関係者の多い大規模修繕工事の連絡・報告業務を効率化！社員の残業時間削減に成功！

株式会社アサヒ建装様のご紹介

屋根・外壁・鉄部・屋上防水などの外装リフォーム工事を手がけている株式会社アサヒ建装様。マンション・アパートオーナーをはじめ、ハウスメーカーや不動産管理会社からも信頼を獲得し、数多くの企業から「指定工事店」として登録されている工事会社様である。
アサヒ建装様は、お客様にとって最適な修繕工事ができるよう、リフォーム前に綿密な建物診断を実施、職人教育の徹底など、さまざまな取り組みで施工品質の向上に力を入れ、お客様に安心してリフォームを任せていただける体制を整えている。

今回は、アサヒ建装様の営業・工事を全体的に統括し、ANDPAD導入をリードされてきた専務取締役 本社営業部 統括 畠山様にお話を伺った。また、導入後、社員の方々へANDPADに関するアンケートも実施し、その内容をご紹介しながら、ANDPAD導入後の変化について探っていきたい。

同時進行する工事を管理するために効率化が必須だった

アサヒ建装様は、戸建住宅・集合住宅の外装リフォームやマンションの大規模修繕工事などを手がけている。1995年の設立以来、20,000棟以上の施工を手がけており、現在の案件比率は、戸建住宅5割、集合住宅3割、大型・中型マンション2割である。

アサヒ建装様では、小規模のリフォーム工事は営業が施工管理を兼任し、大規模工事は専属の工事担当者6名で対応している。この人員体制の中、案件は増加し続け、2019年度の工事件数は大小合わせて年間1,150件にも上った。一人の担当者が数十件を同時に担当する状態が続き、営業・工事ともに業務負荷がかかっていたという。

そんな時、リフォーム産業フェアにて畠山様はANDPADに出会った。ブースで説明を聞いた後、後日訪問したANDPAD担当者からサービスや機能の詳細を聞いて、導入を即決、
「営業・工事担当者の業務過多を改善しなければと思ったことが、ANDPAD導入のきっかけでした。当社は扱う物件数が多いので、工事管理をスムーズにすることや、コミュニケーションを改善して現場へ行く回数も減らしたいと思っていました。」と畠山様は語る。

当時はExcelで案件を管理し、協力業者への連絡は電話やメール、FAXで行っていた。こうしたコミュニケーション手法はシンプルである反面、アナログで手間がかかっていたという。
「複数の施工班に1件ずつ電話していて手間がかかっていたり、連絡事項の伝達ミスがあり、聞いていない、見ていないが発生していた。また、書類忘れにより、その場で資料が確認できず、現場で正しい情報が確認できなかった。」といった意見が社内から寄せられていた。情報伝達の問題は社内全体で共通認識だったようだ。

アサヒ建装様では、どのようにANDPADの導入浸透を進められたのだろうか。
「導入にあたっては、協力会社の職長や親方を集め、ANDPAD担当者による説明会を行いました。社内アンケートでも上がっていたのですが、最初は私たちも分からないことが多く、操作に時間がかかっていましたし、職人さんに使い方を教えることにも苦労しました。協力業者さんからは、スマホを持っていない、ITに慣れていない等、いろいろな意見が出ましたが、私たちだけでなく職人さんにもメリットがあるということを伝えながら説得しました。新しいことをやろうとすると、必ず障壁は出てくるものです。こちらに歩み寄ってもらえるように、働きかけを続けましたね。」と畠山様。

社内の工事担当者からも協力業者の利用を促すために、「電話連絡を極力減らし、ANDPADチャットでコミュニケーションを取った」「時間を決めてアプリ・チャットを確認するよう心掛けた」といった工夫があったことがアンケート結果からも分かった。協力業者に活用の浸透をさせるために、まず社内で積極的にANDPADを使うことが大切だという認識が社内に強くあった。

代表取締役社長 三浦様

大規模修繕など関係者の多い工事に連絡の手間が削減できている

導入当初は苦労があったものの、現在アサヒ建装様は、すべての現場でANDPADを導入されていて、社員や協力業者の方々も既にANDPADの操作に慣れてきているという。
現在、実際に活用していて、便利だと感じている機能について畠山様に語っていただいた。
「工事に必要な情報が全てANDPADで確認ができるのが便利ですね。今までは一つの工事に3社協力業者が参加していたら、3社それぞれにメールやFAXで仕様書や写真を送っていました。今は、ANDPADを確認してもらうだけで情報が共有できます。また、チャット機能も便利ですね。営業や工事担当者は、お客様や協力業者と密に連絡を取っていますが、電話やメールだと、他部署のメンバーは内容を確認することができません。今は、全員がチャットで状況を確認できるようになりました。特に、現場からの問い合わせに対応したり、元請けへ作業内容を報告したりする事務部門も、ANDPAD上で情報が全て共有できるようになったのはメリットでしたね。」

社内アンケートの回答では、「チャットや写真で情報をリアルタイムで把握することができ、トラブル等にも迅速に対応できるようになった」「資料を持ち歩かなくてすむので、個人情報漏洩の心配が減った」という声が上がっている。

また、大規模修繕工事を手がけているアサヒ建装様ならではの効果もあるという。
「大規模修繕工事は、塗装や足場、タイル、防水など、時には10社以上の専門業者が参加して工事を行います。職人さんとのやりとりも必然的に増えますが、ANDPADチャットで情報を発信すれば、全部の業者さんが内容を確認できますし、同時に会話ができます。私たちが間に入らなくても、協力業者さん同士が主体的に話し合いをし、動き方を判断できるようになりました。横のつながりが生まれたのは導入後の大きな成果です。」

オンラインインタビューに対応いただいた専務取締役 畠山様

ANDPADがIT活用の最初の一歩となっている

では、当初のANDPAD導入目的だった、業務負担の軽減は実現できたのだろうか。

社内アンケートで営業・工事担当者の方々からは、ANDPADで感じていただいている導入効果について、「必要事項の伝達スピードが上がり、連絡・共有事項が正確に伝わるようになった」「報告などが時系列でチャットに残るため、ミスが減少した」など情報がリアルタイム性が向上したことでコミュニケーションのスピードや正確性が上がったという声が多かった。
また、こうした生産性の向上から「現場巡回の回数が減った」「進捗状況・工程の把握ができ、休日が取得しやすくなった」といった声も上がっている。

また、事務の方々からも、「施工班との連絡がスムーズになった」「外出先からの問い合わせが減った」「ペーパーレス化が進んだ」といった現場とのコミュニケーション課題が改善されたという声をいただいた。情報伝達やコミュニケーションの課題がANDPADによって改善されたことで、業務負担の軽減が進んだことが伺える。

こうした結果を受けて畠山様は「無駄な作業や工程を減らすことができたので、社内での評価は高いです。社員の残業時間は以前より2時間程度は減った感覚ですね。また、ANDPADに登録している職人さん全員に、会社の方針や注意事項を一斉に伝えられるようになったことも導入して良かった点です。特に、コロナ禍で情報を発信する機会が多くなりましたから。」と語る。

マスクやフェイスシールドが手に入りにくい時期には、アサヒ建装様が確保した分を協力業者さんにも分けようと、ANDPADで購入希望を募ったこともあったという。
現在でもANDPADを活用して、人の密集を避ける工夫をしているそうだ。

「どうしても現場に行かなければならない時はありますが、事務所で解決できることは、事務所で対処するように指示しています。実際に現場に行く回数は減っていますね。ANDPADを導入していたため、リモートワークでも業務の支障はなかったですね。」と畠山様。

社内システムの改善など、さらにIT環境の整備に乗り出す構想を描いている畠山様。
「ANDPADの活用に加え、営業にノートPCを携帯させたり、ドローンを使った現場調査を導入したりと、業務の効率化・簡略化を進めています。ANDPADの基本的な機能はみんな使いこなせるようになりましたが、もっと便利な機能があることを知らずに使っている人もいます。まだ活用の余地がありそうだなと今回のアンケートを通して分かりました。」

専務に就任した2年前からIT導入を積極的に推進されてきた畠山様は、「ANDPADがその第一歩」だったと語った。ITを通じてさらに進化を遂げるアサヒ建装様の今後に注目だ。