取引先450社とともに電子受発注化へ取り組む、効率化の結果、品質向上に寄与<後編>

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後編では、不動産SHOPナカジツ様と取引を行っている流通商社A社様へのANDPAD受発注の利用についてお話を伺った。

流通商社 A社様のご紹介

住宅建材、配管資材、住宅設備機器など、さまざまな建築資材を取り扱っている流通商社 A社様。多種多様なメーカー製品の卸販売をはじめ、自社オリジナル商品の販売、住宅設備工事や外壁工事などの施工も手がけながら、お客様のニーズに幅広く対応している。
不動産SHOPナカジツ様にとってA社様は、長年にわたって信頼関係を築いてきた流通商社のひとつであり、A社様にとっても、不動産SHOPナカジツ様は信頼のおけるパートナーであるとともに重要なお取引企業だという。
今回は、不動産SHOPナカジツ様との窓口を行っている、見積り作成や販売、工事の手配等を行う営業担当 H様と、受発注・請求処理など、営業活動のフォローを担う業務担当 Y様に、ANDPAD受発注の使い勝手や、導入後の変化について伺った。

受発注業務のオンライン化に取り組む

不動産SHOPナカジツ様は、2021年にANDPAD受発注を導入。現在は450社との取引に活用しているが、A社様には先行して、ANDPAD受発注を利用しての電子受発注対応を依頼したという。電子受発注の導入を聞いた時は、どのような印象を持たれたのだろうか。

「電子受発注に取り組んでいるお客様はほとんどいないため、不動産SHOPナカジツ様は、やはり先進的だと感じました。時代の進化とともに新しいことに取り組まれているので、私たちもついていかなければならないと、率直に思いました。ただ、紙ベースで発注書や請求書をやりとりする業務に慣れてしまっていたので、どのように効率化が進むのか、期待と不安、半々でした。」と、営業担当 H様は話す。
A社様では、不動産SHOPナカジツ様に、3名の担当営業と、そのフォローを行う業務担当を3名つけ、合計6名体制で業務にあたっている。導入以前の受発注の流れは、不動産SHOPナカジツ様がFAXで発注書を送信し、A社様が必要事項を記入した後、請書としてFAXやメールで返信をしていた。また、請求が発生する段階で、最初に到着した発注書に金額を記入し、再送することで請求書としていたという。この業務フローにおいて感じていた課題を、業務担当 Y様に伺った。

「営業担当のHさんは、不動産SHOPナカジツ様の他に、30社程度の工務店を担当しています。不動産SHOPナカジツ様もたくさん取引先を抱えていらっしゃるので、両社ともFAX受信量は非常に多かったと思います。そのため、お互いに発注書や請求書を『送った・届いていない』という事態が発生したり、私が書類を紛失してしまって、再度送付をお願いするケースもありました。また、請求書の未着があった時には、保管している書類の束から該当の発注書を探し出さなければならず、とても手間がかかっていました。FAXが到着するまで、お互いに待機しなければならない時間も多々ありました。」

現場にいてもスマホでリアルタイムに確認、発注請負もその場で

A社様では、すでにハウスメーカー1社との間で電子受発注を利用していた事例があり、ANDPAD受発注もすぐに利用が承認されたという。導入前に説明会が開催されたが、最初に抱いていた不安は、解消されたのだろうか。

「説明会で話を聞き、思ったより簡単にできそうだと感じました。ただ、実際に使ってみないと分からないとは思いましたね。」と、営業担当 H様。

「説明会は、ANDPAD受発注の機能や使用方法の説明が中心だったので、当社の業務に合わせたイレギュラー対応については、周囲のメンバーと処理方法を相談し合ったり、ANDPAD上のヘルプを参照して、いろいろと試行錯誤しました。ただ、運用にあたって、特別に困ったことや気になったことはなかったです。」と、業務担当 Y様も当時を振り返る。

現在では、不動産SHOPナカジツ様がANDPAD受発注で発注処理を行った時点で、A社様に通知メールが到着する。その後、営業担当 H様や業務担当 Y様が発注内容を確認して請書の承認ボタンを押し、資材の手配や納期調整、納品報告、請求処理を進めていくフローになっているという。
ANDPAD受発注の導入後、おふたりはどんな点にメリットを感じられているのだろうか。

「通知メールが届くので、発注がタイムリーに把握できますし、外出先でもスマホで発注請負や納品の処理ができて便利です。今までは、発注連絡の電話を受けたら、一度事務所に電話をして、業務担当との間をつないでいたんですが、その手間がなくなりました。」と、営業担当 H様。

「所用があって早めに退社した時など、外出先でも処理ができて助かっています。事務所で作業をする必要がなくなりました。また、受発注のステータスが一目で確認できるのも便利です。現在の状況を双方で共有できるので、処理漏れにもすぐ気がつきます。現場名や現場監督の名前で案件検索ができるので、お問い合わせをいただいた時にも情報を探しやすくなりました。他の担当者も、スムーズに使いこなしていますよ。」と、業務担当 Y様も語る。

オンライン化で業務量が1/10に、FAXを取りに席を立つ回数が圧倒的に減少

不動産SHOPナカジツ様の取引先の中でも、最初にANDPAD受発注を導入し、二人三脚で活用を進めてきたA社様。インタビューの前編では、不動産SHOPナカジツ様の経理担当者より、ANDPAD受発注の導入によって、『10時間かかっていた業務が、1時間になったようなイメージ』という言葉をいただいた。A社様の業務効率化は、実現されたのだろうか。

「当社も同様に、業務負担は10分の1くらいになったと思います。まず、FAXに書類を取りに行くために、席を立つ回数がぐんと減りました。毎月2回締め日があるため、締め日前の5営業日は忙しく、残業も増えていましたが、今は忙しい日が2営業日くらいに減った感覚です。本当に効率化されたと思います。」と、Y様は導入後の変化を語った。

「取引先の中には、工程表のやりとりをメールで行う業者さんもまだ多いので、業務担当者の中には、修正した工程表の到着を待つために、残業している人もいます。他の人の業務への影響を考えたうえでも、システム化が進むことは良いことだと思います。」と、H様は他の取引先など業界全体の課題についても言及された。

A社様の取引先で、ANDPADのような施工管理アプリを使用しているのは、3割～4割程度だという。おふたりは、今後も建築業界のデジタル化が進むことを期待している。