電子書類の場合も同様に印紙は不要です。
ただし、次項で解説する”契約書とみなされるようなケース”では、収入印紙が必要になる場合もあるため、注意が必要です。
収入印紙が必要になるケースは？
工事注文書のみで契約が成立し、注文に対して受注者・発注者双方の同意がみなされる場合は、課税文書として取り扱われるため、収入印紙が必要となります。
課税文書として収入印紙が必要となるケースは、以下の通りです。
- 工事注文書を注文請書としても使用している場合
- 工事注文書に申込みや承諾の意思が示されている場合
- 双方の同意を示す署名や押印がある場合
また、契約する金額が税抜きで1万円以上になる場合も収入印紙が必要なので、上記のケースと併せて貼り忘れないように注意しましょう。
工事注文書に関する注意点
工事注文書を取り扱う場合は、以下の2点に注意が必要です。
基本契約書が必要か確認する
取引先企業と、基本契約書を交わしてない場合は、工事注文書に「契約約款」の添付が必要です。基本契約書には、注文書に記載していない必要事項や補足事項を明記し、注文請書にも同じ内容を添付します。
基本契約書が複数枚にわたる場合は、割印が必要です。前もって基本契約を締結していれば、添付する必要はありません。
記載ミスに気をつける
工事注文書に記載ミスがあった場合、基本は再発行となるので注意が必要です。ただし、何らかの理由で再発行が困難な場合は、ミスした箇所に二重線を引き、押印すれば修正できるケースもあります。
工事注文書の修正には、注文書で使用した印鑑と同じものを使用しましょう。取引先企業によっては、訂正ルールを設けている場合もあるので、前もって確認が必要です。勝手に修正するのではなく、相手企業のルールに基づいて対応しましょう。
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工事注文書の作成・管理の効率化を図るには？
工事注文書は、電子取引であれば、収入印紙も不要なほか、税務署の許可があれば電子データとしてコンパクトに保管が可能です。そのため、電子データとして取り扱った方が、書類管理の効率化に役立ちます。
工事注文書の作成や管理を電子化するなら、施工管理アプリなどのシステム活用が最適です。書類の発行・管理だけでなく、施工管理に役立つ便利な機能が利用できるシステムもあるので、自社業務に適した施工管理アプリを探すのも手です。
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まとめ
工事注文書は、建設業には欠かせない書類です。取り扱い方法や作成方法などをしっかり把握し、トラブルを起こさないように気をつけましょう。
また、書類管理の効率化のためにも、電子データとしての取り扱いがおすすめです。施工管理アプリなどを活用し、スムーズに作成・管理できるように環境を整えておきましょう。
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