ANDPADを通じて業務の型化を実現！社内業務の標準化により生産性を向上！

石友リフォームサービス株式会社について

富山県高岡市に本社を構え、石川や福井を含む北陸3県と埼玉県に合計15店舗を展開する石友リフォームサービス株式会社様。新築の木造注文住宅を手掛ける石友ホームを母体としたグループ会社で、その他にも水廻りなど小規模案件に特化したリフォームを得意とする株式会社オンリーワンリフォーム石友、新築も含めたグループ会社の工事の受け皿として社内の多能工職人で構成する北陸住宅施工などを含む計12社を抱える「石友グループ」の1つだ。

石友リフォームサービス株式会社様では、家族を守る「安全性」と風土や生活様式にマッチした「快適性」を追求した住宅作りを提案しており、累計で60,000件以上のリフォーム工事を実施し、北陸エリア売上実績ナンバー1のリフォーム専門店である。

大きなファイルを抱えながら現場に行くことが無駄だと感じていた

長らく住宅業界に関わってきた篠田様は、この30年で様々な業界の変化を経験されてきたが、未だに書類を大きなファイルにまとめ、それを抱え現場に向かっている姿に大きな無駄を感じていたという。「物件ごとの大きなファイルを抱えて現場に赴き、現場が終われば不要書類を手作業で破棄するの繰り返し。使っていた紙を浪費していることはもちろんですが、そのような業務によって生じている時間が最も無駄だと感じていました。」

また、人手不足の問題を解消するために、事業成長に合わせて他業種からの転職社員を受け入れる体制を整えていたが、中途で入社する社員の業務標準化についても篠田様は課題を感じていたという。
「中途入社の社員の多くは前職で身についた仕事のやり方を持ち込んでしまうケースがありました。しかし、それでは人によって業務の進め方がバラバラになってしまい、本人は効率的に仕事を進めているつもりかもしれませんが、会社全体で見ると非効率的な状態でした。」

こうした中でリフォーム産業新聞に掲載されていた記事を読んでANDPADに出会ったという。篠田様は直感的に「これはいい！」と感じ、自らANDPADのオフィスに直接訪問することにしたという。
「弊社の会長の教えとして新しい事に取り組む時実際に相手先の会社を自分の目で見ることが大切だと教わってきました。だからこそ、ANDPADのオフィスに実際に訪問して話を聞くことにしました。当時はまだそれほど会社の規模は大きくなかったようでしたが、その時の営業の方のプレゼンが自分の胸に刺さるものを感じましたし、将来的な可能性を強く感じました。」と振り返る。
その後、会社に戻り導入に向けて必要な費用を計算し、年間トータルで考えれば決して無駄な投資ではないと判断しANDPADの導入を決断した。

検査機能の導入と業務フローの改善によりトラブル発生を予防

こうしてANDPAD導入が実現したが、導入当初は社員や協力会社に日々の業務として浸透させるには苦労したという。
「世の中ではデジタル化が進んでいますが、現場の職人の中には未だにガラケーを使っている人もおり、特に年齢が高い方ほどスマホを操作するのに苦労しているようでした。そのような職人の方にはとにかくANDPADを覗いてみてくださいとお願いしていました。一方で、社内でも正しく使われていないと社外の協力会社の方にも使ってもらえないので、資料を抜け漏れなく入力することは常々意識して指示していました。」
工事担当者には現場写真をどんどんANDPADに入れるように指導すると、職人が現場の状況を知るためにADNPADを開いてくれるようになり、徐々に使い方にも慣れてきたという。

1年半ほど活用している中で、篠田様が便利だと感じている機能としてチャット機能や写真への書き込み機能をあげていただいた。
「ANDPADは全てにおいて便利ですが、中でもチャットと写真に書き込みができる機能は特に便利だと感じています。撮った写真をその場で書き込んで、チャットを使って指示を出せるので重宝しています。また、チャットを通して社員のコミュニケーションが活発になりますし、案件別にチャットグループを作れるので、社内通達を出す場合も全社員向けやエリア長向け等とでチャットグループで出し分けできるのがありがたいですね。以前まで仕事上でも使われていた個人向けのチャットアプリは自然と使われなくなりましたね。」

さらに、地図機能は現場に行く社員にとって重宝されているという。
「ANDPADを開けば現場の地図がピンポイントで分かり、家の外観写真を登録しておいて現場まで迷わずたどり着けるようになりました。以前は事務社員に地図を手配してもらっていましたが、今はANDPADで手元にすぐ出るので、地図の手配も不要になりました。」

石友リフォームサービス様ではANDPADのオプション機能である検査機能を今年から導入。手直し工事の発生数の削減や、協力業者への支払業務のフローの一部として寄与しているという。
「ANDPADの検査機能を導入して、テンプレートを作成した検査項目を使いながら自主検査を行うようにしています。自主検査を実施することで手直し工事の削減、施工品質の向上に取り組んでいます。また、当社では正式な業務フローとして完工後に協力業者への支払いが行われるというルールなのですが、工事が未完であるにもかかわらず支払いが行われていることがあり、検査後の手直し工事が発生した場合にトラブルが起きるケースがありました。そこで、ANDPADを使った自主点検が終わらないと支払いをしないといった業務フローに変更することで、トラブルの発生を防ぐようにしています。」
将来的には既存の基幹システムと連携させて、自主点検が完了しないと支払いにブロックがかかるような仕組みにすることで、業務フローとシステムの連動性を高めていきたいと篠田様は語る。

社内業務をスリム化してよりお客様のために時間を使っていきたい

ANDPAD導入時には「無駄な仕事が増えるのでは？」と考える社員が一定数いたが、工事担当者や北陸住宅施工いわゆる社員職人から導入を開始し、今ではANDPADなしでは業務が進められないのではと感じるほどに変化したという。こうして浸透が進む中で導入以前に抱えていた課題も徐々に解消されてきていると篠田様は語る。
「導入以前に課題として感じていた中途社員による業務のバラつきについては、ANDPADを通して報告事項や共有事項が統一化されているため、確立された業務手順で標準化されています。ANDPADを使わなければ業務を進められないので、標準化が進み、会社全体で効率化が進んでいます。」

また、ANDPAD上で資料や写真をクラウド管理することによって様々な場面で業務効率化が進んでいるという。
「今まで職人は施工図などの現場資料を日中にFAXで送ったとしても、結局現場から帰ってくる夜しか見られず、資料について監督に確認にするにも夜か翌日になってしまいタイムロスの原因となっていました。しかし、今は資料をアプリで上げておけば、現場にいたとしてもリアルタイムで確認できるので、確認のタイムロスは削減されてきています。また、クラウド上に現場に関わる資料がまとまっているので店舗間で案件を受け渡しする際にも、該当の案件を指定して見てもらえばいいので手軽に移管できるようになりました。」

また、篠田様いわく、ANDPADは現場だけでなく各店の工事打合せ資料作成やペーパーレス化にも一役買っているという。
「以前は様々な場所に散らばった現場の情報を一つにまとめて会議資料を作成し、その資料を人数分コピーして配布するようにしていました。今は、ANDPADに資料や写真がまとまっているので、ANDPADの画面をスクリーンにそのまま映して打合せを進めており、紙のコピーも削減されてペーパーレス化にも貢献しています。」

今後は既存の受・発注や支払いシステムやCADとも連携して、社内の業務フローをしっかり確立させたいと考えているという。
「ANDPADを実際に使ってみて便利だと実感した社員からは、次々と要望が上がっています。今後も費用対効果を考えながら、1つ1つの無駄な社内向けの仕事に時間を費やさずに、システムを活用して仕事をスリム化させていきたいと思っています。こうして生まれた時間をお客様のために時間を使えるようにして、顧客満足度や施工品質の向上を進めて行きたいですね。」

今ではスマホを落としたり電源が切れたりしてANDPADが使えなくなり、仕事が進められなくなるのが一番の心配だという篠田様。「それだけANDPADを中心に仕事が回っている証拠ですね。」と笑いながら語った。