ANDPADで課題解決、修繕工事などの管理で活用、施工完了報告もデジタル化

京葉ガスお客さまサービス部くらし創造センターマンションサービスグループは、2021年からクラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD」を採用し、従来の課題を解決して業務効率化を図っている。ANDPADを用いて現場作業の関係者に一斉に連絡できるようにしたほか、現場の写真もANDPADで共有して施工状況を把握しやすくした。現場作業完了時の報告もANDPAD上で行えるようにしてペーパーレス化を進めている。

現場の状況を把握

同社マンションサービスグループは、大規模団地内での既築賃貸集合住宅の修繕工事（ガス機器などの点検・修理・交換）などを手掛けている。同社のこうした工事は年間約4千件にも及ぶ。
修繕工事は、同社が一次請けとなり、京葉住設（二次請け）やサービスショップ（三次請け）と協力して行っている。ANDPAD採用前は、こうした関係事業者に電話やFAXで連絡して手間がかかっていた。また、現場がどのような状態になっているのか把握しづらかった。発注元から工事についての問い合わせがあっても、京葉住設やサービスショップへの連絡・確認が必要で、すぐに返答できずに折り返しの連絡を待ち、時間を浪費するといった課題もあった。作業は紙ベースで管理していて、紙の報告書を受けて作業完了を把握していた。報告書に間違いがあった場合は書類を差し戻し、再提出を待つなど、書類のやり取りにも時間と手間がかかっていた。
そこで施工管理に活用できるANDPADの導入を検討した。21年からトライアル導入を実施。効果を確認した後、京葉住設や各サービスショップを訪問してANDPAD活用の意義を説明した。トライアルから3カ月後に本格活用を開始。現在はマンションサービスグループが手掛ける修繕工事の全従事者にライセンスを付与している。
発注があった段階でANDPADに情報を入力。資料なども格納し、ANDPADをプラットフォームにして関係者間で情報共有している。確認事項はチャットで連絡してもらい、状況を把握してすぐに返答できるようになった。
　マンションサービスグループの木幡律子課長は、「従来と比べて迅速に情報共有できるようになったことが良かった。チャットを見た・見ていないが分かり、連絡漏れがないことも確認できる」と話す。

ペーパーレス推進

同社はANDPADのオプション機能の「報告出力レイアウト機能」「デジタルサイン機能」も追加し、作業完了時に受け渡しする報告書のデジタル化も実現した。
浅倉完マンションサービスチームリーダーは、「課題を整理する中で、ANDPADの機能を活用し、課題解決とさらなる業務効率化ができると分かった」と話す。
「報告出力レイアウト機能」は、ANDPAD上の報告内容を指定のレイアウトに変更してPDFで出力できる。提出先の指定フォーマットに報告内容を入力し直す手間を解消した。
「デジタルサイン機能」は、ANDPAD上で作成した報告書に手書きのサインを入力できる。修繕工事や機器取り換えの完了時に居住者からサインをもらう際に活用している。書類の持参や保管の手間を不要とし、紛失のリスクを解消した。デジタルサイン機能の採用前は、作業者が事務所に戻り、事務員がANDPADでの完了報告を代行することもあったが、現在は、現場でデジタルサインをもらい、その場で完了報告することができ、事務員の作業負荷軽減にもなっている。
同グループの鵫巣康生マネージャーは、「従来の発注元の報告用フォーマットは拠点によって項目や文言が異なる点もあったが、交渉して統一してもらい、デジタルサイン付きの施工完了報告について了承を得られた。ペーパーレスを実現する上でこうした点も大きかった」と語る。
同社はANDPAD採用後、サービスショップに対してアンケート調査を実施し、導入効果を確認している。「紙の使用量が減った」「手書きよりも断然早い」などの意見が寄せられた。
「電話・FAXでのやり取りはほとんどなくなった。（折り返しの連絡を待つなどの）時間浪費のストレスはだいぶ減り、労働時間も減っている」（鵫巣マネージャー）。
ANDPADを運営するアンドパッドから、ANDPADの利用状況を表す月例報告が提供されており、これも活用している。利用頻度の高い人に活用の成果を聞き、利用頻度が低い人に紹介するなど、さらなる利用促進と業務効率化に努めている。

(ガスエネルギー新聞 2024年 3月18日掲載記事の転載)