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企業の活動において、日常的に実施される業務の1つが受発注です。間違いがないよう、管理しなければなりません。この記事では、エクセル（Excel）を用いた受発注管理の方法やメリット、デメリットなどを解説します。自社での受発注管理に、エクセルの活用を考えている人は参考にしてください。
見積作成や請求処理などの受発注業務でお悩みの方向けに、受発注業務にフォーカスした業務効率化につながるANDPADの活用方法をご紹介しています。
受発注管理とは
発注管理とは、原材料や商品などを集める「仕入れ」を管理することです。在庫状況の確認から、注文、完了までのフローを管理します。また、受注管理とは、注文の受付や在庫確認など、受注に関わる業務を管理することです。受発注管理は、受注先、発注先とのスケジュール調整も重要です。
受発注管理表とは
受発注管理表とは、受注や発注に関わる流れを管理する表です。受注・発注を容易にし、漏れを防ぐために作成します。今回は一般的な発注の流れを解説します。
- 見積依頼：仕入れ先に内容や数量・納品日・条件などを伝え、見積もりを依頼する
- 発注：注文書を作成し、発注する（※建設業の場合、受注側は注文請書を作成する）
- 納品・仕入れ・検品：納品されたのち検品し、注文書の内容と相違がないか確認する
- 受領書の送付：納品を確認したのち、仕入れ先に受領書を送付する
- 支払い：仕入れ先からの請求書を受け取り、支払う
受発注管理をエクセルで実施する方法
受発注管理をエクセルで実施するにはどのように進めるべきか、3つの流れを解説します。
必要な項目を設定する
はじめに受発注管理表を作成し、表のタイトル行に必要項目を設定します。一般的に以下の項目が必要です。
商品名
企業名
連絡先
数量
依頼部署
依頼者名
依頼日
注文日または発注日
入荷日
納期
管理したい内容に漏れがないよう、自社に合わせて項目を設定することが重要です。
数式を設定する
エクセルでスムーズに受発注管理するためには、数式の活用が重要です。例えば、単価と数量の積が合計金額に表示されるよう設定することで、計算の手間を省けます。また、関数やピボットテーブルも活用しましょう。
関数とは、指定したセルの値を使用して自動で計算する機能です。活用すると、金額の計算が容易になります。また、ピボットテーブルとは、表の項目ごとに値を自動で集計する機能です。顧客別の受注額や商品・サービスごとの売上を集計する際に役立ちます。
運用ルールを策定し、実際に入力する
受発注管理を適切に実施するためには、運用ルールが欠かせません。データの入力をいつ誰が実施するかの、ルールを定めましょう。入力時にはミスが発生しやすいため、更新履歴を残すよう設定します。履歴があると上書きされた箇所が分かり、修正が容易になるためです。
ルールを策定したのち、実際に受発注データを入力します。入力するうえで問題があれば、その都度修正しましょう。
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受発注管理をエクセルで実施するメリット
エクセルで受発注管理を実施する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。おもな3つを解説します。
コストを抑えられる
エクセルの導入は、Microsoft Officeのライセンス購入費用のみで可能なため、コストを抑えられます。多くの企業でエクセルを使用しているため、すでに社内に導入されている場合は追加の費用が一切かかりません。また、エクセルは多くの人が使用経験があり、操作方法を最初から指導する必要がないため、教育が容易です。短時間で修得でき、指導のコストも抑えられるでしょう。
マクロ機能・VBAによって業務を効率化できる
エクセルにはマクロ機能があり、処理を自動化できます。また、VBA（Visual Basic for Applications）と呼ばれるプログラミング言語があり、プログラムを組むことで、より業務を効率化できます。これらを活用することで、自動での複雑なデータ処理が可能です。受発注管理でマクロ機能やVBAを用いると、手間のかかる入力業務を簡易化できます。
外部システムとの連携が容易
エクセルは世界中で用いられているスタンダードなツールであり、連携可能なツールが多くあります。また、エクセルは「XLSXファイル」や「CSVファイル」など、選択可能なファイル形式が豊富で、外部システムとの連携が容易です。エクセルと連携可能なツールを活用すると、業務の効率化が可能です。
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エクセルで使用できる受発注管理表のテンプレート3選
エクセルで受発注管理を実施する際に役立つ、3つのテンプレートについてご紹介します。
受注管理表｜Excel作成のテンプレートを無料ダウンロード・作り方
A4サイズの受注管理表のテンプレートです。用紙の向きが縦と横のテンプレートがあり、必要な項目を追加できます。受注管理表だけでなく、確認書や一覧表など受注に関するテンプレートもあるため、自社に必要なテンプレートを活用しましょう。
参考：受注管理表｜Excel作成のテンプレートを無料ダウンロード・作り方
［文書］テンプレートの無料ダウンロード：受注管理表・発注管理表
会員登録をすることなく、受注管理表のテンプレートをダウンロードできます。4種類のテンプレートをダウンロードできるため、内容を確認し、自社に適したものを使用しましょう。
参考：［文書］テンプレートの無料ダウンロード: 受注管理表・発注管理表
受注管理表（受注一覧表・受注表・販売管理表）の書式・様式・フォーマット 雛形（ひな形）
シンプルな形式の受注管理表のテンプレートです。はじめから管理品目が細かく設定されていることが特長です。必要な項目のみを残し、自社に適した受注管理表に変更して使用しましょう。
参考：受注管理表（受注一覧表・受注表・販売管理表）の書式・様式・フォーマット 雛形（ひな形） テンプレート01（基本）(エクセル Excel) – ［文書］テンプレートの無料ダウンロード
エクセルで受発注管理に役立つ関数
受発注管理をエクセルで実施する場合、関数を使うことで手間を減らせます。役立つ5つの関数を解説します。
SUMIF関数
SUMIF関数とは、指定した検索条件に合致するセルの値の合計を算出する関数です。条件に合致する数値のみを抽出できます。例えば条件に品番を入力すると、在庫数を確認できます。数式は「=SUMIF（範囲,条件,合計の範囲）」です。
VLOOKUP関数
VLOOKUP関数とは、指定した縦列のセルを検索し、指定したデータに合致する数値を抽出する関数です。縦列に品番や商品コードを記し、在庫数や受発注数などを入力することで受発注管理に役立ちます。数式は「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型）」です。
INDIRECT関数
INDIRECT関数とは、文字列から指定したセル番地にある品番や数値などを参照する関数です。指定した文字以外は入力できないため、入力ミスを防げます。数式は「=INDIRECT（指定の文字列,参照の形式）」です。
IFERROR関数
IFERROR関数とは、数式がエラーを返す場合に、セルに表示する値を指定する関数です。数式の前にIFERROR関数を入力することで、ミスを防げます。数式は「=IFERROR（値,エラーの場合の値）」です。
ROUND関数
ROUND関数とは、数値を指定した桁数へと切り上げ、または切り下げする関数です。端数が発生する際の処理に役立ちます。数式は「=ROUND（数値,桁数）」です。たとえば、桁数に2を入力すると小数点第二位、-1を入力すると十の位に切り上げる、などと桁数を指定できます。
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受発注管理をエクセルで実施するデメリット
受発注管理をエクセルで実施する場合、デメリットも存在します。おもな5つのデメリットを解説します。
共有ミスが発生しやすい
受発注管理をエクセルで実施すると、共有が容易でなくミスが発生しやすくなるため、注意が必要です。エクセルを共有するためには、ファイルをメールやチャットで送信する必要があります。2人以上による同時作業にあまり適しておらず、基本的には1人での管理が適しています。しかし、情報共有が減少すると、受発注管理が属人化する恐れもあります。
ブック共有や共同編集という機能を用いると共有できますが、ブック共有は機能が制限されており、共同編集は特定のバージョン以降でなければ使用できません。
タイムラグが発生しやすい
エクセルで受発注管理する場合は、管理表への入力作業は受発注情報を受け取った担当者による手動です。受発注情報の直接的な反映は難しく、頻繁に入力する必要があります。入力に時間がかかるため、タイムラグが発生します。
入力した情報を社内に共有する場合は、更新後に社内向けに公開しなければなりません。リアルタイムな情報共有とはならず、古い誤った情報で業務を進めるリスクが発生します。
ファイルの管理に手間がかかる
エクセルはファイルの管理に手間がかかります。受発注管理の度にファイルを開く必要があり、ファイルの更新に気が付かないことも考えられます。エクセルで受発注管理する場合は、慎重なファイルの管理が必要です。
徐々に処理速度が低下する
エクセルは処理速度に上限があり、ファイル内のデータ量が増すにつれて、徐々に処理速度が低下します。処理速度の低下は受発注管理の速度低下につながり、エラーが発生したりフリーズしたりすることもあります。
ファイルのデータ量が増えて処理が遅くなった場合は、新たなファイルを作成する必要があります。その際は現在使用しているファイルと間違えないよう、管理しなければなりません。
スマートフォンでは操作しにくい
スマートフォンは画面が小さく、エクセルの操作が難しいでしょう。入力ミスが発生しやすく、閲覧するにもスクロールが必要です。パソコンでなければ、エクセルは受発注管理に適しません。
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受発注業務の効率化ならANDPAD受発注がおすすめ！
ANDPAD受発注では、手間がかかるアナログな業務を削減できます。具体的には、帳簿作成や受領データの入力、帳票への押印、郵送、FAX送信などをANDPAD上で完結できます。エクセルで作成した受注書・発注書をANDPAD受発注にインポートできるため、作業内容を大きく変更せずに効率化が可能です。
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まとめ
仕入れや受注を管理する受発注管理は、多くの企業で発生する業務です。エクセルを使った管理はコストを抑えられ、マクロ機能やVBAを活用すると業務を効率化できます。しかし、エクセルは複数人での共有に適さず、また、手動でデータを入力する必要があり、手間を避けられません。
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