『ANDPAD』がもたらす効果は、DXの真の目的である〝業務の変革〞

創業1985年、愛知県尾張地域を中心に〝総合住宅不動産企業〞として幅広い事業を展開する株式会社ブルーボックス。『ANDPAD』の導入は、賃貸管理業における原状回復工事での活用がきっかけだったというが、今では「部署を横断して重宝している」と話す。不動産業における施工管理アプリの活用法とは？詳細を工事部部長の山本氏、営業部長の石丸氏に聞いた。

業務の変革が導いた工期短縮という効果

――『ANDPAD』の導入経緯を教えてください。

山本　不動産業界で〝IT化〞という言葉が聞かれ始めた頃、当社でも賃貸アパートの入退去管理業務の効率化とペーパーレス化を図るため、工事会社とのやり取りを紙から電子化に切り替えた時期がありました。当社は1万戸超の物件を管理していることもあり、退去後に発生する原状回復等の工事件数は、月ベースで250件ほどに上ります。そのため発注書や図面等、工事会社とのやり取りで使用する紙の量は膨大になり、書類管理だけでも相当な時間を費やしていました。電子化に切り替えたことで、紙の使用量は約50%削減することができましたが、そこで新たな課題も生じました。

石丸　それが社内の情報共有でした。データはすべてファイル共有サービスを介してのやり取りだったため、他部署の人間が工事の進捗や賃貸物件の設備等を確認するのに、時間がかかるようになってしまったのです。

営業からすると、工事の進捗状況等の情報を共有できないとオーナー様や居住希望者から問い合わせをいただいた際、対応にロスが生じてしまいます。最悪、居住希望者を取り逃がしてしまうこともあります。そこで、少しでも円滑な情報共有を図るために、施工管理アプリとして高いシェアを誇る『ANDPAD』を導入したのです。

――活用して特に優れていると感じたポイントは何でしょうか。

山本　クラウド上で業務管理ができ、最新の情報を皆が共有できることだと思います。例えば工事会社に修復工事状況を写真でアップしてもらえば、われわれは現場に行かなくてもその場で状況を確認できます。また、チャット機能を活用すれば、当社や協力会社メンバー間で瞬時に情報共有ができるため、これまでにあった「言った言わない」のトラブルも回避することができます。

現場写真、図面など資料の閲覧、工事の進捗確認などの情報も『ANDPAD』を開けば他部署の人間でも容易に確認できます。店舗に来店されたお客様からの設備に関する問い合わせにも、写真や図面を確認すれば窓口で回答できますし、以前のように誰かに確認するといった時間と手間が省けます。

山本　完工時の検査報告に関しては『ANDPAD検査』というオプション機能を活用して、修復工事の抜け漏れ防止に努めています。これは、案件ごとにチェック項目を記したテンプレートを工事会社と共有し、完工と同時に報告書としてアップしてもらうものです。これまで現場に出向いて確認を行い、漏れがあれば再作業といったケースも多々ありましたが、この機能のおかげでわれわれが現場に出向くという時間の削減と、施工品質を保つことが可能になったのです。

――情報共有以外にも多くの改善と効果をもたらしたということですね。

石丸　はい。ひとつひとつの業務の短縮が「工期を1週間ほど短縮する」という最高の結果をもたらしてくれました。サイクルが早まった分、居住希望者を待たせることなく入居していただくことができています。当社の管理戸数の7割はサブリース契約によるものですから、この短縮は非常に大きいですよね。オーナー様も喜ばれていると思います。

リアルタイムで現場の状況を見える化

事前共有を図るため、現場のキズや破損箇所はiPadを使用して撮影後にアップ

アップされた写真はフォーマットに落とし込むだけで案件ごとの整理が可能に

工事会社からはその日ごとにチャットを通じて作業終了の報告が入る仕組み

現場の進捗状況は「マイルストーン」を確認すればだれでも瞬時に把握できる

※本記事は2023年1月発行「不動産テック.BIZ vol.7」において掲載された記事の転載となります（https://www.jutaku-s.com/realestatetech-biz/vol_7/）。