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多くの施設管理・総務の現場では、紙の図面やExcelによる台帳管理に限界を感じる担当者が増えています。修繕履歴や点検情報が属人化した結果、対応状況の把握が難しくなり、対応漏れやトラブル発生時の初動遅れが問題となるケースも少なくありません。
本記事では、ファシリティマネジメントシステムの概要から導入のメリット、システムの選び方まで詳しく解説します。この記事を読むと、企業にどのようなファシリティマネジメントシステムが必要かを判断できるようになります。
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ファシリティマネジメントシステムとは？
ファシリティマネジメントシステムとは、保有するすべての施設や設備などの経営資源を、最適な状態で一元管理するためのシステムです。単に設備台帳を電子化するだけに留まらず、長期的なコスト削減や従業員の生産性向上といった経営的な視点での効果が期待できます。
本章では、ファシリティマネジメントの定義とファシリティマネジメントシステムが注目される背景について確認しましょう。
ファシリティマネジメントの定義
ファシリティマネジメントとは、企業が保有するすべての施設や環境を総合的に管理し、経営資源として有効活用する手法です。建物を安全に維持するだけでなく、長期的な維持管理コストを抑えながら、働く人の快適性や生産性の向上を目指します。
従来の日常的な点検業務を中心とする施設管理とは異なり、長期的な事業戦略にもとづいて不動産や建物の資産価値を高める取り組み全般を指します。
ファシリティマネジメントシステムが注目される背景
ファシリティマネジメントシステムが注目される背景には、紙の点検表やExcel台帳だけでは施設管理が回りにくくなっている現実があります。紙の台帳や、ばらばらになった図面で運用していると、情報が属人化しやすくなります。情報が一元管理されていない環境では、設備トラブルへの対応遅延や無駄な修繕コストの発生を防げません。
そのため、業務効率化や資産価値の維持を目的とするITツールの導入が必要不可欠となっています。
施設管理とファシリティマネジメントの違い
施設管理とファシリティマネジメントには、管理の目的やアプローチにおいて明確な違いがあります。施設管理は建物の安全な維持が目的であるのに対し、ファシリティマネジメントは経営的な視点から施設全体の最適化を図る考え方です。
本章では、それぞれの役割や類似する概念との違いについて分かりやすく解説します。
対象範囲 | 主な目的 | |
施設管理（BM） | 物理的な建物・設備 | 安全性・快適性を維持するための保守点検や修繕 |
プロパティマネジメント（PM） | 不動産・テナント | 不動産価値の維持向上と収益最大化 |
ファシリティマネジメント（FM） | 施設・設備・利用環境全体 | 経営資源の最適化や生産性向上、コスト削減 |
施設管理とは
施設管理とは、建物や設備が正常に稼働するように日々メンテナンスや保全を行う実務的な業務です。具体的な業務内容には、空調や照明などの定期点検や清掃のスケジュール調整、発生した故障への修繕対応が含まれます。
日常の安全管理や設備機能の維持が重視されるため、現場の運用状況を詳細に把握し、トラブルへ迅速に対処する体制の構築が求められます。
PMやBMとの違い
ビルマネジメント（BM）は物理的な施設維持を行い、プロパティマネジメント（PM）は不動産の収益最大化を目指します。
たとえば、空調設備が故障した場合、ビルマネジメントは修理の手配を行い、プロパティマネジメントは修繕費用や収益への影響を考慮しながら修繕方針を決定します。
一方、ファシリティマネジメントは、従業員の生産性を高めるために空調環境を改善する経営視点に基づきます。このように、対象や目的によって領域が異なります。
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施設・設備管理で抱えがちな3つの課題
多くの企業の施設・設備管理の現場では、情報共有や業務プロセスに共通の課題があります。これらを放置すると、修繕費用の高騰や業務効率の低下を招くだけでなく、建物の老朽化を早める原因にもなるでしょう。
本章では、代表的な3つの課題を確認します。
- 修繕・点検情報の属人化とブラックボックス化
- 対応漏れ・二重入力による業務効率の低下
- 事後保全によるコスト増大
1. 修繕・点検情報の属人化とブラックボックス化
過去の対応手順や点検時の注意点が共有されないため、担当者が不在の際にトラブルが発生すると迅速な対応ができません。
設備台帳が適切に整備されていないと、点検や保全のスケジュール管理も曖昧になりがちです。現場のノウハウを蓄積して可視化する仕組みがない状態は、施設管理における大きなリスクといえるでしょう。
2. 対応漏れ・二重入力による業務効率の低下
修繕依頼や問い合わせの経路がメールや電話など複数の手段に分散していると、現場での対応漏れが発生しやすくなります。また、進捗状況を把握しにくいため、対応の遅延や重複手配といったミスが引き起こされるリスクがあります。
さらに、設備情報や過去の修繕履歴が担当者ごとに管理されている場合、必要な情報を探すだけでも時間を要し、業務効率の低下につながりかねません。修繕案件の進捗や設備情報、点検・修繕履歴を一元管理できる仕組みがなければ、計画的な施設管理や予防保全の実現は困難です。
3. 事後保全によるコスト増大
設備が完全に故障してから修理を行う事後保全を中心とした運用は、企業の修繕コストを大幅に増大させます。突発的な故障発生時には緊急の工事費用がかさむだけでなく、業務停止による機会損失や生産性の低下を招くためです。
二次損失のリスクを抑えるためには、定期的な点検によって故障の兆候を捉える予防保全が有効です。しかし、過去のデータに基づいた保全計画が策定されていなければ、効果的な予防保全は困難でしょう。
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ファシリティマネジメントシステムの主な機能
ファシリティマネジメントシステムには、施設管理の属人化を防ぎ、保全業務を効率化するための多様な機能が備わっています。ファシリティマネジメントシステムの機能を組み合わせると、情報の一元管理や業務プロセスの可視化が可能です。
本章では、代表的な機能を現場での具体的な活用イメージと併せて確認していきます。
1. 設備台帳・施設情報のカルテ化
施設や設備の基本情報に加え、点検結果や修繕履歴、不具合の発生状況などを設備ごとに紐づけて一元管理する機能です。病院のカルテのように、設備の状態や過去の対応履歴を容易に把握できる点が特徴です。
担当者が変わっても設備の状況や過去の対応経緯をすぐに確認できるため、引き継ぎ時の情報漏れを防げます。情報がクラウド上で共有されることで属人化も解消され、設備更新や修繕計画の立案、予防保全にも活用しやすくなります。
2. 点検計画・保全管理
法定点検や日常の巡回点検のスケジュールを一元管理する機能です。点検予定をシステム上に登録すると、期日が近づいた際に自動で通知が届くため、点検の実施漏れを防げます。進捗状況も可視化されるため、複数の施設や拠点を管理する企業でも、各拠点の点検活動がひとめで確認できます。
計画的な保全管理の実践は、建物の安全性と快適性を長期にわたって維持するための基盤となるでしょう。
3. 修繕依頼・チケット管理
修繕依頼・チケット管理は、不具合報告や修繕依頼を一か所に集約し、対応状況を見える化する機能です。チケットとは、修理や確認が必要な作業を案件単位で管理する記録を指します。たとえば、会議室のドアノブ破損やエアコンの異音といった依頼ごとに、対応期限や進捗状況を設定可能です。
受付から対応中、完了までのステータスを一元管理し、対応漏れや重複対応を防げます。協力会社とのやり取りや見積書、作業記録などをチケットに紐づければ過去の対応経緯も即座に参照でき、関係者全員がリアルタイムで状況を共有しながら修繕業務全体の効率化を図れます。
4. 図面・文書管理
施設の図面データや設備マニュアル、賃貸借契約書のような関連文書をシステム内で集約して保管する機能です。紙の図面を探し回る手間がなくなり、パソコンやスマートフォンから必要な資料を瞬時に閲覧できます。
図面上の特定の場所に修繕箇所のピンを立てて写真を登録できる機能もあるため、現場の不具合箇所を視覚的に分かりやすく関係者へ共有できます。結果として現場訪問の回数が減り、業務効率の向上が期待できるでしょう。
5. スペース管理
オフィス内の会議室やデスク、工場の設備スペースのような利用状況を可視化する機能です。従業員の座席レイアウトやスペースの有効活用度をデータとして把握できるため、働き方改革に合わせた最適な座席配置の検討が容易になります。
不要なスペースの削減やレイアウト変更の計画が容易になり、不動産コストの最適化にも繋がります。オフィス環境の快適性を高め、社員の満足度を向上させるための支援機能です。
6. レポート・データ分析
蓄積された修繕費用や故障発生のデータを自動で集計し、分析レポートを作成する機能です。どの設備で故障が頻発しているか、どの施設にコストがかかっているかを視覚的に把握できます。
データに基づいた長期修繕計画の策定や、設備投資の優先順位付けといった経営判断への活用が可能です。勘や経験に頼るのではなく、客観的な数値で施設管理の費用対効果を最大化するための重要な機能といえます。
ファシリティマネジメントシステムを導入するメリット
ファシリティマネジメントシステムの導入は、現場の業務効率化から経営課題の解決まで幅広いメリットをもたらします。紙やExcelによる管理からの脱却によって、施設管理部門の負担が軽減され、戦略的に資産活用が可能です。
本章では、導入によって得られる下記のメリットを4つ紹介します。
- 施設情報を「見える化」し属人化を解消できる
- 対応漏れ・転記作業を削減できる
- 事後保全から予防保全へ移行できる
- 蓄積データを長期修繕計画・経営判断に活用できる
1. 施設情報を「見える化」し属人化を解消できる
システムに情報を登録することで、これまで担当者の頭の中にしかなかった修繕履歴や設備の注意点が可視化されます。図面や点検データをオンラインで一元管理できるため、誰でも必要なときに最新情報へアクセスできるのがメリットのひとつです。
その結果、担当者の異動や退職時もスムーズに引き継げ、業務停滞のリスクを大幅に軽減できます。組織全体で情報を共有し、誰もが同じ水準で施設管理を担える環境が整います。
2. 対応漏れ・転記作業を削減できる
修繕依頼の受付から協力会社への手配、完了報告までの進捗状況をシステム上で追跡できるため、対応の漏れや遅延が起きにくくなります。さらに、スマートフォンで点検結果を入力するだけでデータが自動集計されるため、手書きの報告書をExcelに転記する作業は不要です。
事務工数が削減されると、施設管理の担当者はより付加価値の高い保守計画の策定や改善提案に時間を充てられるようになります。
3. 事後保全から予防保全へ移行できる
過去の点検データや故障履歴を分析すると、設備ごとの耐用年数や不具合の傾向が把握しやすくなります。傾向の把握によって、故障が発生する前に部品交換を行う予防保全を計画的に実施できる点が大きなメリットです。
突発的なトラブルによる施設の稼働停止を防げるため、緊急工事にかかるコストを抑えられます。中長期的な修繕費の低減と施設の安全性維持を、同時に実現できる仕組みが整います。
4. 蓄積データを長期修繕計画・経営判断に活用できる
日々蓄積される施設データは、将来の修繕計画や設備投資の意思決定に役立つ貴重な資源です。具体的な修繕コストの推移や設備の老朽化状況をグラフで可視化することで、根拠に基づいた経営予算の策定が実現します。
さらに、環境負荷の軽減を目的としたエネルギー使用量の削減計画など、企業の社会的責任を果たす施策への展開も可能です。施設管理データを経営戦略の一部として活用する土台が整います。
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ファシリティマネジメントシステムを導入するデメリット・注意点
ファシリティマネジメントシステムには多くのメリットがある一方で、導入に伴うコストや運用上の注意点も存在します。導入後に期待した効果が得られないという失敗を防ぐために、懸念されるデメリットを事前に把握しておきましょう。
本章では、導入時に確認すべき下記の注意点を解説します。
- 初期費用・運用コストが発生する
- データ整備・移行に工数がかかる
- 現場に定着しないリスクがある
1. 初期費用・運用コストが発生する
システムの導入には、ソフトウェアの利用料金だけでなく、初期のセットアップ費用やライセンス費用がかかります。また、継続的に利用するための月額費用も必要となるため、費用対効果を事前に試算しておきましょう。
削減できる作業時間や、予防保全による修繕費用の低減効果を数値化し、投資回収期間を明確にする視点が求められます。予算に合わせて最適な料金プランを選択しましょう。
2. データ整備・移行に工数がかかる
システムを効果的に運用するためには、既存の紙の図面やExcelの設備台帳データを移行するデータクレンジング作業が必要です。古いデータや不正確な情報が混ざっていると、システム導入後に正しい分析や管理が行えなくなります。
移行には多くの時間と人的資源が必要となるため、あらかじめ移行担当者を決めて計画的に進めることが大切です。導入スケジュールに余裕を持たせておきましょう。
3. 現場に定着しないリスクがある
新しいシステムを導入しても、操作方法が難しかったり、運用の目的が浸透していなかったりすると、現場の社員や協力会社に使われなくなります。特にスマートフォンの操作に不慣れな現場スタッフがいる場合は注意が必要です。
最初は特定の施設や機能だけでスモールスタートし、段階的に適用範囲を広げることが定着のポイントです。定期的な説明会の開催など、現場への丁寧なサポート体制を構築しましょう。
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ファシリティマネジメントシステムの選び方
自社の課題を解決し、導入効果を最大化するためには、最適なファシリティマネジメントシステムを選ぶ必要があります。数あるシステムの中から企業に合うものを見極めるための、選定ポイントを確認しましょう。
本章では、検討時に比較すべき5つの基準を解説します。
- 管理対象・施設規模・拠点数を整理する
- 必要機能の過不足を確認する
- スマホ対応・操作性を確認する
- 既存システムとの連携を確認する
- 料金体系・拡張性を比較する
1. 管理対象・施設規模・拠点数を整理する
システムを選ぶ前に、まずは自社が管理する対象施設の種類や規模、拠点数を明確に整理します。オフィスビルや工場など、施設によって必要とされる機能や管理の範囲は異なります。
複数拠点の施設管理を一元化したい場合は、拠点間でのデータ共有や権限設定がスムーズに行える製品を選びましょう。管理対象の特性に合致したシステムを選択することが、導入成功に繋がります。
2. 必要機能の過不足を確認する
企業が抱える課題を解決するために必要な機能が十分に備わっているか、また使わない機能が多くてコストが高くなっていないかを確認しましょう。
たとえば、修繕の対応漏れを防ぎたい場合はチケット管理機能が必須です。一方で、スペース管理が不要であればその機能を除外できる拡張性のあるプランがあるかを確認します。必要な機能の過不足を見極め、企業の実務に最適な製品を選択しましょう。
3. スマホ対応・操作性を確認する
点検担当者や協力会社が現場から直感的に入力できるよう、スマートフォンの対応状況や画面の操作性を確認します。操作が複雑であると現場に定着せず、情報の入力漏れや利用停止を招く原因になりかねません。
事前にトライアルなどを活用し、実際の作業現場でストレスなく操作できるかを試してみましょう。誰でも簡単に使いこなせるシンプルな操作性を持つ製品を選ぶことが大切です。
4. 既存システムとの連携を確認する
現在、社内で使用している会計システムや、ビル内の環境センサーのようなIoT機器とデータ連携が可能であるかを確認します。システム間でデータが連携できれば、修繕費用と会計データの二重入力を防ぎ、リアルタイムで正確にコスト管理ができるでしょう。
また、センサーから故障の予兆を自動検知してシステムへ登録するような高度な予防保全も可能になります。
5. 料金体系・拡張性を比較する
初期導入費用と毎月の運用コストを比較するだけでなく、将来の施設追加やユーザー増加に伴うライセンス費用の上限も確認しておきましょう。事業の拡大に合わせて拠点が追加される場合に、プランの変更や機能の追加が柔軟に行える製品であるかがポイントです。
長期的な利用を見据えて、トータルコストが予算の範囲内に収まるか、将来的な拡張に対応できるかを含めて総合的に評価しましょう。
ファシリティマネジメントのDX化を進めるならANDPAD BM
施設管理の属人化や紙・Excel管理からの脱却を図り、予防保全を実現するためのシステム導入を検討している場合、まず押さえておきたいのが施設ごとに抱える以下のような課題です。
- 修繕履歴や点検情報が担当者に依存し、引き継ぎがうまくいかない
- 紙や複数ツールへの分散入力による対応漏れや二重入力が発生している
- 事後保全が中心で、突発的な修繕コストが増え続けている
- 協力会社との情報共有に手間取り、不要な確認作業やナンセンスコールが常態化している
施設管理の課題に対応するシステムとして、『ANDPAD BM』があります。
『ANDPAD BM』は、点検記録や設備台帳、過去の修繕履歴をクラウド上に集約し、現場と管理部門のシームレスな情報共有を実現するサービスです。修繕依頼の受付から協力会社への指示、完了報告まで一連のフローをシステム上で完結できます。
また、以下のような利用しやすさも特徴です。
- スマートフォン・タブレットからの現場入力に対応
- 保全状況や点検結果をリアルタイムで把握できる
- 写真による報告で、情報を正確に伝達できる
- 蓄積データを活用した長期修繕計画の立案にも役立てられる
施設管理の属人化を解消し、データに基づく修繕コストの最適化を目指す方は、 ぜひ『ANDPAD BM』の活用を検討してみてください。
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まとめ
ファシリティマネジメントシステムの導入は、修繕・点検情報の属人化解消から対応漏れの防止、事後保全からの脱却まで、施設管理が抱える複数の課題を同時に改善できる取り組みです。紙やExcelによる分散管理から脱却し、情報を一元化すると、現場と管理部門の連携がスムーズになり、業務全体の効率が高まります。
システム選定にあたっては、自社の管理対象・規模・必要機能を整理したうえで、スマホ操作性や既存システムとの連携、料金体系も含めて総合的に評価しましょう。
施設管理のDX化や、予防保全を通じたライフサイクルコストの最適化を検討している方は、ぜひ『ANDPAD BM』の活用も視野に入れてみてください。
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