ビーバーリフォーム、協力会社にもDXを推進し、残業時間の半減を実現

ビーバーリフォーム（大阪府藤井寺市）は、ビーバーハウス（大阪府大阪市）のグループ会社として、藤井寺店（ビーバーリフォーム）と東三国店（青山リフォーム）の2店舗でリフォーム事業を展開する。同社は2017年よりANDPADを導入。社内だけでなく、職人や協力会社にも同アプリの活用を推進している。ANDPADを社外にまで利用拡大した理由とその効果について、同社建築課の早金隆則課長、明石渉平氏に聞いた。

年間300時間の残業が150時間に半減

同社は地域密着を掲げ、八尾、藤井寺、松原、柏原、羽曳野の5市を主な商圏に持つ。定額制で全面リフォームをする「キレイエ」を展開。比較的安価に全面改装をするSmartプランと、老朽化や地震対策だけでなく、間取りも大きく変更するWideプランの2種類を用意している。耐震補強に加え、引越し料金も費用に含んでおり、建て替えることなく、最新の安全性能と機能性を取り入れることができるのが特徴だ。
リフォームは水回りなどに限定せず、屋根を含め、耐震工事なども手がける。藤井寺店は従業員13人で年間工事数は360～380件、青山店は7人で約260～280件の実績がある。顧客はリピート・紹介が6～7割を占める。早金課長は「毎日ないし一日おきに現場監督が現地に行きます。頻繁に現場に行くため、お客様との接点が多くなり、それがリピートや紹介に繋がっているのだと思います」と話す。

同社はANDPADの導入前、顧客情報や工事に関する資料を紙で管理していた。しかも、顧客情報は各自でUSBなどに保管しており、退職するとその情報を消失するといった事態を繰り返していた。こうした状況を解消するために業務管理アプリの導入を模索。最終的にANDPADにたどり着いた。
以前は資料作成と整理にかなりの時間を要していたが、同アプリの導入により、今では案件単位でデータを1つにまとめるなどペーパーレス化を実現。これまで自主管理だった顧客情報などを会社全体で共有する。

ペーパーレス化を実現。紙の資料ではなくタブレットで案件管理を行える。

進行中の案件の仕様書もANDPADで管理している。導入前は商品が変更されたりすると資料を修正するためにタイムラグが生じていたが、今ではANDPAD上で仕様書を確認でき、図面を変更した際現場にいてもリアルタイムで把握できるようになった。
現場管理職の社員は年間平均250〜300時間の残業が発生していたが、昨年は150時間までに減少。書類のプリントやファイリングをはじめ、メールやファックスでの資料送付や発注といった事務処理がほぼゼロになったという。
同社でANDPADを利用して7年が経過するが、3年前からは職人や協力会社などにもANDPADの利用展開を始めた。社員は問題なくANDPADを使いこなしているが、より業務効率の改善を図るには外部関係者までのDX浸透が不可欠だと考えたという。

これまで職人や協力会社に対しては、資料を仕分けして個別にメールを送っていた。こうした手間のかかる作業はいち早く改善したいところだが、協力会社へのアプリ導入は容易ではなかった。
「業者自体の年齢層が高く、新しいことをすんなり受け入れてもらえないところがあります。実際にやるという結論に至るまで何年もかかりましたが、展開を進めました」（明石氏）

協力会社を含めたDX浸透に向け展開を進めたと語る明石氏（右）

協力会社への展開が決まった後、アンドパッドの担当者もサポートに動いた。大阪の各支店まで出向き、職人向けに使い方を紹介する説明会を開催した。社員が説明すると馴れ合いになる場面も、アンドパッドの担当者が直接説明をすると職人たちの姿勢も違ったという。「細かくご指導していただき、当社の本気度も伝わったと思います」と明石氏は振り返る。

こうしたサポートの甲斐あって、今では職人や協力会社に一括で情報共有できるようになった。また、作業内容をANDPAD上で写真を添付して報告することを推奨し、職人との打ち合わせのため現場まで打ち合わせに行く回数も減少したという。

「いろんな情報がアプリ内で見られますので、ファックス、メールはだいぶ削減できています。位置情報も共有できますので、現場近くまで行って駐車場が分からないということもなくなりました」（明石氏）

現場でANDPADを利用した打ち合わせ。

協力会社間のコミュニケーション円滑化と
データの利活用が今後の課題

2024年より時間外労働の上限規制の適用が始まった。ANDPADの導入によって法改正に対応でき、顧客管理の効率化や残業時間減少といった当初の目的は解決している。しかし、現場では効果がみられたが、営業では未だに見積もり作成に時間がかかっている。今後は、見積もり作成など営業業務での時間短縮を目指す。
同時にANDPADのさらなる活用にも取り組む。ANDPADを使って社外含む関係者同士での、現場の情報共有はできるようになった。しかし、担当者と電気工事会社、担当者と水道工事会社など同社の担当者を介して連絡は取り合うものの、協力会社同士が直接やりとりすることはあまりないという。

明石氏は「電気会社が『ここまでやっておいたから、その後は水道会社さんお願いしますね』。こうした協力会社間でのやりとりができるようになると業務効率や現場の精度はもっと向上するし、お客様の満足度も上がるのでは」と今後の課題を挙げる。
また、ANDPAD上に集まった情報の利活用も目指す。写真添付による業務報告を徹底した結果、ANDPAD上に様々な写真が蓄積されてきた。この写真情報を施工例として活用することを検討している。ベテラン社員であれば、施工の細部をメールで書いたり、直接説明したりできる。しかし、若い社員にはまだ難しい。年配者が多い職人とは意思疎通も図りにくい面がある。そのような時、写真を見せて「こういう風にしてほしい」と説明できる。このように蓄積した過去の情報を、今後の案件にどう活かすかも考え始めている。

早金課長は「当社は地域密着型経営です。これからもお客様に還元できることを増やしていきたい」と話した。

顧客満足度向上につながることが大切と語る早金課長

株式会社ビーバーリフォームの紹介

株式会社ビーバーリフォーム
https://www.beaver-reform.com/

(リフォーム産業新聞online 2024年11月4日掲載記事の転載)