空調・断熱施工のデータ一元化で業務のパフォーマンスがアップ！

株式会社ユニソンのご紹介

株式会社ユニソンは1991年11月設立、愛知県豊田市に本社を置き、全国で営業展開している。主な事業は、ガーデンエクステリア事業、ランドスケープ事業、温熱環境デザイン事業の3つだ。

今回は、ANDPADを導入した温熱環境デザイン事業を手掛けるエアロジック事業部に焦点を当てる。同事業部では全館空調や断熱工事を手掛けており、年間の工事件数は全館空調が50件前後、断熱工事を300件程施工している。

全館空調のサービスには、外皮計算、空調計画、断熱工事、空調工事、測定、および取り扱い説明が含まれる。これらをワンストップで提供できるのが同社の特徴だ。ただし、外皮計算と断熱工事だけ、あるいは空調工事や換気工事だけといった部分的な依頼をすることも可能である。上記のサービスを一貫して提供できる会社は少なく、それが強みとなっている。

そんな同社は、図面や写真の管理において様々な課題を抱えており、ANDPADの導入により解決を図った。その経緯と成果について、同社エアロジック事業部 部長代理の中村様と、大見様に話を伺った。

異なる二つの工事でデータ管理が複雑に

ANDPAD導入以前、データは社内サーバーで管理していた。

同社が手掛ける断熱工事と空調工事は、それぞれ工期が異なり、断熱工事は短期間（数日程度）で終わるが、空調工事は工期が半年以上かかり、長期的なスケジュール管理が必要だ。そのため、それぞれの工程管理に応じた情報を細かく管理しなければならない。

また、空調工事と断熱工事では、同じ建築図面であっても、それぞれの工事で必要とする図面や表す内容が大きく異なる。空調工事の場合、空調計画図や空調ダクトの配置を示す平面図が存在する。一方、断熱工事ではそのような専用図面はない。現場の下見担当者や下見後のフィードバック方法も異なるため、これらを混ぜると管理が複雑になる。
　
図面については、断熱工事の場合、工務店やビルダーから提供される物件の図面や案内図などがある。空調工事はそれらの図面の他にも、空調計画図や施工図など様々な資料があり、断熱工事よりも多い。これらの図面は各施工段階で追加・変更されていく場合も多い。

こうした理由から、空調工事と断熱工事の図面データの管理や、設計と施工間の伝達などに課題があった。

ANDPAD導入以前、図面や積算データについてはエクセルやPDFで管理していた。特に図面は頻繁に更新されるため、全ての図面を一元管理するフォルダを設けていた。
　
各担当者や現場監督は当時、サーバー上に顧客ごとのフォルダを作成し、その中に図面や関連資料を保存していた。具体的には、各顧客ごとのメインフォルダがあり、その中に空調図面や断熱図面などを保存する専用の図面フォルダや、現場の下見資料やエクセルデータなどを分けて保存する現場データフォルダといった形で分類していた。そのため、社内サーバーのデータ管理が複雑化していた。

最新図面の即時反映と共有方法の改善で、協力会社とのやりとりを効率化

こうして案件管理や外注管理は主に社内のフォルダやエクセルを使って行っていたが、「その状況を見直す必要があると感じていた」と中村様は話す。ANDPAD導入以前は、データ管理の面でいくつかの課題があったからだ。

例えば、必要な図面を随時更新していたが、その更新作業には多くの人が関わるため、最新の図面が適切に共有されないことがあった。現場からも「どこに最新図面があるのかわからない」といった声が上がっていた。

以前は現地で変更を確認した場合、電話や無料のチャットアプリを使って共有していた。その際、現場で図面に手書きで修正を行い、それを事務所に持ち帰り、設計担当に直接伝えて修正を依頼するといった手間がかかっていた。

そんな折、取引先の工務店やビルダーがANDPADを利用していたため、便利だという話を聞くことがあった。それに伴い、同社でも導入の検討に入った。まずは実際に使ってみて、どのように業務効率化に役立つかを確認するという方向で進めていた。

その後、本格的にANDPADを導入したことで、データ管理の課題が大幅に改善された。どこにいてもスマホで簡単に最新の図面にアクセスできるようになり、図面の一元管理が可能になったからだ。以前は、現場に行くと図面が異なっているなどの問題が起きることもあったが、今ではそのような不都合がなくなった。

例えば、住宅向けの空調図面が変更になるケースとしては、吹き出し口の位置変更がある。照明器具と干渉するために位置をずらさなければならない場合や、現地で急遽ダクトの通し方を変更する場合などだ。こうした変更もANDPADを使うことで現地で図面を確認しながら修正依頼をし、すぐに共有できるようになった。

また、以前は断熱工事の下見をおこなった際、営業担当が社内フォルダにある指示書やその他の書類をメールで送信していた。その一方で、協力会社から「資料がまだ送られていない」とか「受け取っていない」と言われるトラブルが生じていた。

現在では、ANDPADを活用して、すべての必要な情報を社外の協力会社にも一元的に管理・共有できるため、業務がスムーズになった。工事に必要な情報や、現場で撮影した写真をリアルタイムに共有できるようになり、社内メンバーと協力会社とのコミュニケーションがスムーズになり、やりとりの工数が大幅に削減されて行き違いによるトラブルも減った。

写真整理の負担軽減で残業時間を削減

各工程で撮影される写真もANDPADで管理しやすくなった。以前は現場監督が着工前に現場を一度下見に行き、会社に戻って写真を共有フォルダに入れていた。携帯で撮った写真をパソコンに移動させる手間を避けるために、写真を撮るよりも文章で現場の状況を伝えようとする人もいた。

また、施工中や施工後の写真をきちんと管理できていなかったため、必要な写真が見つからないこともあった。施工中に写真を撮っていないと、家が完成してからでは確認できない部分が出てきてしまう。その場合、隠蔽部の写真がなかったためにクレームの所在があやふやになってしまっていた。

ANDPADで管理するようになってからは、現場で撮った写真をそのままスマホでアップロードできるので、写真で現場の状況を伝えやすくなった。写真付きで進捗状況をリアルタイムにアップするようになり、施行中や施工後に撮影することが習慣化された。

工事完了報告書については、以前は表計算ソフトに写真を貼り付けていた。ANDPAD導入後は、コメントを記入した見栄えの良い写真台帳の作成が簡単におこなえるようになり、顧客にも喜ばれて満足度の向上にもつながっている。写真データのサイズも自動的に調整されるので、わざわざ画像を編集する手間が省け、写真台帳の作成が効率化された。

写真の撮影は現場監督や職人が行う。以前はSNSで写真を送ってもらい、それを営業が社内サーバーのフォルダに保存していたが、送信ミスやSNS上のデータ保存期間が過ぎてしまい、履歴が見られないといった問題があった。また、写真を共有するまでに数日かかることもあった。

今は現地で撮った写真をそのままANDPADに格納できるため、写真の管理が効率化された。リアルタイムで確認できるため、写真に関する問題は基本的に解決された。写真の整理に1日30分ほどの時間を要していたが、それを削減できたおかげで残業時間も減らせた。また、顧客対応など他のことに割ける時間が増え、仕事のパフォーマンスも向上した。

今後は、ANDPADの活用をさらに広げていく計画だ。現在は名古屋支店でのみ利用されているが、将来的には西日本の事業所にも展開し、遠隔地の協力会社とも連携していきたいと考えている。また、遠隔臨場機能の活用や、設計者とリアルタイムで情報共有できる環境の構築なども検討中だ。ANDPADは同社の今後の事業展開において欠かせないツールとなることが期待されている。