ANDPAD活用推進の決め手は、全員参加の毎週の工程会議

ゆうき総業株式会社のご紹介

山形県上山市に本社を構える、ゆうき総業株式会社様。塗装工事、防水工事、左官・タイル工事といった外装工事をはじめ、大規模修繕工事や内装工事にも幅広く対応する「総合仕上げ工事会社」として成長を続けるプロフェッショナル集団だ。設立当初から自社職人の育成に力を注いできたゆうき総業様は、一人の職人が複数の専門資格を取得し、幅広い技術領域をカバーする多能工体制を確立。戸建住宅、マンション、大型施設、公共施設などの施工にワンストップで対応できる、突出した技術力と施工品質を強みに、地域でトップクラスの施工実績を上げている。また、外構・内装リフォームに使用する資材を集めたスタイリッシュなショールーム「建築図書館」を開設するなど、新しい試みにも積極的だ。
ゆうき総業様は、2020年より、ANDPADを導入。今回は、ゆうき総業株式会社 代表取締役社長 結城 伸太郎様に、導入に至った経緯や、利用定着に向けた工夫、導入後の成果について伺った。

報告書・写真・図面、バラバラだった管理をANDPADに集約

ANDPAD導入以前から、積極的にITツールを活用し、現場管理を行っていたゆうき総業様。社員や協力業者間で、複数のコミュニケーションアプリやチャットツールを利用し、やり取りを行っていたという。

「当時は、社員がプライベートで所有しているスマートフォンにアプリをインストールしてもらって、業務連絡や情報共有をしていました。しかし、社員から『業務で使った分の通信料、データ使用量が気になる』という声が上がりはじめたんです。アプリを使いこなす人と、使わない人の差も生まれていました。」

現場写真や資料の管理にもITツールを活用していたが、さまざまなアプリやサービスを多用したことで、逆に業務が煩雑になっていたと、結城様は当時を振り返る。

「画像と現場資料は、それぞれ別のオンラインストレージを使って管理していましたね。報告書や診断書は、工事部が保存した写真を、営業部がダウンロードし、プレゼンテーション作成ソフトに貼り付けて作成していました。いろいろなツールを使用している分、作業が遠回りになっていて、手間がかかっていたんです。それぞれ、得意なソフトが違い各々が使いやすいソフトで資料を作成していたりと、形式や手順もルール化できていませんでした。」

そこで、結城様は、プライベートの連絡と業務連絡を線引きしつつ、情報管理を効率化するために、全社員にiPadの支給を決定。同時に、ANDPADの導入も決めたという。

「以前から広告を目にしていたので、施工管理アプリの機能には興味を持っていました。ただ、社員や協力業者に利用が定着し、使いこなしていけるか、不安はありましたね。しかし、やってみないと分からないと考え、数社に問い合わせをして、一番レスポンスが早かったのが、ANDPADだったんです。営業担当者から熱意のある説明を聞き、当社の抱えている課題にも最も合致していると感じました。ANDPADの機能は、かゆいところにすべて手が届いていましたね。」

活用推進の決め手は、全員でANDPADを使う毎週の工程会議

導入にあたって、ゆうき総業様では、ANDPAD担当者による説明会を開催。全社員と協力業者に向けて、利用方法のレクチャーを実施した。以前からITツールを使いこなしていたこともあり、導入はスムーズに進み、利用率はみるみる向上したという。しかし、結城様は、アナログなやり方も大切に、利用定着を進めたと語る。

「ANDPADを使うようにと指示するだけでは定着しないと考えたので、週1回の工程会議を活用しました。全員でANDPADを開き、1週間の予定・工程のチェックしたり、担当案件の割り振りといった決定事項をその場でチャットに入力したりして、利用を促しましたね。目の前でやってみせて、全員で一緒に使ってみることを大切にしました。」

現在では、60代の社員も、難なくチャットや写真管理を使いこなしているという。主要協力業者10社の責任者もANDPADに登録しているが、協力業者もこまめに写真を保存したり、チャットで連絡を取っててくるようになったそうだ。プライベートのスマートフォンで業務連絡を行っていた頃との差について、結城様に伺ってみた。

「スマートフォンのコミュニケーションアプリを使用していた頃は、たくさんの会話の中に情報が埋もれてしまい、見つけたい情報を遡って確認するのが大変でした。ANDPADの場合、案件登録と同時に、その案件専用のチャットも立ち上がるので、情報が埋もれることはありません。仕事とプライベートの連絡がはっきり分かれて、社員の意識も切り替わったと思います。」

また、資料の共有もANDPADで行うことで、ペーパーレス化も進んだという。

「現場住所や詳細情報、図面などをANDPADに全部入れてあるので、紙への印刷は大幅に減りました。機密情報が入っているフォルダは、関係者だけの限定公開にできるので、セキュリティ面でも安心です。今は、現地調査の診断書から完了報告書まで、一貫してANDPADで作成できますし、すべて一覧で確認できるので便利です。お客様に外構工事の提案をする際にも、iPadで過去の事例を見せて、仕上がりのイメージを伝えられるようになったので、資料作成の手間もなくなりました。」

公共工事にも関わるゆうき総業様は、現場写真の撮影枚数も非常に多い。「ANDPADは、写真管理の面でも利便性が高い」と、結城様は話す。

「スマートフォンで撮影した画像をANDPADに保存すると、自動的に画像がリサイズされ、容量を小さくして保存してくれるんです。容量が小さいと、PCに画像をダウンロードする時も、スムーズにできます。以前は、データの重い画像をダウンロードしなければならず、時間がかかっていたので、時間短縮になりました。」

営業拠点も増やし、さらなる成長に向けて

「社員の意識に差が出ないように」との考えから、全社員にiPadを支給し、ANDPADの利用を推進したゆうき総業様。社員が常にiPadを持ち歩いて仕事をするようになったことで、働き方にも変化が生まれたという。

「図面の印刷や書類作成のために事務所に戻らなくてもよくなったので、出先で仕事を済ませるメンバ―も増えてきました。結果として、1日1～2時間程度、残業を削減できています。休日出勤もなくなりましたよ。営業部や工事部といった部署の垣根を超えて、全員がすぐに現場の進捗状況が確認できるようになったのは大きな変化です。業務効率は格段に上がりましたね。」

結城様は、自身のSNSでANDPADの機能や利便性について、紹介してくださっている。その内容を見て、導入を決めた企業もあるという。

「当社はこれまで相当ITツールを駆使して仕事をしてきたので、ANDPADの利用定着もスムーズに進みました。ITに慣れていない会社は、何回か講習会を開いて、しっかりレクチャーをする必要はあるかもしれません。ただ、ANDPADは、機能性が高いのはもちろん、問い合わせへのレスポンスがすごく早いんですよ。サポート体制は整っていると思います。関連会社はもちろん、建築業界・建設業界の会社がみんなANDPADを利用してくれたら、さらに便利になりますね。」と笑顔だ。

ゆうき総業様は、山形県上山市の本社、山形市営業所に加え、2021年4月に福島店を新たにオープン。初の県外出店を果たした。現在は、営業活動に力を入れている段階だが、地域での反応は上々だという。

「おかげさまで、幸先の良いスタートを切れています。福島での人材採用、協力業者開拓にともなって、ANDPADを利用するメンバーも増えていくでしょう。今後はANDPADを活用し、事業拡大を進めていきたいと思います。」と力強く語ってくださった。

Webやチラシでの集客、多能工体制の構築、ITツールの導入など、新しいことにチャレンジし続けるゆうき総業様。福島店出店を皮切りに、今後も新規出店を進めていく構えだ。さらなる成長を目指す、ゆうき総業様の次のアクションに、ぜひ注目していきたい。