ANDPADの活用により、顧客満足度の向上と社員の労働環境改善を実現

株式会社岡本ガーデン様のご紹介

大阪府柏原市を拠点に、大阪府と奈良県の一部でガーデン・エクステリアの設計・施工を行う株式会社岡本ガーデン様。2,000坪もの広大な敷地に、庭木や草花、ガーデンアイテムを豊富に揃えた園芸店と、エクステリア展示場を構え、お客様の理想の空間を形にしている外構の専門会社だ。岡本ガーデン様が手がける空間は、四季折々の自然を楽しめる庭から、プールを備えたリゾートガーデンまで実に多彩。そのクオリティの高さはハイエンドな顧客層も魅了し、紹介での依頼や問い合わせが多く寄せられている。
岡本ガーデン様は、2021年「LIXILエクステリアコンテスト エクステリアリフォーム部門 大賞」を受賞するなど、数々のコンテストでの受賞歴を持つ。今回は、エクステリア業界の注目企業がなぜANDPADを導入し、どんな成果を上げたのかを、株式会社岡本ガーデン 代表取締役 岡本 圭一郎様に伺った。

一貫担当制から分業制へ変更、情報共有の円滑化のためにANDPADを導入

岡本ガーデン様では2年前まで、一人の担当者が営業・設計・積算・現場管理を一貫して行っていた。ただ、現場(案件)の増加に伴って、一人にかかる業務負担が増加し、労働環境が悪化していったという。
そこで岡本様は、社員の負担軽減に向けて、営業担当を筆頭に、設計、工事担当がチーム一丸となって庭づくりに取り組む分業制へと体制を変更。「これまで一人に集中していた情報を全員で共有するために、ANDPADの導入を決めた」と、岡本様は当時を振り返る。

「親しくしている近隣の同業者がANDPADを導入していたので、ANDPADの存在は知っていました。分業制への移行に伴って、改めてANDPADの機能について確認し、当社でも活用できそうだと感じ、導入を決めました。ただ、職人さんたちが使いこなせるかどうかだけが不安でした。上手くいかなかったら1年で解約しようと半信半疑で使い始めたのですが、今では業務になくてはならない必須ツールになっています。」

ANDPAD導入にあたって、岡本ガーデン様では、まず社内向け講習会と協力会社向け講習会を2回に分けて実施。アンドパッド担当者から直接レクチャーを受けたことで、「職人さんにもだいぶ理解してもらえた」と、岡本様は話す。また、最初は携わる現場(案件)だけに関係者を招待し、ANDPADを利用した現場管理を一通り覚えてもらうことに注力したという。

「最初の頃は、日報を上げ忘れてしまう職人さんもいましたが、その都度お願いをして、徐々に浸透を図っていきました。ANDPADへの入力に手間を感じた社員もいたと思いますが、ANDPADの運用を軌道に乗せるという強い思いを持って、私が先陣を切って進めていきました。」

運用は予想以上にスムーズに進んだと、岡本様は驚く。

「1ヶ月ほどで社員も職人さんたちもANDPADを使いこなせるようになり、思い描いた運用フローが実現できました。これも、ANDPADがITが苦手な人でも使いやすい仕様になっているからだと感じています。現在では、全員が全案件を閲覧できる設定にし、お互いの情報を共有しています。」

関係者全員が情報をタイムリーに共有することで、業務効率化が大きく進んだ。
次に、現在の運用フローについて伺った。岡本ガーデン様では、お客様と契約を交わした段階で、営業担当がANDPADに「○○様邸○○工事」といった案件フォルダを作成。顧客情報や現場の注意事項を入力し、図面や着工前の写真を格納していく。また、建材を扱う代理店担当者もANDPADに招待し、現場で使う商品の納期回答も入力しているという。工事が開始してからは、商品カタログ、納まり図、詳細図も共有。職人側からは、毎日の作業報告と写真をアップしていく流れとなっている。岡本様は、現在の運用で実感した成果について、4つのポイントを挙げてくれた。
まず一つ目は、移動時間の削減だ。岡本ガーデン様では、ANDPAD導入以前より、現場担当者の移動時間が3分の1程度削減できたという。

「今までは現場への行き帰りで半日潰れてしまうことも多かったですが、今は職人さんの日報や写真で現場の状況が分かるので、直接足を運ぶ機会が減りました。要所要所ではもちろん訪問していますが、訪問回数を減らしても問題なく現場が進行しています。」と、岡本様は話す。

二つ目は、情報の伝達漏れによるクレームの削減だ。特に営業担当と協力会社の「言った・言わない」を原因とするクレームが減ったという。

「以前は、お客様との打ち合わせで営業担当が聞いていた注意事項が伝わっておらず、現場でクレームが発生することがありました。今は、営業担当がANDPADにしっかりと注意事項を入力し、職人さんは注意事項をしっかり守ろうとしてくれています。お互いの意識が高まり、クレーム減少につながったと感じています。」

3つ目は、タイムリーかつ広範囲に情報を共有できるようになった点。これまでは、現場で突発的な問題が起きた時、職人が営業担当に電話し、営業担当がまた別の協力会社へ伝達するなど、関係者全員に情報を共有するのに時間がかかっていたという。

「今は、ANDPADに報告を上げるだけで、全員に情報を共有できるようになり、迅速に問題に対応できています。資料や情報をANDPADにアップしているので、『納期を知りたい』『寸法を教えて』といった問い合わせも激減しましたね。あまりに電話が鳴らないので不安になるくらいです。」と岡本様は笑う。

最後は、工事情報の履歴管理だ。これまで岡本ガーデン様では、無料アプリで現場の写真を管理していたが、写真の撮影箇所などは厳密に定めておらず、管理が行き届いていない部分もあったという。

「ANDPADは、工事完了後にボタンを一つ押すだけで、自動的に写真や履歴が蓄積されていくのが便利です。以前は、職人が他アプリ経由でアップした写真を、社内ネットワークの共有フォルダに保存し直していたのですが、その手間も省けました。お客様から施工中の写真が欲しいと言われた時もすぐに対応ができるので、当社の信頼度向上にもつながっていると思います。」

予想を上回る効果に社員全員が満足、今後もANDPADを活用し、顧客満足度向上を目指す

2021年よりANDPADを導入して約1年、現場への移動時間や電話対応の時間、作業の手間が減少し、「時間を効率的に使えるようになった」と、語る岡本様。本来の業務に集中できる時間が増えたことで、社員の残業時間も削減されたという。

「ANDPADに入力する手間はありますが、それを大きく上回る効果を実感しているため、みんな満足しています。業務の効率化が進んだので、今後は売上や粗利にも良い影響が生まれるのではと期待しています。私たちの最終的な目標は、お客様の満足です。まだANDPADを完全には使いこなせていないので、今後もANDPADを活用し、顧客満足度向上を目指していきたいです。」と岡本様は語る。