知りたい情報が選べる
はじめての資料はこちら
請求書の保管期間は、適格請求書や雑所得など、種類によって5年、7年、10年と差があります。この記事では、ケース別の請求書における保管期間を中心に、適切な保管方法や長期間保管する際の注意点について解説します。また、記事の後半では、インボイス制度導入による注意点や電子データで請求書を保管できるおすすめのツールも紹介するため、ぜひ最後までご覧ください。
請求書の保存義務
請求書は、「証憑書類（しょうひょうしょるい）」に分類される書類です。証憑書類とは、双方の間に何らかの取引があったことを証明する書類です。証憑書類は、所得税法や消費税法などで、一定期間は、保存しなければならないと定められています。
なかでも、請求書は原則として原本の保存が必要な書類とされています。また、電子データで受け取った請求書は、電子帳簿保存法に基づき電子データでの保存が義務付けられている点に注意が必要です。請求書を発行する立場の人は、請求書の控えを保管しましょう。
【ケース別】請求書の保管期間
請求書の保管期間は、どのような種類かによって異なります。ここではケース別に、請求書の保管期間を解説します。
個人事業主の請求書の保管期間
個人事業主の請求書は、原則として、発行から5年間は保管しておかなければならないと定められています。保管期間は、個人事業主であっても法人と同様です。確定申告の期限を起算時点として5年間です。
個人事業主かつ消費税課税事業者の場合は？
個人事業主でありつつ消費税課税事業者の場合の請求書は、発行から7年間、保管しなければなりません。しかし、課税対象となる売上高が1,000万円を超えている場合は、消費税課税事業者に分類されます。課税売上高は、消費税の課税対象となる取引で得られた売上のことです。ただし、有価証券や土地の売却などの非課税取引は含まれません。
適格請求書の保管期間
適格請求書（インボイス）の保管期間は、個人であっても法人であっても、等しく7年間です。発行者も控えを7年間保管しなければなりません。なお、適格請求書は、税務署に申請して「適格請求書発行事業者」として登録されることで発行可能です。この場合、自動的に課税事業者となります。
欠損金額がある請求書の保管期間
欠損金額がある場合の請求書の保管期間は例外です。2018年4月以降に発生した欠損金の場合は、10年間の保管が必要です。欠損金とは、法人税を計算すると所得が赤字になる場合の金額のことを指します。青色申告を行う際は、欠損金を繰り越すことで黒字と相殺できるため、長期間の保管が必要になります。
雑所得の請求書の保管期間
本業とは別に副業をしている人のなかには、雑所得を得ている人もいるでしょう。雑所得がある人のうち、前々年の業務による収入が300万円を超える場合は、現金預金取引等関係書類を5年間保管しなければなりません。雑所得は、以下のいずれにも含まれない所得のことです。
- 不動産所得
- 事業所得
- 山林所得
- 利子所得
- 一時所得
- 退職所得
- 配当所得
- 給与所得
- 譲渡所
請求書の保管方法
請求書の保管方法は、電子データと紙、いずれかの方法となります。それぞれの方法について、ここで解説します。
電子データで保管する
請求書をはじめ、現在では、さまざまな書類を電子データで保存できます。紙の書類を電子データとして保管するためには、スキャナーを使います。紙の書類と比較すると、保存のスペースに困らないでしょう。ただし、電子データ化する場合、電子帳簿保存法で定められた要件を満たさなければなりません。
紙の書類で保管する
電子データにせず紙の書類で保管する場合でも、保管期間は電子データと同じです。5〜7年間は請求書を保管しなければなりません。紙の書類は劣化しやすいため、保存環境にも注意しましょう。なお、2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子データで受け取ったものは、電子データでの保存が必須となりました。
請求書の保管における注意点
請求書を適切に保管するためには、いくつかの注意点があります。それぞれの注意点に考慮して、請求書を保管しましょう。
原則、原本を保管する
請求書を保管する際は、原則として写しやコピーではなく、原本を保管しましょう。書類の改ざんを防ぐためです。原本を保管することで、請求書番号を一部改ざんして、1枚の請求書を2枚にするなどの不正を防げます。
すぐに探せるようにしておく
発行者側は、請求書の控えを保管してください。控えにも原本と同様、請求書番号を振っておくことで、後から請求書を探しやすくなります。請求書のナンバリングについて、特に法律で定められているわけではありません。ナンバリングのルールを社内で統一し、わかりやすく管理する工夫が必要です。
入金状況によって細かく分類する
入金の状況によって、請求書は細かく分類するとよいでしょう。支払済みと、未払で分類してください。発行者側も、発行した請求書の控えを未入金と入金済みとに分けましょう。支払期限にも注意しながら、整理していくとよいでしょう。
法改正に適応する
請求書をはじめとする重要書類に関する法律は、定期的に改正されます。最近では、インボイス制度の開始に伴い、法改正が行われました。請求管理システムを導入しておくことで、このような法改正にもスムーズに適応できます。
保管期間が終了したら適切に処分する
保管期間が終了した請求書は、適切に廃棄しましょう。請求書には、取引の詳細な情報が書かれています。情報漏えいのリスクを加味して処分しましょう。紙で保管している場合は、シュレッダーを使ってください。電子データは記録が残らないように、完全に削除しましょう。
請求書に通し番号をつける
それぞれの請求書に通し番号をつけてください。請求書は最低でも5年以上、保管しておかなければなりません。そのため、保管する請求書は、相当の量になっていることが予測されます。通し番号をつけることで、大量の請求書をスムーズに管理・保管できるでしょう。
通し番号の付け方に決まりやルールはありません。請求日や取引先コードなどを組み合わせ、規則性のある番号をつけると分かりやすく管理でき、検索もスムーズに行えるためおすすめです。
インボイス制度の導入によって変わったことは？
2023年10月より、インボイス制度が導入されました。これは、消費税の正しい納税額を算出することを目的に導入された制度です。インボイス制度の導入により、発行者側も請求者側もインボイスに適合した請求書の用意が必須となりました。
インボイス適用の請求書は、国税庁に登録申請して承認を受けた「適格請求書発行事業者」のみが発行可能です。また、適格請求書の保管期間は、5年間ではなく7年間であるため注意してください。
建設業における請求書の保存・管理は「ANDPAD請求管理」がおすすめ
請求書は、保管に場所をとらないよう、紙ではなく電子データでの保管がおすすめです。建設業における請求書の保管には、クラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD（アンドパッド）」の導入がおすすめです。「ANDPAD請求管理」は、建設業界に特化した請求管理システムです。請求書の回収・工事ごとの振り分けのほか、建設業特有の要件である、出来高査定額と立替経費の相殺金額の入力にも対応しています。
また、電子帳簿保存法にも対応しているため、毎月の請求管理業務の大幅な効率化が実現します。受領した請求書はシステム側が自動で振り分けられるため、振り分けや郵送にかかる手間を削減可能です。
まとめ
請求書の保管期間は5〜10年間です。通常の請求書の保管期間は5年間、適格請求書（インボイス）は7年間、欠損金額がある場合は10年間などケースによって異なります。請求書は長期間保管しなければなりません。
請求書の保管には、クラウド型建設プロジェクト管理サービス「ANDPAD（アンドパッド）」がおすすめです。シェアNo.1サービスとして、業種を問わず、数多くの企業・ユーザーに利用されています。使いやすいUI・UXを実現する開発力があり、年間数千を超える導入説明会を実施するなど、手厚いサポートも特長です。詳しくは資料をご覧ください。
ANDPAD（アンドパッド）は、現場の効率化から経営改善まで一元管理するシェアNo1のクラウド型建設プロジェクト管理サービスです。ANDPADの「サービス概要」「導入メリット・導入事例」「サポート体制」がわかる資料3点セットをご用意しています。
