情報の一元管理と業務フローの平準化で、事業拡大を目指す

株式会社EIVS様のご紹介

2015年創業の株式会社EIVS様は、「ひとりでも多くの人を笑顔にする」という経営理念のもと、戸建て住宅をメインに外壁塗装工事を手掛ける。本社がある神奈川県の横浜市鶴見区と隣接する川崎市川崎区が主な営業エリアだ。社長含め3名が営業、事務2名、現場担当1名の計6名で、年間の工事数は小さな工事を含め200件以上手掛ける。そのうち8～9割は住宅の外壁塗装工事（工期は3週間程度）だ。

もともと表計算ソフトで様々なデータを管理していたが、不便を感じていた。そこで、見積作成のシステム、写真を撮影して診断書を作るシステム、顧客管理システムなどを徐々に導入し改善に努めた。だが、顧客情報をそれぞれのシステムに入力する手間が増え、かつ、「システムの使い勝手が悪い」という不満の声が事務員から上がっていた。それらの課題をクリアすべく、システムの一元化を模索する中でANDPADの施工管理、引合粗利管理、黒板機能を導入した。その成果と今後の展望について、代表取締役 池原 繁尊様に話を伺った。

システムをバラバラに導入した反省から一元化を目指した

　株式会社EIVS様は創業時から3年ほど、首都高速の塗装工事を手掛けていた。元請け1社から案件を請け負っていたが、事業の拡大を模索する中、社員の1人が住宅塗装の経験がある職人であったため、個人住宅の外壁塗装工事を本格的にスタートした。

　下請だけなら仕事は元請から入ってくる上に、材料もある程度決まっていたため、営業活動も原価管理もそこまで気をつかう必要はなかった。だが個人のお客様がメイン顧客になったことで、それらをきちんと管理する必要に迫られた。

　ちょうどその頃、ある塗装会社からフランチャイズによる事業参画の依頼を受けた。同社の代表から、「横浜営業所をやってほしい」という話を受け、住宅向けの外壁塗装工事をスタートした。「当社に職人さんはいましたが、塗装の見積もりなど施工以外のノウハウがなかったので、ちょうどいいタイミングだと思いました」と池原社長は振り返る。

　外壁塗装工事の見積もりは、足場工事、塗装の下塗り、上塗りなど顧客にわかりやすいよう細かく作成する。それだけページも増えるが、表計算ソフトの場合、例えば1ページ目と4ページ目の金額が違っていたり、変更がきちんと他のページにも反映されていないケースもあり、その都度、確認や修正の手間が発生していた。また、アフターサービスとして施工報告書を作成しているが、写真の位置が変わるとぺージやレイアウト崩れもおきていた。

　そこで、より業務効率化を図るため、同業者からの意見も参考にしながら施工管理や工程表作成、見積作成、顧客管理、現調後診断書作成など複数のシステム導入をおこなっていった。

　これで便利になると思えたが、事務員からは不評だった。例えば、見積作成システムと顧客管理システムが連携していないなど、システムがバラバラで、それぞれに顧客情報を何度も入力することになっていたからだ。また利用料金は安かったが、その分動作が遅かったり、操作がしにくいといったストレスも積もっていた。

　その反省を生かしてシステムを一元化するため、再び導入すべきツールを検討。以前提案を受けて、施工管理から見積作成、顧客管理まで一元化できるANDPADを導入することに決定。これによりデータが同一システムに集約され、データの二重入力が解消されるなど、一気に業務効率化が進んだ。例えば、データの入力作業で30分ほどかかっていたものが、ほぼゼロに近い状態になった。

営業担当者の増員に伴い、原価管理の重要性が増した

　首都高速の塗装案件を請け負っていた際は、工程や材料など元請から指定があるため、細かい原価管理が必要なく、職人さんの稼働管理に注力していればコスト管理はさほど問題なかった。だが、4年ほど前に住宅塗装へ転換してから、人件費以外にも足場代、塗料代などの原価管理と工程管理をしっかりおこなうことが、会社が成長する上で不可欠となった。2021年にANDPAD導入を決めたのは、そんな背景があった。

　ANDPAD導入以前は、着工後の粗利管理があまりできていなかった。工事の途中で、塗装が新たに必要な箇所が増えて追加工事をしたり、足場代が事前の想定より高くなるなど、当初の見積もりから金額が変動することもしばしば。見積もりが甘いといえばそれまでだが、戸建て住宅の場合、例えば工事が始まってから、実は軒天井がボロボロで張り替える必要があるのが分かるといったケースがある。そうした場合、お施主様にお伺いを立ててから追加工事をすることになり、原価も当初の想定から変わってきてしまう。

　かつては池原社長が1人で営業活動を担っていたため、原価管理のコントロールはできていたが、1年ほど前、ある社員に職人から営業へ業務をシフトしてもらった。新たな営業担当が増えると、案件の受注を優先するため、原価無視で安い金額で受注するなどのリスクが出てくる。そのため、営業、売上、予算、入金、成績を管理する仕組み作りが必要であり、そこにANDPAD引合粗利管理が活かされている。他のメンバーの受注原価を可視化できるようになり、着工後の粗利管理が大幅に改善された。

　営業担当は池原社長を含め3人いるが、今までは営業が工程管理までおこなっていた。だが、受注件数が増えて忙しくなり、仕事の範囲も広がってきたことで、今後は営業担当が営業活動（見積もりから契約まで）に専念し、施工管理や協力会社への発注、原価管理などを池原社長が担当するといった、分業による社内体制の改革を目指している。

　原価管理が最も難しいのは塗料代だ。ここは課題が残っている。塗料は仕入れ先の問屋が3社ほどあり、それぞれで金額が若干異なる。また場合によっては、施工時に塗料を新規発注せず在庫品を使う場合もある。さらに、一棟に対して発注した塗料をすべて使うのではなく、半分だけ使うといったケースもあるため、原価管理を厳密にやるのが難しい。

　今は塗料の金額を表計算ソフトで管理しているが、今後、ANDPADで塗料の原価管理もしていくことが目標だ。

誰もが同水準の仕事ができる「再現性」で売上高を倍増へ

　ANDPAD導入により、協力会社とのコミュニケーションがスムーズになった。現在、協力会社10社20名にIDを付与している。20～30代の職人さんが多く、スマホにアプリを入れることに抵抗が無い世代のため、導入時は特に反発されることなく導入が進んだ。

　連絡は以前からSNSを使っている。だが、協力会社とのグループを作り会話はできるものの、様々な案件の情報が混在してしまう。また、どんなやりとりをしたか過去をさかのぼらないと分からなかった。ANDPADのチャット機能なら、案件ごとにやりとりが整理されるため、どの職人さんといつどんな会話をしているかすぐに把握できる。

　ANDPADの導入と社内体制の改革は、軌を一にすることを重要視している。会社の成長と共にシステムを変更し、「社長が営業せずとも、誰もが営業できるような業務の仕組みを作る」と池原社長は話す。

　もともと2021年度は準備期間と考えていた。そのため途中から売り上げを追わず、2022年度に飛躍するための仕組み作りをしていた。その1つがANDPAD導入だった。2022年度の売上高は、期の途中ではあるが、目標に対してすでに達成ペースで大きく推移している。売り上げを伸ばす過程で、工程や原価を管理できていないとパニックになるが、ANDPAD導入後はその懸念がほぼ払拭されたことで、安心して受注も増やせる。

　ANDPADのダッシュボード機能で、反響のあった地域をチェックすることができるため、マーケティングにも活用している。チラシやWEB広告の範囲は、株式会社EIVS様の本社がある横浜市鶴見区、その隣の川崎市川崎区に設定していた。ANDPAD導入後、横浜市鶴見区で反響が多く、川崎区は反響が少ないということが分かってきた。そこで「川崎区に野立ての看板を出そう」とか、「2店舗目を横浜市内で考えていたが、川崎区に出した方が良さそうだ」といった判断がしやすくなった。

　現在の経営目標は、5年以内に売上高を3〜4倍にすること。そのために3店舗ほど増やすことを考えている。ANDPADなら店舗間でダッシュボード機能を使いデータ共有できるため、「事業を拡大してもう少し成長できた時に、ANDPADのありがたみがより分かるでしょう」と池原社長は期待を膨らませる。

　これまで池原社長が担っていた業務フローを、他の社員にも平準化できるような「再現性」の実現を重視しながら、株式会社EIVS様は事業拡大を目指していく。