〜現場から経営管理までANDPADに一本化〜 誰もが働きやすい工務店になるために。 実現し続ける「業務の時短」

大河内工務店のご紹介

香川県三豊市で年間約50棟の注文住宅、リノベーション・リフォームを手がける大河内工務店。早くから社内DX、現場DXに取り組んできた同社だが、さらなる業務の効率化と就業時間短縮を目指して、それまで使っていた工務店向け基幹システムと現場管理システムを「ANDPAD」に切り替えた。導入時の工夫や導入後の変化について、社長の大河内孝さんと現場管理担当の山本克さんに話を聞いた。

決め手は情報の一元管理

創業は1953年。「伝説の棟梁」として地元で頼られてきた先代の後を継ぎ、 大河内さんが社長に就任したのは1997年のこと。ヒノキと自然素材、大工の技をふんだんに使った注文住宅を年50棟、累計1800棟以上手がけ、歴史と実績を重ねてきた。現在はさらなる進化に向け、中高級層をターゲットに「丁寧・上質・憧れ」の世界観を表現する家づくりへとリブランディングを図っている真っ最中だ。

同社は、それまで使っていた他社の住宅業務基幹システムと現場管理システムを「ANDPAD」に一本化すると決めた。「ANDPADが現場管理システムとして優秀なのは知っていましたが、実は “工務店の基幹システム”として顧客管理から社内タスク管理、実行予算・入金管理などの引合粗利管理、受発注管理、 施工管理までを一気通貫で行えると知り、これなら一番やりたかった“業務の時短”が叶うと思ったのです」と大河内社長は明かす。 現場管理の山本さんも、一番の決め手に「一気通貫の情報管理」を挙げる。それまでは、基幹システムと現場管理システムを別々に運用。商談開始時点で基幹システムに顧客情報を登録したのち、設計打ち合わせや見積もり、粗利管理を行い、現場管理システムには改めて顧客情報を登録する必要があった。非効率な入力作業に加え、二重入力によるミスも起こりやすかったという。

念願だった、発注業務の電子化

もう1つ、ANDPADの導入で実現したかったのが「電子受発注」だ。 予算・発注・粗利の管理を任される山本さんは特に、以前から受発注業務を電子化したいと考えていたそう。それまで使っていた基幹システムには電子受発注の機能がなかったため、パソコンで作成した発注関連の帳票を紙で出力し、協力会社とのやり取りも保存もすべて紙で行なってきた。

「紙ベースだと、発注書を送っても返ってこなかったり、追加変更工事の際に追加発注書を忘れてしまうといった抜け・漏れが起こりやすく、ミスに気づくのにも時間がかかる。建設業法などの法令に則った契約をするうえでも、原価管理を徹底するうえでも、受発注の電子化 はどうしても取り組みたいことの1つでした」と山本さん。

その頃、改正電子帳簿保存法の施行が迫っており、経理担当者から適法性が認められた受発注システムの導入を検討したいと進言されていた大河内社長。「ANDPADの受発注システムを使えば法令遵守だけでなく受発注業務の時短が両立できるとわかり、絶好のタイミングで基幹システムを切り替える判断ができた」と振り返る。

協力会社への伝え方は丁寧に

使い慣れたシステムを新しいものに移行するとなると、社内や協力会社の負担が増えることが予想される。同社はそれをどう乗り超えたのか。

「社内や現場のDXを当たり前にするには、使い慣れているからとか、年配の職人が嫌がるからといった事情は考えず、 自社と取引先のメリットになるシステムしか使わない、と決めることが大事」だと大河内社長は話す。

この方針を受けて山本さんは協力会社に、今後の受発注業務についてはANDPADを使い電子化していくことについてコミュニケーションを開始。「ペー パーレス化により郵送手間の解消や、請求確認業務の効率化にメリットがある」ということを丁寧に説明し、伝え方にはかなり気を配ったという。

「私たちの仕事は人間関係ありきなので、まずは協力会社全員に集まってもらい、顔を見ながらお願いしました。今後お金のやり取りに必要不可欠な仕組みであること、今後変わる法対応への準備になること、デジタルに不慣れでも手厚くサポートすること、自分たちの仕事が必ず楽になるので信じてほしいと伝えました」と山本さんは振り返る。１回の説明会で終わりではなく、何度も伝え続けることで理解を得たという。

ANDPADの導入で業務全体が効率化

ANDPADを導入して約10カ月。最も使いやすさとメリットを感じているのは施工管理とチャット機能の連動性だという。「資料や地図、注意点をチャットですぐに共有できるのはANDPADが特に優 れている部分です。導入のタイミングで、着工報告と完了報告を全現場共通のルールとしたところ、以前よりも工程の共有・管理が楽になり、次工程の業者の入りもスムーズになりました」と山本さん。例えば、工事の完了をチャットで報告すると自動的に工程表と連動。工程表を見れば進捗がリアルタイムで確認できるうえ、必要な連絡はチャットで一括送信できる。協力会社への確認の電話が従来の3分の1程度に減り、時短に繋がっている。

また、毎月開催していた工程会議も不要になった。以前は、紙に出力した工程表を見ながら現場の進捗を確認する場を設けていたが、徐々に回数を減らし、半年前に思い切って対面での工程会議をやめた。「わざわざ時間を決めて集まるよりも、チャット１つで情報共有と工程管理ができればお互いに楽なうえ、コスト・紙を節約できるメリットも大きい」と大河内社長は話す。

また、念願だった電子受発注は現時点で、取引業者の約95％が対応。あと数カ月もすれば運用に慣れ、［実行予算→ 発注→納品→請求］を一気通貫で管理できるようになるとみている。引合粗利管理に関しても、使っていくうちに売上・ 原価の推移が見える化され、自然と予実管理が効率化されると考えている。

経営者として「時短」を極めたい

大河内社長がこれからのANDPADに最も期待するのは業務効率化を実現するツールであり続けること、またその結果として生み出される「時短」への貢献だという。「当社では年50棟の注文住宅、リノベーション・リフォームの現場管理を6人で回していますが、彼らがいままでよりも楽に、残業をすることなく、 それでいて管理できる棟数を増やせたら理想的。経営者としてはここを極めたいと思っています」と力をこめる。

同社では、残業時間を月26時間以内、休日を年120日に設定して女性が働きやすい環境をつくり、隔年で約4人の新卒社員を採用。人材確保のためにも業務の時短は必須で、そのためにANDPADは欠かせないツールになりつつある。

※本記事は2022年12月発行「新建ハウジング 住宅産業大予測2023」において掲載された記事の転載となります。