注文書に収入印紙は必要？電子データの場合の対応なども解説！

注文書とは、注文や発注の申込みを相手に意思表示するための書類です。注文書により発注した時点では、相手が同意したり契約を締結したりする訳ではないので、金銭のやり取りは発生せず印紙税の対象にはなりません。

この記事では、注文書に収入印紙が必要な場合と、必要でない場合に分けて詳しく解説します。電子データの場合の対応方法についても解説するので、参考にしてください。

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注文書が必要な理由

注文書が必要な理由は、発注者が依頼する業務の種類や規模、価格や納期など、契約に関わる内容を書面に起こして明確にすることです。

契約の成立は口頭のみでも可能であり、注文書などの書類を必ず用意する必要がある訳ではありません。しかし、発注者と受注者との間で発生した認識のずれから起こるトラブルを防ぐため、注文書を用いる場合がほとんどです。

注意点として、下請法の対象となっている取引は、親事業者に注文書の発行義務が生じます。また、内容についても支払い期限の記載や書類の保存義務など、各種決まり事が法律によって規定されています。

注文書と注文請書の違い

注文書と注文請書の違いは、書類の発行者が発注側か受注側かにあります。注文書は発注側が作成や発行する書類であり、発注書とも呼ばれます。

一方の注文請書は、企業や人など受注側が注文を受けた際に、発注内容を承諾したことを明確にするために作成や発行する書類です。しかし、メールや電話などで注文を承諾した旨を伝えて、注文請書を発行しないケースも多く、必ずしも注文請書を発行する必要はありません。

関連記事：建設業の注文請書に収入印紙は必要？契約金額別に収入印紙の負担額を解説

注文書に収入印紙の添付は必要？

基本的に、注文書に収入印紙の添付は不要です。収入印紙が必要なのは、金銭のやり取りが発生した課税対象となる書類だけだからです。

注文書は、意思表示や内容の確認という意味で発行される場合が多く、その際に金銭のやり取りや経済的な利益は生じません。

また、契約は発注側の申し込みと、受注側の承諾があった時点で成立します。注文書はあくまで申し込みの意思表示をするだけで、受注側の承認を得ないため契約自体が成立しないのも理由の1つです。

収入印紙が必要になる注文書のケース

注文書に収入印紙は原則必要ないものの、条件次第で収入印紙が必要になる場合もあります。注文書を取り扱っていて、下記のケースに当てはまる場合は、収入印紙の添付を忘れないようにしましょう。

契約の成立が注文書の交付で決まる場合

注文書を発行した時点で契約が締結される場合は、収入印紙の添付が必要です。

通常、注文書は発注者側の意思表示をする書類であり両者の間での合意を示す訳ではないため、契約は成立しません。しかし、注文書を発行した段階で契約が成立する旨の基本契約書を交わしている場合は、注文書が契約書と同等の効力を持つ文書として扱われます。

個別契約書と同じ効力を持った注文書は、印紙税法上の「課税文書」に該当するため、収入印紙が必要です。ただし、1万円以下であれば非課税、金額の記載がない場合は200円の収入印紙が必要になります。

注文書に双方の署名や押印がされている場合

収入印紙が必要になる注文書のケースとして挙げられるのが、注文書に双方の署名や押印がされている場合です。

注文書に発注側・受注側双方の署名や押印があるなら、注文書は契約書と同等の効力を持ちます。この場合、注文書は印紙税法上の課税文書となるため、収入印紙が必要です。ただし、1万円以下であれば非課税、金額の記載がない場合は200円の収入印紙が必要になります。

注文書で見積書の承諾に応じる場合

注文書で見積書の承諾に応じた場合は、収入印紙が必要になります。見積書が契約申し込みの意思表示となり、見積書に基づいて発行された注文書が承諾の意思表示を担うためです。

具体的には、注文書に「見積書に対する申し込み」という旨の内容が記載されている場合です。その注文書は実質的に契約書であると判断され、課税文書になります。ただし、1万円以下であれば非課税、金額の記載がない場合は200円の収入印紙が必要になります。

収入印紙が不要になる注文書のケース

収入印紙が不要になる注文書のケースは複数あります。下記でそれぞれのケースの種類と詳細について解説するので、注文書を取り扱っている場合は参考にしてください。

注文請書の提出を求める場合

注文書の提出後、注文請書の提出を求める場合は、注文書については収入印紙の貼付は不要です。

注文書の作成や提出によって契約が成立するのであれば、注文書が契約書の役割を果たしてしまうため、収入印紙を貼り付けなければなりません。

しかし、注文請書を用意する場合は、注文書ではなく注文請書が契約書の役割を担うため、注文書に収入印紙は不要です。具体的には、受注の際は別途請書の提出を希望する旨を、注文書に記載しているパターンです。

また、注文書に発注側・受注側双方の署名や捺印があると、別途請書の提出を希望する旨を書いていても契約書として見なされます。この際、注文書と注文請書の両方に収入印紙を添付する必要があるので注意しましょう。

電子データとして注文書を発行する場合

電子データで発行する場合は金額の大小に関わらず、紙の書類では収入印紙が必要となるケースに該当していたとしても、収入印紙は必要ありません。

なぜなら、収入印紙の貼付の要否は印紙税法に規定されていますが、印紙税法での課税対象は紙の文書のみであり、電子文書は対象として含まれないためです。

電子データを書面にすると収入印紙が必要

電子データとして注文書を発行し、それらをプリントやコピーなどの方法で紙に書面として起こす場合は、印紙税法での課税対象となります。注文書を電子データのまま保管する場合以外は、収入印紙の添付が必要なので注意しましょう。

注文書に必要な収入印紙の金額

注文書に必要な収入印紙の金額は下記の通りです。収入印紙の金額は記載された契約金額によって異なります。

注文書の印紙に関する注意点

注文書に印紙を貼り付ける際は、印紙に割印(消印)を押印しましょう。割印(消印)は、印紙の使い回しを防ぐためのものであり、押印が義務付けられています。

サインや個人印にも割印(消印)としての効力はありますが、使い回しを防げるような状態でないと、効力が認められないため注意しましょう。

まとめ

基本的に、注文書を申し込んだだけで契約の締結に至るケースは少なく、金銭のやり取りが発生しないのであれば、収入印紙の添付は必要ありません。ただし、注文書によって契約が締結されたり、注文書に双方の署名・押印があったりする場合は収入印紙が必要になる場合があります。

このように、受発注業務にはさまざまな書類や印紙が必要です。記載事項にも決まり事が多く、書類作成に多くのリソースを費やしている企業も珍しくありません。

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※本記事は2023年11月15日時点の法律に基づき執筆しております。

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【税理士監修】安井 貴生

大阪市内の税理士法人に所属。中小企業から100億円超の企業まで様々な規模の法人顧問を担当。法人税務のみならず、M&Aや国際税務、相続案件も数多く手がけている。
また相続コラムを始めとする記事執筆や監修、納税協会や各種業界団体主催のセミナー講師としても幅広く活動中。