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昨今はさまざまな業界でデジタル化が進み、PDF形式の請求書を運用する企業が増えています。この記事では、PDF形式の請求書のメリットとデメリット、請求書をPDF化する具体的な方法などについて解説します。また、PDF形式の請求書に関する注意点やよくある質問も取り上げるので、PDF形式の請求書の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
PDF化した請求書は法的に有効
PDF化した請求書は法的に有効です。請求書に限らず、納品書や見積書、領収書なども、PDF化をして問題ありません。ただしPDF形式の請求書は、客観的に可視性が認められている必要があります。画像が荒く、記載されている内容が判別できなければ、請求書としての役割も果たせない可能性があります。
請求書をPDF化するメリット
はじめに、PDF形式の請求書を導入することによって享受できるメリットについて解説します。
コスト削減
PDF形式の請求書の導入によって得られるメリットのひとつが、コストの削減です。紙の請求書を発行する場合は、紙代だけでなく印刷代やインク代など、さまざまなコストがかかります。また、請求書の発行数が多くなると負担も大きくなります。PDF形式の請求書に移行することで、これらの費用を削減できます。
業務の効率化
業務の効率化も、PDF形式の請求書を導入するメリットとして挙げられます。紙の請求書は、紙を封筒に入れる、郵送するなどの作業を要するため、取引先に届くまでに数日の時間がかかります。請求書をPDF化すれば、これらの作業工程が省略されるため、作業効率が向上します。また、データベースで管理するため、過去の請求書の検索や再発行もスムーズに進められます。
テレワークへの対応
PDF形式の請求書の導入には、テレワークへの対応がスムーズになるというメリットもあります。紙の請求書を扱っている場合、封入作業をはじめとするリモートでは対応できない業務のために、出社しなければなりません。PDF化を進めれば、請求書はインターネットを介して取引先に届けられるため、テレワークでも作業を完結させられます。
セキュリティの向上
セキュリティの向上も、PDF形式の請求書の導入によって得られるメリットのひとつです。請求書には名前をはじめ、取引先のさまざまな情報が記載されているため、慎重に扱わなければなりません。PDF形式の請求書であれば、パスワード保護や暗号化、アクセス権限の設定などができるため、第三者への情報漏洩を防ぎやすくなります。
請求書をPDF化するデメリット
PDF形式の請求書には、メリットだけではなく、デメリットもあります。以下でPDF形式の請求書のデメリットについて、具体的に解説します。
初期費用と運用コストの増加
PDF形式の請求書のデメリットとして、初期費用と運用コストの増加が挙げられます。かかる費用の一覧は以下のとおりです。
- ソフトウェア、ハードウェアの購入費用
- システム導入費用
- 保守費用
- 人件費
これらの費用がかさむと、経営に悪影響が出る可能性もあります。あらかじめ予算を決めることをおすすめします。
作業フローの見直し
作業フローの見直しが必要になる点も、PDF形式の請求書を導入するデメリットのひとつです。PDF形式の請求書と紙の請求書では、作成や送付などの作業フローが異なります。そのため、作業フローの見直しや改定をしなければなりません。ただし、作業フロー見直しの周知が不十分であると業務に混乱が生じて、作業効率が低下する可能性があります。
誤送信のリスク
PDF形式の請求書には、誤送信が発生しやすいというリスクがあります。PDF形式の請求書はメールやチャットツールなどで取引先に送付するのが一般的ですが、宛先を間違えると機密情報が外部に流出する事態になりかねません。自社の信頼を損ねないためにも、送信前のダブルチェックの徹底など、誤送信の発生を防ぐ対策を考える必要があります。
セキュリティ対策が必須
セキュリティ対策が必要であることも、PDF形式の請求書のデメリットです。PDF形式の請求書は電子データであることから、第三者によって内容を改竄されたり、外部に流出させられたりする可能性があります。信頼できる管理ソフトウェアやアクセス制御など、適切なセキュリティ対策をPDF形式の請求書と併せて導入しましょう。
請求書をPDF化する方法
請求書をPDF化する方法はさまざまです。ここでは、それぞれの方法について詳しく解説します。
ExcelやWordで作成したファイルをPDFに変換する
ExcelやWordで作成したファイルをPDFに変換する方法があります。具体的には、左上にある「ファイル」から「名前をつけて保存」を選択し、ファイルの種類をPDFにするだけです。なお、PDFにすると、ExcelやWordと異なる表示をする場合もあるため、送付前に問題がないかを必ず確認してください。
紙の請求書をスキャンしてPDF化する
紙の請求書をスキャンしてPDF化するのも定番の方法です。紙の請求書のスキャンは、スキャナや複合機を用います。ただし、スキャナ保存を担うシステムには、電子帳簿保存法上、一定の要件が求められています。スキャナや複合機を新規で導入する場合は、要件を満たしているかを確認してください。
請求書をPDF化する際の注意点
請求書をPDF化するにあたって、押さえておきたい注意点があります。以下で、注意すべきポイントについて具体的に解説します。
取引先から事前に了承を得る
請求書をPDF化するにあたっては、取引先から事前に了承を得ましょう。無断でPDF化を進めると、取引先の対応が遅れてしまい、支払いが滞る可能性があります。また、連携が取れなかったことで、取引先に不信感を持たれてしまいかねません。そのため、必ずPDF化する旨を取引先に伝えておきましょう。
PDFファイルにパスワードを設定する
請求書をPDF化する際は、ファイルのパスワードを設定してください。請求書には取引の内容や金額、口座番号など、さまざまな機密情報が記載されています。請求書の内容を第三者に覗かれてしまうと、機密情報の流出をはじめとする、深刻なトラブルにつながりかねません。なお、パスワードは大文字や小文字、数字、特殊文字などを組み合わせた、安全性の高いものにしましょう。
ツールの散在に注意する
請求書をPDF化する際は、利用ツールの増加に注意しましょう。昨今は便利な業務ツールが多数登場し、業務の効率化に貢献しています。しかし、複数のツールを使用することで、ツール間のデータの連携ができない、パスワードの管理が煩雑になるといった問題も発生しています。ツールを選ぶ際は、既存のツールやシステムと連携できるかも重視しましょう。
PDF形式の請求書に関するよくある質問
最後に、PDF形式の請求書に関するよくある質問と、それぞれの質問に対する回答について解説します。
PDF化した請求書の保存期間は？
請求書は税法で保存期間が決められており、紙の請求書もPDF化した請求書も共通です。ただし、請求書の保存期間は、法人と個人事業主で異なります。
- 法人：7年（欠損金の発生をはじめ、特定の条件を満たしている場合は10年）
- 個人事業主：5年（消費税の課税事業者は7年）
請求書のPDFファイル名にルールは設けられている？
法律で定められたルールはないものの、ファイルを開かなくても中身がわかるように、ファイル名を付けるのがよいでしょう。ファイル名に取り入れる要素は以下のとおりです。
- 年月日
- 請求書番号
- 顧客名
- プロジェクト名
ファイル名に関する社内ルールを設けると、ファイル管理の効率化が進みます。
建設業界の請求管理システム「ANDPAD請求管理」なら電子帳簿保存法も対応
PDF形式の請求書の導入を検討している場合は、建設業界の請求管理システム「ANDPAD請求管理」がおすすめです。請求書をはじめ、査定業務や書類の保管なども電子化できるため、毎月の請求管理業務の効率化ができます。もちろん、電子帳簿保存法に対応したデータ管理の実現も可能です。興味を持った人は、ぜひ一度問い合わせてください。
まとめ
PDF形式の請求書はコストの削減や業務の効率化など、さまざまなメリットをもたらします。ただし、コストの増加をはじめ、いくつかのデメリットがあることも知っておきましょう。請求書のPDF化を進める場合は、クラウド型建設プロジェクト管理サービスの「ANDPAD」がおすすめです。
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