営業管理の改善で受注率アップと正確な原価管理を実現。新人の見積もり品質と営業を的確にするANDPAD引合粗利管理

株式会社IPS（埼玉県上尾市、梅村幸司社長）は、ガイソー上尾店として、地域密着で事業展開している。同社は得意としている外装リフォームに特化し、差別化を図ることで年々案件も増加させていった。案件・施工棟数が増加し、これまでは別のツールで管理していた工程管理が煩雑になり、業務効率の低下を招いていた。そこで導入したのが、現場管理から経営管理までの一元化を実現するANDPADだ。同社では、「施工管理」をはじめとする基本機能に加え、営業進捗から売上・原価など、経営を支える情報を管理できる「引合粗利管理」や「受発注」の機能も活用している。同システムの導入によって、どのような課題が解決されたのか、ガイソー上尾店の梅村幸司社長と事務の小屋松美咲氏を取材した。

業務効率と顧客満足度の向上を両立させるポイントとは？

株式会社IPSでは、もともと拠点としていた埼玉県志木市から上尾市に移転するのに合わせて外壁塗装営業ノウハウを提供するVC「GAISO（ガイソー）」に加盟した。移転当初は社長と事務の2人体制でスタートを切ったが、現在丸4年が経過し、10人体制まで人員が増加した。

同社では、ANDPAD導入以前に使用していた業務管理システムがあったが、パソコンにインストールして使うソフトウェアであったため、複数の社員が同時にシステムにアクセスできない問題があった。また、工程管理については表計算ソフトのテンプレートをカスタマイズして作成していた。地元での知名度が上がり、現場数が増えていく中で工程管理がどんどん煩雑になり、手間やミスを防ぐことに限界を感じていた。「システムに費用を払うことにはじめは抵抗があったのですが、案件も増えだした時期だったのもあり、思い切って導入に踏み切りました」（梅村幸司社長）ANDPADの利用を開始し利用者が定着するまでの期間は、ストレスなくスムーズに進んだ。社内でも、事務担当からペーパーレス化への要望が上がっていたこともポイントだった。

導入後は、表計算ソフト、オンラインストレージと複数のシステムを活用していた作業がANDPAD上で一元管理できるようになり、業務効率が著しく向上し、さらには顧客満足度の向上にもつながっていると同社の小屋松氏は語る。「お客様から会社にかかってきた電話の着信番号を見て、ANDPADで検索すれば、すぐにどの案件のお客様なのか、顧客情報を確認することができ、問い合わせ対応がスムーズになり、お客様をお待たせすることが少なくなりました」（小屋松美咲氏）顧客情報の検索性については、商談時にも有効活用されている。例えば、屋根のカバー工法の色打合せ時では、ヒアリングした顧客の好みの色で検索するだけで、該当の施工例の画像を引き出せるので、顧客に施工後のイメージを持ってもらうための提案も容易になった。完成後の点検管理についても抜け漏れなく行えるようになった。ガイソーとして決められている、1年、5年、20年の点検日は今までカレンダーと表計算ソフトで管理していたが、抜け漏れが発生してしまうこともあった。ANDPAD導入後は完成後に点検予定をあらかじめセットすることでリマインドが通知されるようになり、抜け漏れなく点検を実施することができるようになった。

新人でも適切な営業活動ができるようになった原価・粗利管理の改善

さらに同社では、「顧客管理」「施工管理」をはじめとするANDPADの基本機能に加え、営業、売上、利益、原価、入金、成績を管理できる「引合粗利管理」の機能も活用している。ANDPAD引合粗利管理の導入以前には、社員数が増える中で、営業ごとの施主見積もり提案時の粗利が見えず管理できていないという問題が発生していた。さらに、施工管理はANDPAD、営業管理は別のシステムを活用しており、入力業務が二重管理になってしまっていた。

それらの問題を解決するため、同社では引合粗利管理機能の導入を進めた。新人営業や事務担当でもANDPAD上で見積もりを作成すれば、管理者が提案時の原価・粗利率を把握できるようになり管理がスムーズになった。「ANDPAD上で見積もり金額を入力すると、同時にどのくらいの粗利率が確保できるのか？ということが把握できます。その結果、お客様への提案金額と受注金額の調整もスムーズにできるようになりました」（梅村幸司社長）。さらにこのノウハウを他の営業にも共有し、個々人が顧客訪問する前に想定問答を考慮した見積もり作成と提案ができるようになり、契約率も高まった。社員数が増えても、営業の経験不足による失注を減少させた事業貢献の効果は大きい。「営業によっては経験も浅く、妥当な見積もりが作成できず適正な粗利が確保できなかったり、逆に原価を考えればもう少し金額の調整可能な案件だったものをしなかったために失注したりすることがありますが、このシステムを活用するようになって、的確な営業ができるようになりました」（梅村幸司社長）

生産性の高い組織を作るDXの実現へ

同社では「施工管理」「引合粗利管理」に続いて、「受発注」の機能の導入も開始した。紙での帳票作成・受領データの入力、 帳票への押印、郵送またはFAX送信、受領後の帳票のファイリング作業など非効率な定例業務を、クラウド上での作業に完結できるものだ。これまで、アナログで対応していた受発注業務のデジタル化を実現、協力会社ごとの請求フローやフォーマットが統一され、協力会社への支払金額の誤りや支払い漏れなどのミスを減らせると期待している。「受発注機能を導入することで「施工管理」以上に協力会社との業務連携も増えている。協力会社とお互いに連携し業務効率を向上させることで、双方で利益が増えるWIN-WINの関係を構築できるDXの実現を目指していきます」（梅村幸司社長）。さらに、将来的にはガイソー上尾店に続く出店も計画している 複数店舗間でもANDPADによる業務と情報共有の仕組みづくりができれば、生産性の高い組織づくりが行えると期待している。

「施工管理」「引合粗利管理」に続き「受発注」の機能の導入も開始したことで全ての業務を一元管理することができる

協力会社との打ち合わせもANDPADを使うことでスムーズに進行。伝達ミスや認識の食い違いなどもなくなる

※本記事は2023年5月29日発行「リフォーム産業新聞」において掲載された記事の転載となります。

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株式会社IPS、ガイソー上尾店 様に以前ご登場いただいた事例はこちらとなります。本記事とあわせてぜひご覧ください。https://andpad.jp/cases/ips