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建設業における作業手順書は、作業効率を高めたり、作業の標準化をする際に必要です。わかりやすい手順書があると、作業の品質を維持できて、顧客からの信頼も得やすくなります。この記事では、作業手順書の作り方やメリット・デメリットなどについて解説します。ぜひ参考にしてください。
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作業手順書とは？
作業手順書とは、特定の業務の手順を記載した書類です。安全に作業に取り組めるように、具体的な作業内容が記載されています。マニュアルのように作業全体を俯瞰するためのものではありません。作業手順書には、作業内容がイメージしやすいように、図や写真、動画などを載せている場合があります。
作業手順書の項目
作業手順書の主な項目は、以下のとおりです。
- 作業の内容
- 作業担当者
- 必要な材料・道具
- 作業手順
上記の項目を満たしたものは、テンプレートとして活用できます。テンプレートをダウンロードして使用する際は、サイトの規約を読んだうえで使用する必要があります。
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建設業の作業手順書を作成する目的
建設業の作業手順書を作成する目的は、作業の効率化です。理解しやすい手順書があれば、作業の標準化やミスの防止につながり、作業者が変更となった場合でも品質を維持できます。たとえば、他の部署からの人材や新入社員などが作業をする場合でも、作業手順書があればスムーズな引き継ぎが可能です。
建設業の作業手順書を作成するメリット
作業手順書を作成すると、業務や人材管理などを効率化できます。ここでは、作業手順書を用いるメリットについて解説します。
業務効率化につながる
作業手順書は、仕事の無駄をなくし、業務の効率化につながるものです。現場全体で同じ作業が共有されることで、効率のよい作業ができます。担当者が独自の方法で作業するのを防ぐことで、作業の間違いを減らせる点もメリットです。トラブル対応の方法も記載できるため、効率的に問題を解決できます。
品質・安全性を維持できる
作業手順書に従って作業をすると、一定の品質が維持できます。品質を満たす作業の基準が記載されているため、担当者が変更となった場合でも、業務の質の差を小さくすることが可能です。間違った作業のケースを減らすことで、ミスの防止にもつなげられます。品質を高く保つことで、顧客から信頼も得やすくなるでしょう。
属人化を防止できる
作業手順書は、属人化を防止するために有効です。作業が円滑に進む手順書があれば、一貫した方法で作業を進められます。現場において、個人の知識やスキルに依存していると、予期せぬ事態や変動によって作業が止まる可能性が高まります。人員の変動を想定し、担当者が不在の場合でも、作業が止まらない工夫をすることで、組織の安定性にもつながります。
人材教育を効率化する
わかりやすい作業手順書は、人材教育の効率化に有効です。手順どおりに作業を教えることで、はじめて担当する作業に対応できるからです。新人を教育する際も、短期間でスキルを習得させられるでしょう。教育や指導の手間や労力、コストなどが省かれて、戦力になるまでの期間が短くなります。
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建設業の作業手順書を作成するデメリット
建設業の作業手順書は、作成する手間がかかるのに加えて、従業員の独自性を失うリスクがあります。ここでは、作業手順書を用いるデメリットについて解説します。
手順書作成の時間がかかる
作業の質を高める手順書は、作成に時間がかかります。現場の流れを理解したうえで、一貫性や網羅性のある内容が必要となるためです。わかりやすい内容の手順書を作成するには、図や写真、イラストなどの記載も求められます。他の作業に携わる人から意見を聞く必要が生じると、手順書を作成する手間や時間は、さらに増えるでしょう。
独自の視点が生まれにくくなる
手順どおりに作業をすると、独自の視点や考え方が不足するリスクがあります。従業員が手順どおりの動きのみをするようになり、思考の柔軟性が失われるためです。また、新しいアイデアが生まれにくくなる恐れもあります。作業手順書は完璧なものではないため、存在する意義を考える機会をつくりましょう。
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建設業の作業手順書を作成する方法
作業手順書は、作業全体の流れを整えて作成します。ここでは、作成する方法を解説します。
作業を一覧にする
はじめに作業内容を洗い出し、一覧にしましょう。工程ごとに作業を分けて、把握できる状態にする必要があります。作業を洗い出した後は、現場の作業と合っているかを確認します。作業手順書の内容は、過不足なく記載しなければなりません。担当者から話を聞いたり、実際の現場を見たりして、作業を洗い出しましょう。
作業の構成を整える
作業を一覧にした後は、構成を整えます。作業の順番を並べ替えたり、記載する項目を決めたりして、手順書の本体を作成しましょう。工程を適切な順番にするためのコツは、単純化することです。作業を整理する際は、より効率化できないか、無駄な作業がないかなどを意識するとよいでしょう。
作業内容の解説を追加する
作業内容を整えた後は、項目に解説を加えましょう。誰でも内容がわかるように、簡潔な表現で解説を記載します。読み手によって解釈が異なることを避けるために、難しい言葉を使用してはなりません。図やイラストなどを使用して、わかりやすくする工夫が求められます。動作が必要な場合は、動画マニュアルの活用をおすすめします。
現場からフィードバックを受けて修正する
作業手順書は、一度の作成で完成するものではありません。現場からフィードバックを受けて、修正しながら改善を続ける必要があります。現場から意見を聞き、繰り返し内容の修正や更新をしましょう。従業員とコミュニケーションを取りながら、困っていることをヒアリングし、改善につなげることが大事です。
建設業の作業手順書を作成する際のポイント
建設業の作業手順書は、改善する前提で作成しましょう。ここでは、作成する際のポイントを解説します。
完璧を求めすぎない
作業手順書は、定期的に見直すものです。基本的な作業を一覧にし、手順をまとめることから始めましょう。はじめから完璧なものを作るのでなく、必要に応じて修正をして完成させることが大事です。作業手順書の内容は、現場からの意見を反映させて、実務で役立つ改善を続ける必要があります。
図や表を使ってわかりやすくする
作業手順書には、視覚的にわかりやすい工夫が必要です。図やイラスト、表などを使用して、従業員の理解を促しましょう。作業の内容によっては、文字で記載すると伝わりにくくなる可能性があります。一目で理解できる内容にすると、作業におけるトラブルやミスなどの防止につながります。
ツールを活用して作業を効率化する
作業手順書は、ツールを活用して作業を効率化しましょう。操作性の高いツールは、テンプレートを活用して手順書を作成できます。作業手順書は、作成の手間が増えるため、誰でも簡単に作れるツールが求められます。手順書を作成した後の運用も考慮して、最適なツールを選びましょう。
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建設業の作業手順書をエクセルで作成するメリット・デメリット
作業手順書は、エクセルでも作成できますが、不便に感じることが多々あります。ここでは、メリット・デメリットを解説します。
建設業の作業手順書をエクセルで作成するメリット
エクセルは多くの会社のパソコンで利用できるため、作業手順書の作成をすぐに始められる点がメリットです。一覧表や計算、図などを活用して、効率よく作成できます。エクセルのテンプレートを活用すると、より手軽に作成できるでしょう。また、エクセルは編集もできるため、作業手順書の管理も可能です。
建設業の作業手順書をエクセルで作成するデメリット
複数の現場を管理する場合、エクセルのファイルは不向きです。手動の管理や共同編集の手間が増えて、ファイルの管理や共有が困難であるからです。また、スマートフォンやタブレットなどでは、作業手順書が見にくくなります。エクセルの作業手順書は、複数の現場においては情報共有が難しいため、使用はおすすめできません。
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まとめ
建設業の作業手順書は、作業を効率化するために必要です。工事の品質維持ができて、ミスやトラブルの防止にもつながります。ただし、現場からのフィードバックを受けて、改善を続ける必要があります。手順書を作成するツールを使用すると、より効率のよい作業につながります。
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